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企业资料档案归档与查询指南

一、适用范围与典型应用场景

本指南适用于各类企业内部各类资料档案的系统化管理，涵盖行政、人事、财务、业务、项目等全领域文件资料。典型应用场景包括：

新员工入职：快速调取员工劳动合同、岗位说明书、培训记录等人事档案，完成入职手续办理；

业务审批追溯：在项目复盘或合同纠纷时，查询项目立项书、审批流程、往来函件等业务档案；

审计与合规检查：按监管部门要求，系统提供财务报表、审计报告、合规性文件等档案的调取支持；

历史数据复盘：分析过往经营数据时，调取年度总结、市场调研报告、客户档案等历史资料；

部门交接与协作：员工岗位变动或跨部门协作时，通过档案共享保证工作连续性。

二、档案全流程管理操作步骤

（一）档案收集：明确范围与责任主体

界定收集范围

行政类：公司章程、会议纪要、内部管理制度、红头文件、公章使用记录等；

人事类：员工入职登记表、劳动合同、离职证明、绩效考核记录、奖惩文件等；

业务类：客户合同、招投标文件、项目方案、验收报告、销售数据报表等；

财务类：会计凭证、账簿、财务报表、税务申报表、审计报告等（需注意财务档案单独管理）；

其他：知识产权证书、资质证明、重要往来函件等。

落实收集责任

各部门指定专人（如“部门档案管理员”）作为档案收集第一责任人，负责本部门形成文件的日常收集；

重要文件（如合同、重大项目方案）需在办结后3个工作日内提交至档案管理部门，避免文件散落。

（二）档案整理：分类、编号与编目

科学分类

一级分类按部门（如“行政部”“人事部”“财务部”）或文件性质（如“管理类”“业务类”“财务类”）划分；

二级分类按文件类型（如“会议纪要”“劳动合同”“销售合同”）或年份划分；

三级分类可按具体项目、客户或事件细分（如“2023年度项目”“客户合同”）。

规范编号

编号规则：一级分类代码-二级分类代码-年份-流水号（示例：XZ-01-2023-001，其中“XZ”为行政部代码，“01”为会议纪要类型，“2023”为年份，“001”为流水号）；

同一类文件按形成时间顺序编号，保证编号唯一且连续。

详细编目

每份档案需填写《档案目录表》（模板见第三部分），记录档案名称、编号、形成部门、形成日期、页数、保管期限、存放位置等信息，保证“一档一表”，便于后续检索。

（三）档案归档：移交与验收

移交准备

档案管理员整理待归档文件，检查文件完整性（如是否有漏页、签批不全）、分类准确性及编号规范性；

填写《档案移交清单》，注明档案名称、编号、数量、移交人、移交日期等信息。

正式移交

档案管理员与档案管理部门（如综合管理部）共同核对《档案移交清单》，确认无误后双方签字确认；

档案管理部门接收档案后，在《档案目录表》中更新“存放位置”（如“A区-3层-5号柜-2层格”）。

电子档案归档

纸质档案扫描后，按编号命名文件（如“XZ-01-2023-001.pdf”），存储至指定服务器或云盘，建立电子档案与纸质档案的关联索引；

电子档案需定期备份（每月1次），防止数据丢失。

（四）档案保管：环境维护与定期检查

环境要求

纸质档案存放库房需保持通风、干燥（湿度40%-60%）、避光，配备防火、防潮、防虫、防盗设施；

电子档案存储介质（如服务器、移动硬盘）需远离磁场、高温环境，定期检测设备运行状态。

定期检查

档案管理部门每季度对纸质档案进行清点，检查是否有虫蛀、霉变、损坏等情况，发觉问题及时处理；

电子档案每半年进行一次备份有效性验证，保证数据可正常读取。

保管期限

根据档案价值设定保管期限（如“永久”“30年”“10年”“5年”），具体参照《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》执行；

保管期限届满前3个月，由档案管理部门组织鉴定，对仍有保存价值的档案重新划定期限，无保存价值的按规定销毁。

（五）档案查询：申请与调阅

查询申请

内部员工因工作需要查询档案时，填写《档案借阅申请表》（模板见第三部分），注明查询档案名称、编号、用途、查询期限等信息，经部门负责人审批后提交档案管理部门；

涉密档案（如未公开合同、高管人事信息）需经分管领导审批，必要时限定查询范围。

档案调阅

档案管理部门核对审批通过后的《档案借阅申请表》，安排员工在指定区域（如档案查阅室）查阅，原则上不借出原件；

特殊情况需借出原件的，经档案管理部门负责人批准，借阅期限不超过3个工作日，逾期未归还需及时催收。

查询记录

每次查询后，档案管理部门在《档案借阅登记表》中记录借阅人、借阅时间、归还时间、档案状态等信息，保证全程可追溯。

（六）档案销毁：鉴定与审批

销毁鉴定

保管期限届满的档案，由档案管理部门牵头，会同形成部门、法务部门组成鉴定小组，对档案价值进行评估；

鉴定结果分为“继续保存”“销毁”两类，形成《档案销毁鉴定意见表》。

销毁审批

《档案销毁鉴定意