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人力资源管理档案管理标准化模板

一、模板适用范围与价值

本标准化模板适用于各类企业、事业单位及社会组织的人力资源管理部门，用于系统化、规范化管理员工从入职到离职全生命周期的档案资料。通过统一档案格式、管理流程及存储要求，可保证员工信息的完整性、准确性和安全性，为人力资源规划、员工发展、风险防控及合规审计提供可靠依据，同时提升档案管理效率，降低信息管理成本。

二、档案管理全流程操作指引

1.档案建立：入职环节信息采集与归档

操作目标：为新入职员工建立完整初始档案，保证基础信息及入职材料齐全。

操作步骤：

步骤1：员工入职当日，HR专员向员工发放《员工入职材料清单》（见模板1），明确需提交的材料（如证件号码复印件、学历学位证书、体检报告、离职证明等），并核对材料原件与复印件的一致性。

步骤2：员工提交材料后，HR专员在1个工作日内完成材料审核，对缺失或不规范的材料及时反馈员工补充。

步骤3：审核通过后，HR专员在《员工基本信息表》（见模板2）中录入员工基础信息（含姓名*、工号、部门、岗位、入职日期、联系方式等），唯一档案编号（规则：公司简称-年份-部门代码-流水号，如“ABC-2023-RD-001”）。

步骤4：将纸质材料按《员工档案分类目录》（见模板3）顺序整理，装入统一档案袋，标注档案编号及员工姓名*；电子材料同步扫描存档（PDF格式），命名规则与档案编号一致，存储至指定服务器加密文件夹。

2.档案维护：在职期间动态信息更新

操作目标：及时记录员工在职期间的异动、培训、考核等动态信息，保证档案与实际情况同步。

操作步骤：

步骤1：员工发生岗位异动、薪酬调整、奖惩记录、培训参与等变化时，由相关业务部门（如用人部门、培训部）在3个工作日内向HR专员提交《员工异动/奖惩/培训信息表》（见模板4）。

步骤2：HR专员核对信息表与实际业务的一致性（如岗位变动需有审批单、培训需有签到表及考核结果），确认无误后更新《员工基本信息表》中的对应字段，并在档案袋内新增信息材料。

步骤3：电子档案同步更新，将新增材料扫描后与原电子档案合并存储，保证电子档案与纸质档案内容一致。

步骤4：每季度末，HR专员对档案进行全面梳理，检查信息更新完整性，形成《档案季度更新核对表》备查。

3.档案借阅：信息查询与临时调取

操作目标：规范档案借阅流程，保证档案信息安全可追溯。

操作步骤：

步骤1：因工作需要借阅档案的员工（如部门负责人、HR经办人），需填写《员工档案借阅申请表》（见模板5），注明借阅人信息、借阅事由、借阅档案内容及预计归还时间。

步骤2：借阅申请经部门负责人审批（涉及敏感信息如薪酬、异动记录的，需额外经HR负责人审批）。

步骤3：审批通过后，HR专员核对借阅人身份，办理档案交接手续，在《档案借阅登记簿》（见模板6）中记录借阅时间、档案编号、借阅人签字等信息。

步骤4：借阅档案原则上应在3个工作日内归还，HR专员检查档案完整性后，在《档案借阅登记簿》中记录归还时间；如需续借，需重新提交申请。

4.档案归档：离职资料封存与移交

操作目标：规范离职员工档案的整理、封存及移交，保证历史资料妥善保存。

操作步骤：

步骤1：员工离职当日，HR专员办理离职交接手续，同步收回《员工离职交接表》（见模板7），确认离职材料（如工作交接清单、物品归还记录）齐全。

步骤2：在《员工基本信息表》中标注离职日期、离职类型（如主动离职、合同到期等），并将离职相关材料加入档案。

步骤3：整理完整档案后，在档案袋正面标注“离职档案”字样及离职日期，按离职时间顺序归档至“离职档案”专用存储区。

步骤4：电子档案同步转移至离职档案加密文件夹，设置“只读”权限，防止信息篡改。

5.档案销毁：超期档案合规处理

操作目标：对超过保存期限的档案进行合规销毁，避免信息泄露风险。

操作步骤：

步骤1：每年年底，HR专员梳理档案存储情况，对达到法定保存期限（如员工离职后档案保存2年，根据《企业职工档案管理工作规定》执行）的档案，编制《档案销毁清单》（见模板8），注明档案编号、员工姓名*、销毁原因、销毁日期。

步骤2：《档案销毁清单》经HR负责人及法务部门（如有）审核，报企业分管领导审批。

步骤3：审批通过后，由2名以上人员共同监销，采用粉碎、焚烧等方式销毁纸质档案，电子档案进行彻底删除（不可恢复）。

步骤4：监销人员在《档案销毁清单》上签字确认，销毁记录存档备查，保存期限不少于5年。

三、标准化档案表格模板

模板1：员工入职材料清单

序号

材料名称

份数

提交状态（√）

提交日期

备注

1

证件号码复印件

1

需正反面复印

2

学历/学位证书复印件

1

需加盖公章

3

体检报告

1

近3个月内

4

离职证明（如有）

1

前单位开具

5

一寸免冠照片

2

白底底片

6

银行卡复印件

1

用