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公司材料采购管理制度

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司材料采购行为，确保采购过程的公开、公平、公正，降低采购成本，保证采购材料的质量与及时供应，提高公司整体运营效率，防范采购风险，依据国家相关法律法规及公司内部管理规定，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有生产性、非生产性原材料、辅助材料、零部件、设备备件、办公用品等各类材料（以下统称“材料”）的采购活动。公司各部门、各分支机构的材料采购行为均须遵守本制度。

第三条基本原则

材料采购应遵循以下基本原则：

1.需求导向原则：采购应以公司生产经营和项目建设的实际需求为出发点。

2.质量优先原则：在满足成本控制要求的前提下，确保采购材料符合规定的质量标准。

3.成本效益原则：通过比价、议价、招标等方式，力求以最合理的成本获取最优价值的材料。

4.合规诚信原则：采购过程必须遵守国家法律法规及公司制度，与供应商保持诚信合作。

5.集中与分散相结合原则：对于通用性强、采购量大的材料，推行集中采购；对于特殊、小额的材料，可适度授权分散采购。

6.权责对等原则：明确各部门及相关人员在采购活动中的职责与权限，确保权责清晰、相互制约。

第二章组织与职责

第四条采购管理部门

公司设立（或指定）采购管理部门（以下简称“采购部”），作为材料采购的归口管理部门，主要职责包括：

1.组织制定和完善公司采购管理制度及相关流程，并监督执行。

2.负责公司年度采购计划的汇总、审核与协调。

3.组织实施集中采购活动，包括供应商的寻源、评估、谈判、合同签订与管理。

4.负责采购订单的下达、履约跟踪、协调到货及异常处理。

5.建立和维护供应商信息库，定期进行供应商绩效评估与管理。

6.负责采购档案的整理、归档与保管。

7.配合财务部门进行采购付款审核与采购成本分析。

第五条需求部门

各材料使用部门（以下简称“需求部门”）是采购需求的提出者，主要职责包括：

1.根据生产计划、项目进度或实际运营需要，提出准确、合理的材料采购需求，并填写《采购申请单》。

2.负责提供详细的材料规格型号、技术参数、质量标准、数量、交货期等信息。

3.参与相关材料的市场调研、供应商考察及技术交流。

4.负责采购材料的到货接收、数量清点与质量初步检验（必要时），并配合仓库办理入库手续。

5.对验收不合格的材料，及时向采购部反馈，并配合处理退换货等事宜。

第六条财务部门

财务部门在采购管理中履行以下职责：

1.负责采购预算的审核与控制，根据审批后的采购计划安排采购资金。

2.负责采购合同的财务条款审核。

3.根据采购合同、验收合格证明、合规发票等凭证办理付款手续。

4.负责采购成本的核算与分析，提供相关财务数据支持。

第七条仓储部门

仓储部门负责采购材料的入库管理与保管，主要职责包括：

1.根据《采购申请单》、《送货单》和《验收单》，对到货材料进行数量核对与确认。

2.负责对材料的包装、标识等进行检查，办理入库手续，建立库存台账。

3.按照规定对入库材料进行妥善保管，确保材料安全、完好。

4.定期进行库存盘点，保持账实相符。

第八条其他相关部门

根据公司实际情况，法务部门负责重要采购合同的法律合规性审核；质量检验部门（如设）负责对特定材料进行专业质量检验并出具检验报告。

第三章采购计划与预算管理

第九条采购需求提报

需求部门应根据公司年度经营计划、生产大纲或项目计划，结合库存情况，提前编制《采购申请单》，经部门负责人审批后，提交至采购部。紧急采购需求应注明原因，并按加急流程处理。

第十条采购计划编制与审批

采购部汇总各需求部门的《采购申请单》，结合库存水平、市场供应情况及资金状况，编制《月度/季度/年度采购计划》，报公司相关领导审批。采购计划应明确材料名称、规格、数量、预计单价、预计金额、供应商（如已定）、交货期等。

第十一条采购预算控制

所有采购活动必须在公司批准的预算范围内进行。确需超预算采购的，需求部门应提出预算调整申请，按公司预算管理规定报批。

第四章采购方式与实施

第十二条采购方式的确定

采购部应根据采购材料的特性、金额、市场竞争程度等因素，选择适宜的采购方式，主要包括：

1.公开招标采购：适用于采购金额较大、市场竞争充分、标准化程度较高的材料。应遵循国家及公司关于招投标的相关规定。

2.邀请招标采购：适用于采购金额较大，但符合条件的潜在供应商数量有限的情况，一般邀请三家及以上合格供应商参与投标。

3.竞争性谈判/询价采购：适用于采购金额不大、技术规格相对简单或时间紧急的情况，向三家及以上供应商发出询价，择优确定供应商。

4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采