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销售合同管理标准化模板：规范高效操作指南

一、适用业务场景

本标准化模板适用于企业销售业务中各类销售合同的全流程管理，涵盖产品销售、服务提供、定制开发等场景。无论是新客户首次合作还是老客户续签，均可通过本模板统一合同要素、规范审批流程、降低履约风险，保证销售团队与客户之间的权利义务清晰明确，同时提升合同起草、审批、签署及归档的工作效率，适用于中小型企业销售部门、大区域销售团队及跨部门协作的销售项目。

二、标准化操作流程

（一）需求对接与合同启动

操作内容：销售代表*与客户进行需求沟通，明确客户采购的产品/服务名称、规格型号、数量、预期交付时间、预算范围等核心信息；同步收集客户基本信息（单位名称、统一社会信用代码、法定代表人、联系方式、地址等），核实客户主体资格（如营业执照、相关资质证明），保证客户具备履约能力。

责任人：销售代表、客户经理

输出成果：《客户需求确认表》（含客户信息、产品/服务需求、特殊要求等）

（二）合同起草与要素填充

操作内容：销售代表*依据《客户需求确认表》，使用本标准化模板起草合同，逐项填写以下核心要素：

合同编号：按“年份+部门简称+序号”规则编制（如“2024XS-001”），保证唯一性；

双方信息：甲方（销售方）为单位全称+统一社会信用代码+地址+法定代表人，乙方（客户方）为客户全称+统一社会信用代码+地址+法定代表人；

标的物详情：产品名称、规格型号、技术参数、数量（大写+小写）、质量标准（如国标行标或双方约定标准）；

价格条款：单价（含税/不含税）、总价（大写+小写）、折扣政策（如有）、价格有效期；

交付条款：交付时间（精确到日）、交付地点、运输方式、运费承担方、验收标准及流程；

付款条款：付款方式（如电汇、承兑汇票）、分期付款比例及时间节点（如“合同签订后7日内支付30%预付款，交付验收合格后支付60%，质保期满后支付10%尾款”）、账户信息（户名、开户行、账号）；

违约责任：逾期付款的违约金计算标准（如“每逾期一日，按应付未付金额的0.05%计算”）、逾期交付的违约责任、产品质量不符的处理方式；

争议解决：约定协商解决，协商不成时提交甲方所在地人民法院诉讼解决；

其他约定：保密条款（如双方对合作信息保密的义务）、合同生效条件（如双方签字盖章后生效）、合同份数（如一式肆份，双方各执贰份）。

责任人：销售代表、法务专员（审核条款合规性）

输出成果：合同初稿（含附件，如产品技术参数表、交付进度表等）

（三）内部审批与修订

操作内容：合同初稿提交销售部门负责人审核，重点核对业务条款与客户需求的一致性、价格政策是否符合公司规定；通过后提交法务专员审核，重点审查条款合法性、权利义务对等性、违约责任明确性；最终提交总经理（或授权分管领导）审批，确认合同符合公司战略及风险控制要求。审批过程中如需修改，由销售代表根据反馈意见修订，直至所有审批节点通过。

责任人：销售部门负责人、法务专员、总经理*

输出成果：审批通过的合同终稿（标注审批意见及修订记录）

（四）合同签署与生效

操作内容：销售代表*将合同终稿打印（份数按审批结果确定），与客户沟通签署安排：双方需由法定代表人或授权代表签字，并加盖单位公章（合同专用章）；签署时需核对双方签字人证件号码明（如授权委托书），保证签字盖章的规范性；签署完成后，扫描合同原件存档，并将乙方签字盖章的合同原件收回，与甲方留存联一并归档。

责任人：销售代表、客户授权代表

输出成果：双方签字盖章的合同原件、签署过程记录（如签署现场照片）

（五）履约跟踪与归档管理

操作内容：

履约跟踪：销售代表*根据合同交付、付款条款，建立《合同履约跟踪表》，记录交付进度、验收情况、回款状态；如遇履约延迟（如客户延迟付款或我方延迟交付），及时沟通原因并书面确认（如补充协议、邮件往来记录），保证履约过程可追溯。

归档管理：合同签署后15个工作日内，由销售代表*将合同原件、附件、审批记录、客户资质证明、履约相关文件（如验收单、回款凭证）整理成册，编号归档至公司档案管理系统，电子版同步存储于指定服务器，保存期限不少于合同终止后5年。

责任人：销售代表、档案管理员

输出成果：《合同履约跟踪表》、合同档案（纸质+电子）

三、合同核心要素模板

销售合同

合同编号：___________

甲方（销售方）：

单位名称：________________________

统一社会信用代码：________________________

地址：________________________

法定代表人：________________________

联系方式：________________________

乙方（客户方）：

单位名称：________________________

统一社会信用代码：_______