行政办公用品申请与领用记录表模板.docVIP

办公用品申请与领用记录表模板使用指南

一、适用办公场景

常规需求申领：员工因日常工作需要（如打印、书写、会议等）申请消耗性或耐用性办公用品；

新入职物资配置：新员工入职时申请办公必备用品（如笔、笔记本、文件夹等）；

部门临时补充：部门因专项工作或突发需求批量申领特定物品（如活动物料、设备耗材等）；

库存盘点核对：行政或后勤部门通过记录表统计领用情况，定期核对库存余量，保证账实相符。

二、操作流程详解

第一步：申请人填写申请信息

申请人根据实际需求，准确填写《办公用品申请与领用记录表》中的基础信息，包括：申请日期、所属部门、申请人姓名、物品名称（需填写全称，如“晨光中性笔0.5mm黑色”而非“笔”）、规格型号（如“A4纸70g白80g”）、单位（个/包/箱/台等）、申请数量（需与实际需求匹配，避免超额申领）。

如有特殊需求（如定制物品、紧急使用），可在“备注”栏简要说明，便于行政部门提前准备。

第二步：部门负责人审批

申请人将填写完整的申请表提交至直接部门负责人审批。

部门负责人需核实申请物品的必要性及数量合理性，确认无误后在“部门负责人审批意见”栏签字（或电子签批），并注明审批日期。

对于部门通用物品（如打印机墨盒、文件夹等），可由部门行政助理统一汇总后提交审批。

第三步：行政部门审核库存与发放

行政部门收到审批通过后的申请表，首先核对库存台账：

若库存充足，直接发放物品，并在“领用日期”栏填写实际发放日期，“领用人”栏由申请人签字确认（或电子签收）；

若库存不足，行政部门需及时与采购对接补充库存，同时通知申请人预计到货时间，待物品入库后再安排领用。

行政人员发放物品时，需仔细核对申请信息与实物是否一致（如型号、数量），避免错发漏发。

第四步：登记与归档

行政人员完成物品发放后，立即在表格中更新“库存余量”（领用前库存-领用数量），保证库存数据实时准确。

每月/每季度末，行政部门汇总当期领用记录，分析各部门物品消耗情况，为后续采购计划提供数据支持。

所有记录表需按月分类归档（电子版备份至指定文件夹，纸质版装订成册），保存期限不少于2年，便于追溯查询。

三、记录表模板

序号

申请日期

申请人部门

申请人姓名

物品名称

规格型号

单位

申请数量

部门负责人审批意见

行政审核意见

领用日期

领用人

库存余量（领用后）

备注

1

2023-10-08

行政部

*明

A4打印纸

70g白80g

包

10

同意2023-10-08

库存充足

2023-10-08

*明

90

2

2023-10-09

市场部

*华

晨光中性笔

0.5mm黑色

支

5

同意2023-10-09

库存充足

2023-10-09

*华

45

急用

3

2023-10-10

技术部

*磊

USB扩展坞

4口Type-C

个

2

同意2023-10-10

需采购

2023-10-12

*磊

待更新

新到货后发放

4

2023-10-11

财务部

*丽

文件盒

A4号蓝色

个

8

同意2023-10-11

库存充足

2023-10-11

*丽

32

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

四、使用规范与要点

信息填写规范：所有字段需如实、完整填写，不得涂改；物品名称、规格型号需与库存台账一致，避免因名称不统一导致错发。

审批流程严谨：未经部门负责人审批的申请，行政部门不予受理；紧急情况可先通过电话/即时通讯工具报备，事后需补签审批手续。

领用当面核对：领用人领取物品时，需当场清点数量、检查质量，确认无误后再签字；如有问题，立即向行政人员反馈并更换。

库存动态管理：行政部门每周至少更新一次库存余量，保证数据准确；对低值易耗品（如笔、纸）设置安全库存量，低于阈值时及时启动采购流程。

节约使用原则：申请人需按需申领，避免浪费；部门负责人应监督本部门物品使用情况，提倡重复利用（如文件夹、文件袋等）。

信息安全保密：记录表中包含部门及员工信息，需妥善保管，严禁非授权人员查阅；电子版存储需设置访问权限，防止信息泄露。