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公司管理制度之会议室使用管理办法

一、总则

（一）目的

为了合理、高效地使用公司会议室资源，规范会议室的使用流程，确保会议的顺利进行，提高会议质量和效率，特制定本管理办法。

（二）适用范围

本办法适用于公司内部各部门、员工以及经公司批准的外部人员使用公司所有会议室的情况。

（三）管理部门

公司行政部门为会议室的管理部门，负责会议室的日常管理、维护、调度和监督使用情况。

二、会议室分类及设施配备

（一）会议室分类

1.大型会议室：可容纳[X]人以上，主要用于公司大型会议、培训、讲座、汇报会等活动。

2.中型会议室：可容纳[X][X]人，适用于部门会议、项目研讨、小组讨论等。

3.小型会议室：可容纳[X]人以下，常用于小型会议、一对一沟通、临时交流等。

（二）设施配备

1.基本设施

各会议室均配备桌椅、投影仪、音响设备、麦克风、白板、电源插座等基本设施。

大型会议室还配备有高清大屏幕显示设备、视频会议系统、录播设备等。

2.其他设施

根据会议室的使用需求，部分会议室还配备有空调、饮水机、打印机、复印机等设施。

三、会议室使用申请流程

（一）内部使用申请

1.申请时间

公司员工使用会议室需提前[X]个工作日进行申请，特殊情况需提前[X]小时申请。

对于紧急会议，在不影响其他会议安排的情况下，可进行临时申请。

2.申请方式

员工需通过公司指定的会议室管理系统进行申请，填写《会议室使用申请表》，详细注明会议主题、会议时间、参会人数、使用设备等信息。

若无法通过系统申请，可填写纸质版《会议室使用申请表》，经部门负责人签字后，提交至行政部门。

3.审批流程

部门负责人对本部门的会议室使用申请进行初审，审核内容包括会议的必要性、时间安排等。

行政部门对申请进行终审，根据会议室的使用情况进行统筹安排。若申请的会议室已被占用，行政部门将与申请人协商调整会议时间或提供其他可用会议室。

审批通过后，申请人将收到系统或行政部门的确认通知。

（二）外部使用申请

1.申请条件

外部单位或个人使用公司会议室需经公司相关领导批准，且使用目的需符合公司的规定和利益。

2.申请流程

外部申请人需提前[X]个工作日向公司行政部门提交《会议室使用申请表》，并附上使用单位的介绍信、使用目的说明等相关资料。

行政部门对申请进行初步审核，审核通过后报公司相关领导审批。

经公司领导批准后，行政部门与外部申请人签订《会议室使用协议》，明确双方的权利和义务、使用费用等事项。

外部申请人按照协议支付使用费用后，方可使用会议室。

四、会议室使用规则

（一）遵守时间安排

1.申请人需严格按照申请的时间使用会议室，不得提前或延迟使用。如需提前或延迟使用，需提前向行政部门申请，经批准后方可调整。

2.会议结束后，使用人员应及时清理会议室，将设施设备恢复原状，并在规定时间内离开会议室。

（二）爱护设施设备

1.使用人员应爱护会议室的设施设备，正确使用投影仪、音响设备、麦克风等，不得随意拆卸、损坏。

2.如发现设施设备有损坏或故障，应及时向行政部门报告，不得自行处理。因使用不当造成设施设备损坏的，使用人员需承担相应的维修费用。

（三）保持环境卫生

1.使用人员应保持会议室的整洁卫生，不得在会议室吸烟、随地吐痰、乱扔垃圾等。

2.会议结束后，使用人员应将桌椅摆放整齐，清理会议产生的垃圾，保持会议室的干净整洁。

（四）遵守保密规定

1.涉及公司机密信息的会议，使用人员应严格遵守公司的保密制度，不得泄露会议内容。

2.会议结束后，使用人员应及时清理会议资料，不得将机密文件遗留在会议室。

（五）禁止行为

1.不得在会议室从事与会议无关的活动，如娱乐、就餐等。

2.不得在会议室私自拉接电线、使用大功率电器等，确保用电安全。

五、会议室的维护与管理

（一）日常维护

1.行政部门负责会议室的日常清洁和维护工作，定期对会议室的设施设备进行检查和保养，确保设施设备的正常运行。

2.每天上班前，保洁人员应对会议室进行全面清洁，包括地面、桌面、门窗等，保持会议室的整洁卫生。

3.定期对投影仪、音响设备、麦克风等设备进行调试和维护，确保设备的性能良好。

（二）设施设备维修

1.当设施设备出现故障时，使用人员应及时向行政部门报告，行政部门应在接到报告后[X]小时内安排维修人员进行维修。

2.对于一般性故障，维修人员应在[X]个工作日内修复；对于较为严重的故障，维修人员应及时联系设备供应商进行维修，并预计维修时间。

3.维修费用由公司承担，但因使用人员使用不当造成的损坏，维修费用由使