采购申请审批单填写规范与审核流程.docVIP

采购申请审批单管理指南

一、适用范围与发起条件

本规范适用于企业内部各类采购活动的申请与审批管理，涵盖办公用品、生产物料、固定资产、服务外包等采购场景。当员工因工作需要采购物品或服务时，需发起采购申请审批流程，保证采购需求合理、预算可控、流程合规。

发起条件：

采购需求已明确，包含物品名称、规格、数量、预估价格等核心信息；

所需采购项目在部门年度预算范围内，或已获得超预算审批；

涉及固定资产采购的，需提前完成资产配置申请评估；

采购项目符合公司采购政策及廉洁从业要求。

二、全流程操作步骤

（一）采购申请单填写

申请人通过企业OA系统或指定模板填写《采购申请审批单》，需保证以下信息完整准确：

基础信息：申请人姓名、所属部门、申请日期、联系方式；

采购明细：物品/服务名称、规格型号、单位、数量、预估单价、预估总价，详细说明采购用途（如“用于项目办公设备配置”“部门日常耗材补充”）；

预算信息：对应预算科目、预算编号，若为紧急采购或超预算采购，需注明原因并附相关说明；

附件材料：根据采购类型必要支撑文件，如大额采购需提供至少3家供应商的比价记录、技术参数要求；服务类采购需提供需求说明书及服务方案。

填写完成后，“提交”流转至部门负责人审核。

（二）部门负责人审核

部门负责人收到审批单后，需在1个工作日内完成审核，重点确认：

采购需求的必要性：是否为部门工作必需，是否存在替代方案；

预算符合性：采购金额是否在部门预算额度内，超预算部分是否合规；

规格合理性：物品规格是否满足工作需求，是否存在过度采购。

审核通过后，签字确认并流转至财务部门；若不通过，需注明退回原因（如“需求描述不清晰”“超出预算”），退回申请人修改。

（三）财务部门审核

财务部门收到审批单后，2个工作日内完成审核，核心核查：

预算执行情况：预算科目使用是否正确，剩余预算是否可覆盖本次采购；

价格合理性：预估单价是否参考历史采购价或市场公允价，大额采购需核对比价记录；

附件完整性：是否按要求提供比价记录、技术参数等支撑材料。

审核通过后，签字确认并流转至对应管理层审批；若发觉预算不足或价格异常，需联系申请人补充说明或调整采购方案。

（四）管理层审批

根据采购金额划分审批权限：

小额采购（预估金额≤5000元）：由分管副总审批，1个工作日内完成；

大额采购（5000元＜预估金额≤50000元）：由总经理审批，2个工作日内完成；

重大采购（预估金额＞50000元）：需提交总经理办公会集体审议，3个工作日内完成。

管理层重点审批采购项目的战略匹配度、成本效益及合规性，审批通过后审批单生效，流转至采购部门执行；若未通过，由行政部/采购部门反馈申请人并说明原因。

（五）采购执行与归档

审批通过后，采购部门根据审批单信息实施采购，保证供应商选择、合同签订、验收入库等环节符合公司采购制度。采购完成后，审批单原件由行政部统一归档保存，电子同步存档，保存期限不少于3年。

三、采购申请审批单模板

采购申请审批单

基本信息

申请编号

（系统自动）

申请人

所属部门

联系方式

申请日期

年月日

采购明细

序号

物品/服务名称

规格型号

单位

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

用途说明

1

2

预算信息

预算科目：

预算编号：

附件清单|□比价记录（至少3家供应商）□技术参数要求□需求说明书□其他：|

审批流程

申请人签字：

日期：年月日

部门负责人审核

签字：

日期：年月日

财务审核

签字：

日期：年月日

分管副总/总经理审批

签字：

日期：年月日

采购部门接收

签字：

日期：年月日

备注|（其他需说明事项，如紧急采购原因、特殊要求等）|

四、关键注意事项

信息真实性：申请人需对采购申请信息的真实性、准确性负责，严禁虚报、瞒报采购需求或伪造附件材料。

时效性要求：各环节审批人需在规定时限内完成审核，紧急采购项目可标注“加急”，审批流程应优先处理。

审批权限：严禁越权审批或代签，审批权限根据采购金额动态调整，不得拆分采购项目规避审批。

附件规范：大额采购比价记录需包含供应商名称、报价明细、联系方式，保证可追溯；技术参数需经需求部门确认。

变更管理：采购申请审批通过后，若需变更数量、规格或金额，需重新发起审批流程，严禁口头通知或自行调整。

廉洁要求：参与审批及采购人员需遵守廉洁从业规定，不得接受供应商馈赠或谋取不当利益，违规将按公司制度追责。

本规范自发布之日起执行，由行政部负责解释和修订，各部门需严格遵照执行，保证采购流程规范、高效、透明。