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企业信息文档归档与管理制度模板

一、制度的适用范围与基本原则

（一）适用范围

本制度适用于企业内部各类信息文档（包括但不限于管理类、业务类、合同类、财务类、人事类、技术类等）的归档、保管、利用及销毁管理，覆盖企业各部门、各分支机构的文档处理全流程。

（二）基本原则

完整性与准确性：保证文档内容完整、数据准确，避免遗漏或篡改。

规范性与系统性：统一分类、编号、格式，实现文档管理的标准化、系统化。

安全性与保密性：针对涉密、敏感文档采取专项保管措施，防止信息泄露。

及时性与可追溯性：文档形成后应在规定期限内完成归档，保证全程留痕、可追溯。

二、文档归档范围界定

企业信息文档归档范围包括但不限于以下类别：

文档类别

具体内容

管理类文档

企业章程、股东会决议、董事会记录、内部管理制度（如人事、财务、行政流程）、年度工作计划与总结、会议纪要、请示报告等

业务类文档

项目立项文件、可行性研究报告、招投标文件、业务合同及附件、客户资料、市场调研报告、销售数据统计表等

财务类文档

会计凭证、账簿、财务报表、税务申报表、审计报告、预算与决算文件、成本分析报告等

人事类文档

员工劳动合同、入职登记表、离职申请、绩效考核记录、培训档案、薪资发放明细、社保缴纳凭证等

技术类文档

产品研发方案、技术图纸、专利申请材料、软件著作权登记文件、技术标准规范、测试报告等

其他重要文档

企业资质证书、荣誉奖项文件、外部往来函件、突发事件处理记录等

三、文档分类与编号规则

（一）分类标准

采用“一级分类+二级分类+三级分类”的层级分类法，保证文档逻辑清晰、易于检索。

一级分类：按文档性质分为“管理类（GL）”“业务类（YW）”“财务类（CW）”“人事类（RS）”“技术类（JS）”“其他类（QT）”。

二级分类：按业务职能细分，如“业务类”下设“市场销售（XS）”“项目运营（YY）”“客户服务（KF）”等。

三级分类：按文档类型或项目名称细分，如“市场销售”下设“合同（HT）”“客户档案（KH）”“销售数据（SJ）”等。

（二）编号规则

文档编号格式为：“一级分类代码-二级分类代码-三级分类代码-年份-流水号”，示例：

管理类-行政制度-2024-001（表示2024年管理类行政制度第1号文件）

业务类-项目运营-项目-2024-015（表示2024年业务类项目第15号文件）

四、文档归档操作流程详解

（一）第一步：文档收集（责任人：各部门文档管理员*）

时间要求：

日常性文档（如会议纪要、月度报表）：形成后3个工作日内提交归档；

项目类文档（如立项文件、合同）：项目结束后5个工作日内提交归档；

年度性文档（如年度总结、审计报告）：次年1月15日前提交归档。

收集内容：保证文档为最终版本，包含正本、附件、审批签字页等完整要素，电子文档需与纸质文档一致。

（二）第二步：文档整理（责任人：部门文档管理员、档案管理员）

排序装订：按文档形成时间或逻辑顺序排序，使用无酸纸装订，不得擅自拆叠、涂改；电子文档按编号重命名，存储至指定服务器文件夹。

检查核对：档案管理员*对提交文档的完整性、准确性、规范性进行检查，对不符合要求的文档退回部门重新整理（需在2个工作日内完成修正并重新提交）。

（三）第三步：移交登记（责任人：部门文档管理员、档案管理员）

纸质文档移交：填写《文档归档移交清单》（见表1），双方签字确认后，一联留存部门，一联由档案室留存。

电子文档移交：通过企业内部加密系统传输，至对应分类文件夹，电子版《文档归档移交清单》同步存档。

（四）第四步：审核入库（责任人：档案管理员、行政部负责人）

审核内容：检查分类编号是否准确、归档范围是否符合制度要求、手续是否齐全。

入库管理：审核通过后，纸质文档存入专用档案柜（按分类编号排序），电子文档录入档案管理系统，标注归档日期、责任人、保管期限等信息。

五、档案保管与利用规范

（一）保管要求

环境管理：档案室需配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光设施，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%。

密级划分：文档分为“公开（G）”“内部（N）”“秘密（M）”“机密（J）”四个密级，由形成部门负责人*标注，秘密及以上文档需单独存放并双人保管。

保管期限：根据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》设定，分为永久、30年、10年、5年四类，到期前3个月由档案管理员*组织鉴定。

（二）借阅流程

借阅申请：员工填写《文档借阅申请表》（见表2），说明借阅用途、归还时间，经部门负责人审批；涉密文档需经分管领导审批。

借阅管理：

公开/内部文档：档案管理员*核对无误后借出，借阅期限不超过5个工作日；

秘密及以上文档：限档案室内查阅，确需借出的需经总经理*审批，借阅期限不超过3个工作日，且需由专人陪同。

归还与续借：借阅到期后及时归还，如