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行政单位办公自动化规范流程

一、引言

办公自动化（OA）系统作为行政单位提升工作效率、规范管理流程、促进信息共享的核心工具，其规范运行直接关系到单位整体行政效能的发挥。为确保OA系统在行政事务处理中发挥最大效用，实现各项工作的标准化、高效化和透明化，特制定本规范流程。本流程旨在明确各环节职责，规范操作行为，保障信息安全，为行政单位日常办公提供清晰指引。

二、基本原则

1.效率优先原则：流程设计应充分体现自动化优势，减少不必要的人工干预和重复劳动，缩短办事周期，提升整体工作效率。

2.规范统一原则：统一办公自动化操作标准和业务处理模式，确保各项工作有章可循、有据可查，保障行政行为的规范性和严肃性。

3.安全保密原则：严格遵守国家及单位信息安全管理规定，采取必要的技术和管理措施，确保涉密信息和内部敏感信息的安全，防止信息泄露、丢失或被篡改。

4.易用性原则：在保证规范和安全的前提下，流程设计应力求简洁直观，便于操作，降低使用门槛，提升用户体验。

5.可扩展性与兼容性原则：系统及流程设计应具备一定的前瞻性和灵活性，能够适应单位业务发展和技术进步的需求，并与其他相关业务系统实现有效对接和数据共享。

三、规范流程

（一）收文管理流程

1.文件签收与登记：

*机要人员或指定接收人负责接收外来纸质文件或电子文件。

*对纸质文件进行扫描，形成电子文档，并在OA系统中进行登记，准确录入来文单位、文号、标题、成文日期、主送机关、份数、密级等关键信息。

*电子文件直接导入OA系统进行登记。

2.拟办与分发：

*办公室负责人或指定人员根据文件内容和性质，提出拟办意见，明确承办部门、承办人及办理时限。

*OA系统根据拟办意见自动将文件分发至相关承办部门负责人或承办人待办事项中。

3.传阅与办理：

*承办人接收文件后，应及时查阅。如需其他人员协助阅知或办理，可通过系统进行传阅或会办操作。

*办理过程中，承办人应在系统内记录办理进展情况和主要意见。涉及多部门协作的，应明确各部门职责和协同方式。

*对有明确办理时限的文件，系统应进行提醒，承办人需按期办结。确需延期的，应按规定程序报批。

4.督办与催办：

*办公室或指定督办人员通过OA系统对文件办理情况进行跟踪，对临近时限或超期未办的文件进行提醒和催办。

*承办人应及时响应督办信息，反馈办理情况。

5.办结与归档：

*承办人完成文件办理后，在系统内提交办结报告，注明办理结果。

*办公室负责人对办结情况进行审核。

*审核通过后，由档案管理人员或指定人员将电子文件及其办理过程信息按照档案管理规定进行整理、著录，并归档至OA系统的档案管理模块或对接的档案管理系统。纸质文件按规定另行归档。

（二）发文管理流程

1.拟稿：

*承办人根据工作需要，在OA系统中起草文件，选择相应的文件模板（如请示、报告、通知等）。

*拟稿人需确保文稿内容真实、准确、完整，格式规范，并在系统内填写发文拟稿单，注明文件标题、主送机关、抄送机关、密级、缓急程度等信息。

2.核稿：

*拟稿完成后，提交部门负责人进行核稿。部门负责人对文稿的内容、政策依据、文字表述、格式等进行审核修改。

*如需其他部门会稿，由拟稿部门或核稿人发起会稿流程，相关会稿部门负责人在规定时限内完成会稿并签署意见。

3.签发：

*核稿（会稿）通过后，按照单位公文审批权限，将文稿提交至相应领导进行签发。

*签发领导对文稿进行最终审定，签署明确的签发意见。

4.排版与校对：

*签发通过后，由文印室或指定人员根据签发意见和公文格式要求进行排版。

*排版完成后，返回拟稿人或指定校对人员进行校对。校对人员需认真核对文字、格式、文号等，确保无误。

5.用印与分发：

*校对无误后，按照规定程序在纸质文件上加盖单位公章。电子公文通过OA系统进行电子签章。

*通过OA系统或其他指定方式将正式文件分发至主送机关、抄送机关。同时，在OA系统内发布或存档。

6.归档：

*文件发出后，由档案管理人员或指定人员将发文底稿、正式文件（电子版及纸质版）、签发单、会签意见等材料整理归档。

（三）会议管理流程

1.会议申请与审批：

*会议发起人在OA系统中提交会议申请，注明会议名称、议题、时间、地点、参会人员、所需资源（如会议室、设备等）。

*按照会议审批权限，提交相关领导审批。

*审批通过后，系统自动通知相关部门（如办公室）进行会务准备。

2.会议通知：

*会务人员或系统根据审批结果，通过OA系统向参会人员发送会议通知，明确会议相关信息。参会人员收到通知后进行确认回复。

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