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技术文档编写规范模板统一格式与内容要求

一、适用范围与典型应用场景

本规范适用于各类技术文档的编写，包括但不限于需求规格说明书、系统设计文档、接口文档、测试报告、用户手册、运维手册等。典型应用场景包括：

新项目启动时，需统一团队文档编写标准，保证信息传递一致性；

跨部门协作时，规范文档格式与内容要求，降低沟通成本；

知识沉淀与传承时，形成结构化文档体系，便于后续查阅与复用；

客户交付或第三方审计时，提供符合行业标准的规范化文档。

二、规范模板使用流程指南

步骤1：明确文档类型与目标受众

根据项目阶段（如需求、设计、开发、测试、运维）确定文档类型，明确文档核心目标（如指导开发、规范接口、辅助用户操作等）；

分析受众（如开发人员、测试人员、终端用户、运维人员），调整内容深度与表述方式，例如面向开发人员的接口文档需包含技术参数，面向用户的手册需侧重操作步骤。

步骤2：选择对应模板并初始化基础信息

根据文档类型（如需求文档、设计文档等）选择对应模板（见本章第三节“技术结构及内容规范表”）；

初始化文档基础信息，包括文档编号、版本号、密级、作者、审核人、发布日期等，保证信息可追溯。

步骤3：按模块化结构填充核心内容

依据模板章节要求逐项填充内容，保证逻辑连贯、数据准确；

部分需遵循“总-分”结构，先概述整体再分模块详述细节，例如设计文档先说明系统架构，再拆分模块设计、接口设计等子章节；

配合图表（如流程图、架构图、ER图）辅助说明，图表需标注编号、标题及必要说明（如“图1用户登录流程图”）。

步骤4：多级审核与修订

完成初稿后，由作者进行自检，检查格式规范性、内容完整性与逻辑一致性；

提交至项目负责人（*）进行技术审核，重点核对需求准确性、设计可行性等内容；

涉及跨模块或跨团队内容时，需同步关联方（如测试负责人、运维负责人）进行交叉审核；

根据审核意见修订文档，修订处需标注修订说明（如“2023-10-15：修订用户权限模块描述，补充RBAC模型说明”）。

步骤5：版本发布与归档

审核通过后，确定文档最终版本，更新文档状态（如“草稿-评审中-已发布”）；

按企业知识库规范至指定平台（如Confluence、SharePoint），归档时需保留修订记录与审核记录，保证版本可追溯；

文档内容发生变更时（如需求调整、架构升级），需创建新版本并同步更新归档信息，旧版本可标记为“历史版本”保留。

三、技术结构及内容规范表

章节

内容要求

示例/说明

备注

封面

包含文档名称、编号、版本号、密级、作者、审核人、发布日期、所属项目名称。

文档名称：《系统需求规格说明书》；编号：PROJ-REQ-001；版本：V1.0；密级：内部

密级分为：公开、内部、秘密

修订记录

记录文档版本变更历史，包括修订版本、修订日期、修订人、修订内容摘要。

V1.1（2023-10-20，*）：补充支付接口安全要求说明

每次修订需更新此表

目录

自动目录，包含章节标题、页码，层级不超过3级。

1引言…………………12系统需求…………2

使用文档自动功能

引言

说明文档编写目的、适用范围、术语定义（可选）、参考资料。

目的：明确系统功能需求，指导开发与测试工作；参考资料：《项目计划书》V2.0

术语定义需单独列表说明

核心章节

根据文档类型差异化设计：-需求文档：业务需求、功能需求（用例/场景）、非功能需求（功能/安全）；-设计文档：架构设计、模块设计、接口设计、数据库设计；-接口文档：接口描述、请求/响应参数、错误码、调用示例。

功能需求：用户登录功能，支持账号密码验证，失败锁定5次；接口示例：POST/api/login{“username”:“admin”,“password”:“*”}

需求文档需使用“shall”明确约束

附录

包含参考文献、术语表、缩略语、图表清单、配置示例等补充信息。

参考文献：《软件工程导论》（）；术语表：RBAC（基于角色的访问控制）

非必填，按需添加

封底

可标注版权信息、声明（如“本文档归公司所有，未经许可不得复制”）

?2023科技有限公司版权所有

根据企业要求添加

四、使用过程中的关键要点提示

格式规范统一

全文字体：中文使用宋体，英文使用TimesNewRoman，标题字号逐级增大（如一级标题三号加粗，二级标题四号加粗，五号）；

段落格式：首行缩进2字符，行间距1.5倍，段前段后间距0.5行；

图表规范：图表需按章节编号（如图1-1、表2-1），标题位于图表下方，字体为宋体五号。

术语与表述一致性

全文术语需统一，首次出现时标注英文全称及缩写（如“微服务架构（MicroserviceArchitecture,MS