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新员工入职资料收集清单模板

前言

新员工入职资料的规范收集，是企业人力资源管理规范化、精细化的基础环节，不仅关系到员工信息的准确建档、劳动合同的顺利签订，也为后续的社保办理、薪酬核算、档案管理等工作提供了重要依据。本清单旨在确保新员工入职流程的顺畅与规范，同时保障公司与员工双方的合法权益。请人力资源部门同事或相关负责人根据实际情况，提前向新员工说明所需资料，并协助其准备。

一、身份证明文件

1.居民身份证复印件

*要求：正反面复印在同一页A4纸上，清晰可辨。

*用途：身份核实、办理社保、公积金、银行卡等。

*备注：建议注明“仅限办理XX公司入职手续使用”。

2.其他身份证明（如有）

*如：护照复印件（适用于外籍或有境外经历的员工）、港澳台居民居住证复印件等。

*用途：根据实际情况用于身份核实及相关手续办理。

二、学历、学位及职业资格证明

1.最高学历毕业证书复印件

*要求：清晰复印，若为国外学历，需同时提供教育部留学服务中心的认证证明复印件。

*用途：学历背景核实，存档。

2.最高学位证书复印件

*要求：清晰复印，若为国外学位，需同时提供教育部留学服务中心的认证证明复印件。

*用途：学位背景核实，存档。

3.学信网《教育部学历证书电子注册备案表》

*要求：在有效期内的PDF版本或打印件。

*用途：学历真实性在线核验。

4.职业资格证书/专业技术职务任职资格证书复印件（如有）

*要求：与岗位相关的资格证书，清晰复印。

*用途：核实专业技能水平，存档。

三、入职前劳动关系及社保相关证明

1.离职证明（或解除/终止劳动合同证明）

*要求：由原任职单位出具，加盖公章，明确离职日期及劳动关系解除/终止的原因（一般为“个人原因”或“合同到期”）。

*用途：证明与前单位已无劳动关系，避免双重用工风险。

*备注：应届生可提供就业协议书（三方协议）或学校推荐信。

2.社会保险关系转移证明/公积金转移证明（如有）

*要求：由原参保地社保机构/公积金管理中心出具，或提供相关账号信息。

*用途：办理社保及公积金的续接手续。

四、个人信息及其他基础资料

1.《员工入职登记表》

*要求：由员工本人亲笔填写完整，确保信息真实、准确、无误，粘贴近期一寸免冠彩色照片。

*用途：建立员工基础档案，记录员工最新个人信息。

2.一寸免冠彩色照片

*数量：若干张（具体数量根据公司需求，如工牌、档案、门禁卡等）。

*要求：近期、免冠、正面、彩色，背景颜色按公司统一要求（如蓝色、白色）。

3.紧急联系人信息表

*要求：填写至少一位紧急联系人的姓名、关系、联系电话、详细住址。

*用途：在员工发生紧急情况时便于联系。

五、协议及声明文件（根据公司实际情况提供）

1.劳动合同

*要求：由公司提供标准文本，员工仔细阅读并理解条款后签署，一式两份（或三份）。

*用途：明确双方权利与义务，建立合法劳动关系。

2.保密协议/竞业限制协议（如适用）

*要求：根据岗位性质及公司规定，与员工签署相关保密及竞业限制条款。

*用途：保护公司商业秘密及核心利益。

3.《员工手册》签收确认书

*要求：员工阅读《员工手册》后签署，确认已知晓并同意遵守公司各项规章制度。

*用途：证明员工已了解公司规章制度。

4.其他声明或承诺书

*如：无犯罪记录声明、个人信息真实性承诺书、廉洁从业承诺书等，根据公司具体要求提供。

六、银行账户信息

1.工资卡复印件

*要求：提供本人名下常用的银行借记卡复印件，清晰复印卡号、开户行信息，并在复印件上注明持卡人姓名及联系电话。

*用途：用于发放工资。

七、健康状况证明

1.体检报告

*要求：近三个月内由县级以上医院或公司指定体检机构出具的合格体检报告。

*用途：确认员工身体健康状况符合岗位要求。

*备注：部分行业或岗位可能有特殊体检项目要求。

2.健康证（如适用）

*要求：针对餐饮、医疗、幼教等特定行业，需提供有效期内的健康证明。

*用途：符合行业从业健康标准要求。

八、其他（根据公司特殊需求）

*如：户籍证明、婚育状况证明、与原单位无竞业限制的声明等。

重要提示：

1.资料真实性：请新员工确保所提供的所有资料均真实、有效、完整。如有虚假，公司有权根据相关规定作出处理，情节严重者可解除劳动合同。

2.复印件注明：所有复印件资料，建议由员工本人注明“此复印件与原件一致”及签名和日期。

3.保密性：公司将对员工提供的个人资料严格保密，仅用于与员工入职