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销售合同标准化审核管理工具

一、适用业务场景

本工具适用于企业销售部门、法务部门、财务部门协同开展销售合同标准化管理工作，具体场景包括：

日常合同审核：销售专员与客户达成合作意向后，通过本工具提交合同文本，按流程完成多部门审核，保证合同条款合规、风险可控。

新员工培训：帮助新入职的销售、法务人员快速掌握合同审核要点，统一审核标准，减少因经验不足导致的条款疏漏。

模板更新管理：当法律法规或公司业务政策调整时，可通过工具同步更新合同模板，并追溯历史版本使用情况，保证新旧条款过渡顺畅。

合规与审计支持：为内部审计、外部监管检查提供标准化审核记录，清晰展示合同审批轨迹，降低合规风险。

二、标准化审核操作流程

（一）合同发起与信息录入

操作主体：销售专员*

操作内容：

登录销售合同管理系统，选择“新建合同”，进入合同信息录入界面。

填写《销售合同基本信息表》（见表1），包括合同编号（按规则自动，如“销售-年份-序号”）、合同名称（需体现标的物、客户名称等核心信息）、甲方（公司自身）、乙方（客户全称）、签约主体性质（企业/个体工商户/自然人）、合同签订地、签约日期等基础信息。

合同附件：包括但不限于订单、技术协议、报价单、客户资质文件（如营业执照复印件、法人身份证复印件等），保证附件与合同内容一致。

提交审核：确认信息无误后，选择审核流程（根据合同金额或风险等级自动匹配，如“销售经理初审→法务复审→财务终审”），提交至下一环节。

输出成果：完整的合同基础信息+附件包，进入审核队列。

（二）业务初审（销售部门）

操作主体：销售经理*

审核重点：

业务真实性：核对客户信息与资质附件是否一致，保证客户主体合法有效；检查订单、报价单与合同条款（如标的物名称、规格、数量、单价、总金额）是否匹配。

条款完整性：确认合同是否包含核心业务条款（如交付时间、交付地点、运输方式、验收标准、质量保证期、违约责任等），避免遗漏关键约定。

商业合理性：评估价格条款是否符合公司定价政策，付款条件（如预付款比例、尾款支付节点）是否兼顾客户接受度与公司资金安全。

操作动作：

审核通过：在《合同审核记录表》（见表2）中填写“审核意见：业务条款真实、完整，同意提交法务复审”，并流转至法务部门。

审核不通过：标注具体问题（如“交付时间未与生产部门确认”“质量保证期低于公司最低标准”），退回销售专员修改，修改后重新提交。

时效要求：常规合同需在1个工作日内完成初审。

（三）法律复审（法务部门）

操作主体：法务专员*

审核重点：

主体合法性：核查甲方（公司）、乙方客户是否具备签约资格（如企业是否在存续期内、自然人是否为完全民事行为能力人），必要时要求补充授权委托书（如签约人为非法定代表人）。

条款合规性：检查合同条款是否符合《民法典》《消费者权益保护法》等法律法规，重点关注：

格式条款是否公平，是否存在“霸王条款”（如“最终解释权归甲方所有”）；

违约责任是否明确、对等（如双方违约责任是否匹配，违约金是否过高）；

知识产权条款：涉及技术专利、商标的，是否明确归属及使用权限；

争议解决方式：是否约定明确的管辖法院（建议优先选择公司所在地法院）。

风险提示：对潜在法律风险（如客户履约能力不足、不可抗力条款缺失）进行标注，并提出修改建议。

操作动作：

审核通过：在《合同审核记录表》中填写“法律审核意见：条款合法合规，无重大风险，提交财务终审”。

审核不通过：出具《合同修订建议书》（见表3），列明具体法律问题及修改方案（如“建议删除‘甲方单方面解除合同无需承担违约责任’条款”），退回销售专员与客户协商修订，修订后重新提交。

时效要求：常规合同需在2个工作日内完成复审。

（四）财务终审（财务部门）

操作主体：财务负责人*

审核重点：

财务条款合理性：核对合同总金额、付款方式（如银行转账/承兑汇票）、付款节点（如预付款、到货款、验收款、质保金比例）是否符合公司财务制度，保证资金回笼安全。

税务合规性：检查发票类型（如增值税专用发票/普通发票）、开票时间、开票信息是否与合同约定一致，避免税务风险。

成本与利润测算：对于重大合同，需复核成本结构（如采购成本、物流成本）与利润空间，保证符合公司盈利目标。

操作动作：

审核通过：在《合同审核记录表》中填写“财务审核意见：财务条款合理，资金风险可控，同意盖章”，提交至行政部或档案管理员归档。

审核不通过：标注财务问题（如“预付款比例超过30%，超出公司规定”），退回销售部门调整付款条件。

时效要求：常规合同需在1个工作日内完成终审。

（五）合同签署与归档

操作主体：行政专员/档案管理员

操作内容：

用印管理：审核通过的合同，由行政专员根据《合同审核记录表》加盖公司合同专用章（严禁盖公章或财务章），并记录用印日期、用印份数（通常一式两份，甲乙双方各执一份