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采购合同管理标准化操作手册

前言

本手册旨在规范企业采购合同全生命周期管理流程，明确各环节职责分工，降低合同风险，提高采购效率，保障企业合法权益。手册适用于企业采购部门、法务部门、财务部门及各业务单元的合同管理工作，涵盖合同从需求提出到归档的全流程操作规范，为相关人员提供标准化操作指引。

目录

一、采购合同管理概述

二、合同准备阶段操作流程

三、合同起草与审核阶段操作流程

四、合同审批与签订阶段操作流程

五、合同履行与跟踪阶段操作流程

六、合同归档与复盘阶段操作流程

七、关键风险提示

八、常用模板表格

一、采购合同管理概述

1.1管理目标

规范合同签订流程，保证合同内容合法合规；

控制采购成本，防范合同履约风险；

提高合同管理效率，实现合同信息可追溯；

保障企业与供应商的合法权益，维护合作关系稳定。

1.2术语定义

采购合同：企业与供应商签订的，明确采购标的、数量、价格、质量、交付及违约责任等内容的书面协议。

合同审批：对合同条款的合法性、合理性、完整性进行审核，保证符合企业制度及法律法规要求。

履约跟踪：对合同执行过程中的交付、验收、结算等环节进行监控，保证供应商按约定履行义务。

二、合同准备阶段操作流程

2.1采购需求确认

需求提出：业务单元根据生产经营需求，填写《采购需求申请表》，明确采购标的、规格型号、数量、交付时间、预算金额等信息，经部门负责人*签字确认后提交采购部门。

需求审核：采购部门对需求的合理性、必要性进行审核，重点核查与采购计划的一致性、预算合规性，审核通过后进入供应商寻源环节。

2.2供应商选择

寻源方式：根据采购金额及标的特性，采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等方式确定供应商（具体方式需符合《企业采购管理办法》规定）。

供应商评估：对参与报价的供应商进行资格预审（营业执照、资质证书、生产/经营许可等）和商务技术评审（报价、质量保证、交付能力、售后服务等），形成《供应商评审报告》，推荐候选供应商。

2.3合同草案准备

采购部门根据候选供应商的报价及谈判结果，结合采购需求，拟定合同草案，内容包括：

合同主体（双方名称、法定代表人、地址等）；

采购标的（名称、规格型号、数量、质量标准等）；

合同金额（单价、总价、币种、付款方式及条件等）；

交付条款（时间、地点、运输方式、验收标准等）；

违约责任（逾期交付、质量不合格、付款违约等的处理方式）；

争议解决方式（协商、仲裁/诉讼及管辖法院等）。

三、合同起草与审核阶段操作流程

3.1合同文本起草

采购部门根据《合同草案模板》，结合谈判结果填写合同具体条款，保证内容完整、表述清晰，无歧义。重点核对：

采购需求与合同标的的一致性；

价格条款与报价单、采购预算的匹配性；

交付时间与生产计划的衔接性；

质量标准与国家/行业标准的符合性。

3.2内部审核

采购部门初审：采购负责人对合同条款的完整性、合规性进行审核，重点关注价格合理性、交付可行性、违约责任明确性，形成《合同初审意见表》。

法务部门审核：法务部门对合同的合法性、合规性进行重点审核，包括：

合同主体是否具备签约资格（如营业执照、授权委托书等）；

条款是否符合法律法规（如《民法典》《招标投标法》等）；

权利义务是否对等，违约责任是否明确；

争议解决方式是否约定清晰。

法务部门出具《法务审核意见书》，对修改条款明确标注，采购部门根据意见修订合同文本。

财务部门审核：财务部门对合同中的付款方式、资金安排、税费条款等进行审核，保证符合企业财务管理制度及资金预算要求，形成《财务审核意见表》。

3.3合同定稿

采购部门汇总各部门审核意见，修订合同文本后，与供应商进行最终确认，形成《采购合同最终版》（以下简称“合同”），经双方确认无误后进入审批环节。

四、合同审批与签订阶段操作流程

4.1合同审批

审批权限划分：根据合同金额及重要性，明确审批层级（示例）：

金额≤10万元：采购经理*审批；

10万元＜金额≤50万元：采购总监*审批；

金额＞50万元：总经理*审批。

审批流程：

采购部门将合同及《合同审批表》（含各部门审核意见）提交至相应审批人；

审批人重点审核合同条款与审批意见的一致性、金额的合规性，签署审批意见；

审批通过后，合同进入签订环节；审批未通过的，退回采购部门重新修订。

4.2合同签订

签订准备：采购部门确认合同文本无误后，准备合同正本（一式两份，双方各执一份）及签订所需资料（如法定代表人身份证明、授权委托书等）。

签订仪式：双方法定代表人或授权代表（需提供授权委托书，注明授权范围）在合同上签字盖章，加盖合同专用章或公章（严禁使用部门章或财务章）。

合同分发：签订后2个工作日内，采购部门将合同正本分发至法务部门、财务部门、业务单元及档案管理部门，同步在《合同台账》中登记合同编号、