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材料采购管理制度

一、总则

（一）目的与意义

为规范公司材料采购行为，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保障物料质量，满足生产经营活动的正常需求，防范采购风险，特制定本制度。本制度旨在通过明确的管理流程和责任划分，实现材料采购的规范化、制度化和科学化管理，为公司的稳健运营提供有力支持。

（二）适用范围

本制度适用于公司内所有与生产、运营相关的原材料、辅助材料、零部件、设备备件及其他消耗品的采购活动。公司各部门凡涉及上述材料的采购，均须遵守本制度的规定。特殊物料或紧急情况下的采购，如需偏离本制度规定，应履行特殊审批程序。

（三）基本原则

1.质量优先，价格合理原则：在确保采购材料符合质量标准的前提下，追求最优化的采购成本。

2.计划指导，按需采购原则：采购活动应以经审批的采购计划为依据，避免盲目采购和积压浪费。

3.阳光操作，廉洁高效原则：采购过程应坚持公开透明，杜绝暗箱操作，确保采购行为的廉洁性和高效性。

4.集中采购为主，分散采购为辅原则：对于通用性强、采购量大的物料，推行集中采购以获取规模效益；对于特殊或小额物料，可采用分散采购方式。

二、组织与职责

（一）采购部门

采购部门是材料采购工作的归口管理部门，主要职责包括：

*贯彻执行本制度及公司其他相关规定，制定具体的采购操作细则。

*根据经审批的采购计划，组织实施采购活动，包括供应商选择、询价、比价、议价、合同签订及履行等。

*负责供应商的开发、评估、管理及维护工作，建立和更新合格供应商名录。

*负责采购合同的管理，包括合同的起草、审核、签订、归档及履约跟踪。

*协调处理采购过程中出现的质量异议、交付延迟等问题。

*收集、分析市场价格信息及行业动态，为采购决策提供支持。

*负责采购相关文件资料的整理、归档和保管。

（二）需求部门

各需求部门（如生产部、技术部、设备部等）是采购需求的提出者，主要职责包括：

*根据生产计划、项目需求或库存状况，准确、及时地提报采购申请，并对需求的真实性、准确性负责。

*参与相关物料的技术参数确认、供应商考察及样品验证工作。

*协助采购部门处理物料验收过程中发现的质量问题。

*对所购物料的使用效果进行反馈。

（三）仓储部门

仓储部门负责物料的接收、保管和发放，主要职责包括：

*参与物料的入库验收工作，对物料的数量、规格及外观质量进行核对。

*负责物料的妥善保管，确保物料安全、完好。

*定期进行库存盘点，及时向相关部门反馈库存信息，为采购计划的制定提供依据。

*按照审批手续办理物料出库。

（四）财务部门

财务部门负责采购资金的管理与支付，主要职责包括：

*参与采购合同的审核，重点关注付款方式、发票要求等财务条款。

*根据采购合同及经审核的付款申请，办理货款支付手续。

*负责采购成本的核算与分析。

*对采购活动的财务合规性进行监督。

（五）其他相关部门

*技术/质量部门：负责提供物料的技术标准、质量要求，参与关键物料的供应商评审和质量验收。

*法务部门（如设有）：负责采购合同的法律合规性审核。

*审计/监督部门：负责对采购管理制度的执行情况进行监督检查，对采购活动的合规性进行审计。

三、采购流程管理

（一）需求提报与审批

1.需求提报：需求部门根据实际需要，填写统一格式的《采购申请单》，注明物料名称、规格型号、数量、质量要求、建议品牌（如适用）、预计单价、需求日期等信息，并附相关技术文件或图纸（如需）。

2.内部审批：《采购申请单》须经需求部门负责人审核签字。对于大额或重要物料的采购申请，还需按公司规定报更高层级领导审批。

（二）采购计划编制

采购部门汇总各需求部门的采购申请，结合库存状况、市场供应情况及公司资金安排，编制《采购计划》，报部门负责人或公司指定领导审批后执行。采购计划应明确采购物料的名称、规格、数量、预计单价、供应商（如已确定）、计划采购日期等。

（三）供应商选择与询价

1.供应商选择：采购部门应从合格供应商名录中选取至少三家及以上供应商进行询价。对于新的供应商，应先进行资格审查和评估，符合要求后方可纳入询价范围。

2.询价：采购部门向选定的供应商发出询价单，明确采购物料的规格、数量、质量标准、交货期、付款方式等要求。供应商应书面报价。

3.比价与议价：采购部门对各供应商的报价、资质、信誉、供货能力、售后服务等进行综合比较和评估。必要时，可与供应商进行议价，力求获得最优的性价比。

（四）采购决策与合同签订

1.采购决策：根据比价、议价结果及评估情况，采购部门提出采购建议，按公司规定的权限报相应领导审批。对于达到招标标准的采购项目，应按照招标管