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企业行政合同管理操作规范

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司行政类合同的管理，明确各环节职责，防范合同风险，保障公司合法权益，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，制定本规范。

第二条适用范围

本规范适用于公司及各部门在日常运营管理中，由行政部门主导或参与的各类行政服务合同的订立、履行、变更、解除、归档等管理活动。行政类合同主要包括但不限于：办公用品及设备采购合同、办公场所租赁与物业管理合同、维修保养服务合同、保洁服务合同、绿化服务合同、车辆租赁与服务合同、会务服务合同、印刷服务合同等。

第三条基本原则

行政合同管理遵循以下原则：

（一）合法性原则：合同的订立、履行、变更和解除必须符合国家法律法规及公司规章制度。

（二）审慎性原则：合同谈判、起草、审核等环节应充分评估风险，确保条款严谨、权责清晰。

（三）效益性原则：在保证质量和合规的前提下，力求降低成本，提高资金使用效益。

（四）权责对等原则：明确合同管理各部门及人员的职责与权限，确保责任落实到人。

（五）全程管理原则：对合同从需求发起、谈判、起草、审核、签订、履行、监控到归档的全过程进行规范化管理。

第二章合同的发起与准备

第四条需求提出与审批

业务部门因工作需要发生行政类采购或服务需求时，应提前向行政部门提交《合同需求申请表》，明确需求内容、数量、质量要求、预算金额、期望完成时间等要素，并按公司规定履行内部审批程序。

第五条供应商选择与评估

行政部门负责根据经审批的需求，组织供应商的寻源与评估工作。供应商选择应遵循公平、公正、公开的原则，优先选择资质齐全、信誉良好、履约能力强、价格合理的供应商。必要时可采取询比价、竞争性谈判等方式。对重要或长期合作的供应商，应建立供应商档案并进行动态管理。

第六条预算核查

行政部门在发起合同前，应会同财务部门核查相关费用是否已纳入年度预算或有相应的资金安排。未列入预算或超预算的合同，需按公司预算管理规定办理预算调整或追加手续。

第三章合同的谈判与起草

第七条谈判组织与内容

行政部门根据需求，牵头组织与选定供应商的合同谈判工作。谈判内容应包括合同标的、数量、质量标准、价格、履行期限、付款方式、交付方式、验收标准、双方权利义务、违约责任、争议解决方式等核心条款。重要合同的谈判可邀请法务部门、财务部门参与。

第八条合同文本的选用

合同文本应优先使用公司发布的标准合同范本。无标准范本的，可参照国家或行业推荐的示范文本，或由行政部门根据谈判结果起草。起草合同时，应确保条款明确、具体、逻辑严谨，避免使用模糊、歧义的表述。

第九条合同核心条款审查要点

合同起草或审查时，应对以下核心条款予以重点关注：

（一）当事人信息：确保对方当事人名称、住所、法定代表人/负责人、统一社会信用代码等信息准确无误。

（二）标的：明确合同标的的名称、规格、型号、数量等，避免歧义。

（三）质量与验收：明确质量标准和验收方法、程序、期限，以及验收不合格的处理方式。

（四）价款与支付：明确合同总金额、单价、支付方式、支付期限、发票类型及提供要求。

（五）履行期限、地点和方式：明确合同的生效时间、履行起止时间、交付地点、履行方式。

（六）违约责任：针对双方可能出现的违约情形，约定明确、合理的违约责任，如违约金计算方式、赔偿范围等。

（七）争议解决：明确约定争议解决的方式，优先选择协商、调解，协商不成的，可约定仲裁或诉讼，并明确仲裁机构或管辖法院。

第四章合同的审核与审批

第十条内部审核流程

合同文本起草完成后，行政部门应填写《合同审批表》，附上合同草案、需求审批文件、供应商资质、报价单等相关材料，按以下顺序进行内部审核：

（一）行政部门初审：行政部门负责人对合同的真实性、完整性、合规性及与谈判内容的一致性进行审核。

（二）法务部门审核：法务部门对合同条款的合法性、严密性、公平性，以及风险防范措施进行法律专业审核。

（三）财务部门审核：财务部门对合同的付款方式、票据要求、税务影响、预算符合性等进行审核。

根据合同的性质、金额及重要程度，可能需要其他相关业务部门参与审核。

第十一条审核意见处理

审核部门应在规定时限内出具明确的审核意见。对审核提出的修改意见，行政部门应与合同相对方协商，并对合同文本进行修改完善。修改后的合同需重新履行相应的审核程序。

第十二条审批权限与程序

合同审核通过后，由行政部门按公司规定的合同审批权限，报请相应层级的领导审批。审批人应根据审核意见及合同具体情况，决定是否批准。未经审批的合同不得签订。

第五章合同的签订

第十三条合同文本确认

合同经最终审批通过后，行政部门应与对方当事人确认合同最终文本，确保与审批版本一致，无任何未经授权的修改。

第十四条签署与盖章

合同应由法定代表人或其授权委托人签署，并加盖公司合同专用