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采购流程标准化操作手册（供应商管理优化版）

第一章手册概述与核心目标

本手册旨在规范企业采购全流程中的供应商管理环节，通过标准化操作实现供应商引入、合作、评估及优化的闭环管理，保证采购活动的合规性、效率性与协同性。适用于企业各业务部门的采购需求发起、采购部门的供应商管理及相关部门的协同监督，核心目标包括：建立合格供应商资源池、提升供应商履约质量、降低采购风险、优化采购成本结构。

第二章供应商全生命周期管理操作流程

第一节供应商准入管理

操作目标：筛选具备资质、能力与诚信的供应商，纳入合格名录，为后续合作奠定基础。

步骤1：采购需求与供应商画像定义

需求发起部门（如生产部、行政部）根据项目或业务需求，填写《采购需求申请表》，明确采购标的、技术参数、数量、交付周期、预算上限等核心要素。

采购部门结合需求分析，制定《供应商准入标准》，包括：

资质要求（如营业执照、行业特殊资质认证ISO9001等）；

能力要求（生产规模、产能、技术研发团队、过往类似项目业绩）；

诚信要求（无重大商业纠纷、行政处罚记录，需通过“信用中国”等官方渠道核查）。

步骤2：供应商信息收集与初步筛选

采购部门通过多渠道收集供应商信息：行业展会、公开招标平台、供应商自荐、合格供应商推荐等。

按准入标准对收集的供应商进行初步筛选，剔除明显不符合要求的供应商（如资质不全、产能不足），形成《供应商初选名单》。

步骤3：资质审核与实地考察

对初选名单中的供应商，采购部门牵头组织技术、质量、法务等部门进行联合审核：

资质审核：查验营业执照、资质证书、认证文件原件，留存复印件并加盖公章；审核财务报表（如资产负债率、营收状况），评估经营稳定性。

实地考察：由采购经理带队，技术专家、质量专员*参与，重点考察生产场地、设备配置、工艺流程、质量控制体系（如是否通过IATF16949等）、仓储物流能力，并填写《供应商现场考察记录表》。

步骤4：综合评估与准入决策

成立供应商评估小组（由采购总监*、需求部门负责人、法务负责人组成），根据《供应商准入评估表》（见表2-1）对供应商进行量化打分（总分100分，资质20分、能力40分、诚信20分、性价比20分）。

评分≥80分者列为“优选供应商”，60-79分为“合格供应商”，＜60分不予准入。评估结果经采购总监*审批后，录入《合格供应商名录》，并书面通知供应商准入结果。

步骤5：协议签订与档案建立

对准入供应商，由采购部门与法务部门共同拟定《框架合作协议》，明确合作范围、价格机制、交付标准、违约责任、保密条款等内容，经双方法定代表人或授权代表签字盖章后生效。

为供应商建立唯一档案编号，整理《供应商准入申请表》《资质文件》《考察记录》《评估表》《协议》等资料，形成电子+纸质档案，定期更新。

第二节供应商合作执行管理

操作目标：保证供应商按合同约定履约，保障采购物料/服务的质量、交付与成本可控。

步骤1：订单下达与交期确认

需求部门根据生产计划或使用需求，在《合格供应商名录》中选择对应供应商，填写《采购订单申请单》，经部门负责人审批后提交采购部门。

采购部门审核订单内容（型号、数量、价格、交付地址等），与供应商确认生产周期、物流方式及预计交付日期，双方签字确认后形成正式《采购订单》（PO）。

步骤2：生产过程与质量监控

对于定制化或大批量采购，采购部门可要求供应商提供生产计划（如排产表、物料清单），定期跟踪生产进度（如每周通过邮件或系统反馈生产状态），保证按订单周期交付。

质量部门根据《来料检验标准》（IQC）对到货物料进行检验，填写《来料检验报告》；不合格物料按《不合格品控制程序》处理，要求供应商限期整改（如返工、换货），并记录整改结果。

步骤3：交付验收与异常处理

供应商按约定时间交付物料，需求部门与物流部门共同核对送货单信息（订单号、物料名称、数量、批次）与实物是否一致，确认无误后签收。

如发觉短装、错发、外观损坏等异常，需在24小时内通知采购部门，采购部门协同供应商排查原因，明确责任方并制定解决方案（如补发、赔偿），形成《交付异常处理记录表》。

步骤4：结算与付款管理

财务部门根据《采购订单》《来料检验报告》《交付签收单》等单据，核对供应商开出的发票信息（名称、税号、金额、项目）是否一致，确认无误后录入付款申请流程。

付款周期按《框架合作协议》约定执行（如月结30天），采购部门定期跟踪付款进度，保证供应商按时收到款项，维护良好合作关系。

第三节供应商绩效评估与优化

操作目标：动态监控供应商履约表现，识别优秀供应商与风险供应商，推动持续改进。

步骤1：评估周期与指标设定

评估周期：季度评估（用于日常管理）+年度评估（用于战略级供应商合作调整）。

评估指标（见表2-3）：

质量指标（来料合格率、质量问题整改及时率）；

交付指标（准