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行政人员工作职责及岗位说明书

一、岗位基本信息

*岗位名称：行政专员/行政助理(可根据实际情况调整，如行政主管)

*所属部门：行政部

*直接上级：行政经理/部门负责人

*工作地点：公司指定办公场所

二、岗位目标

确保公司日常行政事务的高效、有序运作，为各部门提供优质的行政支持与服务，维护良好的办公环境，保障公司财产安全，助力公司整体运营目标的实现。

三、核心工作职责

行政工作繁杂细致，涉及面广，核心在于通过科学的管理和高效的执行，为公司的稳定运营提供坚实的后勤保障。具体职责如下：

（一）办公环境与设施管理

1.办公环境维护：负责公司办公区域的日常清洁、绿化养护等工作的监督与协调，确保办公环境整洁、有序、舒适。定期检查办公区域的设施完好情况，及时报修损坏物品。

2.固定资产管理：参与公司固定资产（如办公家具、电子设备等）的登记、盘点、维护、报废等全生命周期管理，确保资产账实相符，合理利用。

3.安全保障：协助实施公司的安全管理规定，包括消防安全、用电安全等检查，组织或参与相关的安全培训与演练，预防安全事故发生。

（二）会务与差旅管理

1.会议安排：根据会议需求，负责会议室的预订、布置、设备调试（如投影仪、音响等），以及会议材料的准备、分发与整理。做好会议记录，并跟进会议决议的落实情况。

2.差旅服务：为员工提供差旅安排支持，包括机票、酒店的预订，差旅费用的初步审核与报销协助，确保员工出行便捷、合规。

（三）文书与档案管理

1.文件处理：负责公司各类文件、通知、函件的接收、登记、传阅、分发、归档工作，确保公文流转的及时与规范。协助起草、校对、打印、复印、装订各类行政文件。

2.档案管理：建立和完善公司档案管理制度，负责各类档案（如合同、资质、人事档案等，视公司具体分工而定）的整理、分类、保管、借阅与销毁工作，确保档案的完整性与安全性。

3.印章管理：按照公司规定保管和使用公司印章，严格履行用印审批手续，确保印章使用的安全与规范。

（四）办公用品与资产设备管理

1.办公用品采购与分发：根据各部门需求及预算，负责办公用品的采购、入库、分发与管理，确保办公物资的及时供应与合理使用，控制成本消耗。

2.设备维护：负责办公设备（如打印机、复印机、传真机等）的日常维护、保养及联络维修，确保设备正常运行。

（五）后勤保障与协调

1.车辆调度：如公司有公务车辆，负责车辆的调度、保养、年检等事宜，确保车辆安全有序运行。

2.企业文化活动支持：协助组织公司各类企业文化活动、团队建设活动等，营造积极向上的工作氛围。

3.对外联络：代表公司与外部相关单位（如物业、供应商、政府部门等）进行必要的联络与沟通，处理相关事务。

（六）信息系统运维支持

1.办公系统支持：协助维护公司内部办公自动化系统（OA）、邮件系统等基础信息系统的正常运行，为员工提供基础的技术支持与咨询服务。

四、任职要求

（一）教育背景与专业知识

1.一般要求大专及以上学历，行政管理、文秘、工商管理等相关专业优先。

2.熟悉行政工作的基本流程和规范，具备一定的行政管理、档案管理、会务组织等方面的知识。

3.熟练掌握各类办公软件（如Word、Excel、PowerPoint、Outlook等）的操作，具备基本的网络知识。

（二）工作经验

1.通常要求具备一至三年相关行政或文秘工作经验，熟悉行政事务的具体操作。

（三）核心能力与素质

1.沟通协调能力：具备良好的口头和书面沟通能力，善于与不同部门及人员进行有效沟通与协调。

2.组织与执行能力：具备较强的组织策划能力和执行力，能够有条不紊地处理多项任务，并确保按时保质完成。

3.细致与耐心：工作认真负责，细致严谨，有耐心，能承受一定的工作压力。

4.学习与适应能力：具备良好的学习能力，能快速适应公司的文化和工作环境，不断提升自身业务水平。

5.责任心与保密意识：具备强烈的责任心和高度的保密意识，严守公司机密。

6.服务意识：具有良好的服务意识，积极主动地为各部门提供支持与协助。

五、工作关系

*内部关系：与公司各部门保持密切联系，提供行政支持与服务；向行政经理或部门负责人汇报工作。

*外部关系：与办公用品供应商、会务服务商、酒店、票务代理、物业管理部门及其他相关机构进行业务往来。

六、岗位目标

通过高效、细致、周全的行政服务与管理，确保公司后勤保障有力，办公秩序井然，为公司的稳健发展提供坚实的行政支撑。

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备注：本岗位说明书旨在明确岗位的主要职责和基本要求，可根据公司发展和实际工作需要进行调整和完善。员工的具体工作内容可能会根据上级指派而有所不同。