某食品机械厂行政部差旅管理办法.doc

某食品机械厂行政部差旅管理办法

一、总则

（一）目的

为了加强某食品机械厂行政部差旅管理，规范差旅行为，合理控制差旅费用支出，提高资金使用效益，保障行政部员工顺利完成出差任务，特制定本办法。

（二）适用范围

本办法适用于某食品机械厂行政部全体员工。

（三）原则

1.厉行节约：在保证出差任务顺利完成的前提下，严格控制差旅费用，杜绝浪费。

2.规范透明：明确差旅审批流程、费用标准和报销要求，确保差旅管理工作规范、透明。

3.实事求是：差旅活动应真实、合理，符合工作需要，费用报销应与实际出差情况相符。

二、差旅审批

（一）出差申请

1.行政部员工因工作需要出差，应提前填写《出差申请表》，详细注明出差目的地、出差时间、出差事由、预计费用等信息。

2.对于紧急出差情况，员工应在出差前以口头或其他有效方式向主管领导报告，出差回来后及时补办出差申请手续。

（二）审批流程

1.普通员工出差，由部门主管审批；部门主管出差，由行政部经理审批；行政部经理出差，需经分管副厂长审批。

2.涉及跨部门合作的出差项目，需相关部门负责人会签后，再按照上述审批流程进行审批。

（三）审批要求

1.审批人应根据工作实际需求，严格审核出差申请，确保出差必要性和行程合理性。

2.对于出差时间较长、费用较高的申请，审批人可要求申请人提供详细的出差计划和预算说明。

三、差旅交通

（一）交通工具选择

1.员工应根据工作需要和实际情况，在规定的标准内选择合适的交通工具。

2.长途出行时，飞机经济舱、火车硬席（硬座、硬卧）、高铁/动车二等座为首选交通工具。如有特殊情况需乘坐飞机商务舱、火车软卧、高铁/动车一等座及以上席别，须提前经主管领导批准。

3.市内交通一般选择公共交通工具（地铁、公交车等），如因特殊情况需乘坐出租车，应在发票背面注明事由。

（二）交通费用报销

1.员工凭有效交通票据报销差旅交通费用，票据应清晰、真实、合法。

2.乘坐飞机、火车、高铁/动车等交通工具的，按照票面金额报销；乘坐长途汽车、轮船等交通工具的，按照实际支付金额报销。

3.自驾出差的，按照实际发生的燃油费、过路费等费用报销，但需提供相关发票和行车记录。

四、差旅住宿

（一）住宿标准

1.行政部员工差旅住宿标准根据不同地区分为若干档次，具体标准由行政部根据市场行情和公司实际情况定期调整并公布。

2.两人及以上同性员工一同出差，原则上应安排双人标准间合住，住宿费用按照标准分摊报销。

（二）住宿安排

1.员工应通过正规渠道预订住宿，优先选择公司协议酒店。如无协议酒店，应选择安全、卫生、价格合理的酒店。

2.因工作需要，需接待客户或合作伙伴并安排住宿的，应提前向主管领导报告，按照公司相关接待标准执行。

（三）住宿费用报销

1.员工凭住宿发票和住宿清单报销住宿费用，发票应注明住宿日期、住宿人数、单价等信息。

2.实际住宿费用超过标准的部分，原则上由员工自理；如因特殊情况需超标准住宿，须提前经主管领导批准，超出部分按规定报销。

五、差旅餐饮

（一）餐饮补贴标准

1.行政部员工出差期间，按照不同地区给予一定的餐饮补贴，补贴标准根据当地消费水平和公司政策制定。

2.餐饮补贴按自然天数计算，自出差出发日起至返回日止。

（二）补贴发放方式

1.餐饮补贴随差旅费一并报销，无需提供餐饮发票。

2.如出差期间由接待单位统一安排餐饮或参加会议、培训等活动已包含餐饮的，应相应扣减当天的餐饮补贴。

六、差旅补助

（一）其他补助项目

1.除餐饮补贴外，出差员工可根据实际情况享受一定的交通补助、通讯补助等。具体标准由行政部制定并公布。

2.对于在艰苦地区或特殊环境下出差的员工，可给予适当的艰苦地区补助，具体标准根据实际情况确定。

（二）补助申请与审批

1.员工申请差旅补助时，应在差旅费报销单中详细注明补助项目、金额及计算依据。

2.差旅补助的审批与差旅费报销审批流程一致，经审批通过后发放。

七、差旅报销

（一）报销时间

1.员工出差结束后，应在规定时间内（一般为15个工作日）办理差旅费报销手续。

2.逾期未报销的，需说明原因，经主管领导批准后方可报销。

（二）报销凭证

1.差旅费报销需提供完整、有效的报销凭证，包括但不限于交通票据、住宿发票、餐饮发票、出差申请表、出差报告等。

2.所有报销凭证应真实、合法、合规，不得弄虚作假。

（三）报销流程

1.员工整理好报销凭证后，填写《差旅费报销单》，详细注明出差日期、地点、费用明细等信息，并将凭证粘贴整齐附后。

2.将填写好的报销单提交给部门主管审核，部门主管应审核报销内容的真实性、合理性和合规性。

3.审核通过后，报销单流转至行政部经理审批，行政部经理重点审核报销是