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商务合同评审与签订标准流程工具

一、适用业务场景

本工具适用于企业各类对外商务合作中合同的规范化管理，涵盖但不限于以下场景：采购与供应链合作（原材料采购、设备采购等）、销售与业务合作（产品销售、服务提供等）、项目合作（研发项目、工程承包等）、服务外包（人力资源外包、IT运维外包等）、战略合作框架协议签订等。通过标准化流程，保证合同内容合法合规、权责清晰，有效防范合作风险，保障企业合法权益。

二、标准操作流程详解

（一）合同发起与资料准备

操作内容：

业务部门根据合作需求，发起合同签订流程，需准备以下核心资料：

合作方基础资料：营业执照复印件（加盖公章）、法定代表人证件号码明、授权委托书（若签约人为非法定代表人，需明确授权范围及期限）；

合作背景说明：包括合作目的、合作期限、主要合作内容、预计交易金额等；

合同草案：由业务部门根据合作内容拟定，明确双方权利义务、交易标的、价格及支付方式、违约责任、争议解决等核心条款。

责任主体：业务部门负责人、业务对接人

输出成果：《合同发起审批单》（含资料清单）、合同草案、合作方基础资料

（二）合同评审（多维度交叉审核）

操作内容：

合同草案需通过业务、法务、财务（必要时含技术、风控）部门评审，保证内容全面、风险可控：

业务评审：

核查合作内容是否符合企业战略规划及业务需求；

确认交易标的、数量、质量标准、交付时间等业务条款是否明确；

评估合作方的履约能力（如过往合作业绩、市场口碑等）。

评审人：业务部门负责人、业务对接人

法务评审：

审核合同主体合法性（合作方是否为存续企业、经营范围是否涵盖合作内容）；

检查条款合法性（是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效条款）；

重点关注权责对等性（如双方权利义务是否平衡、违约责任是否明确且合理）、知识产权归属、保密条款、争议解决方式（如约定管辖法院是否明确）等。

评审人：法务专员、法务部门负责人

财务评审：

核查合同金额定价是否合理（是否符合市场价格、企业成本预算）；

审核支付方式、账期、发票类型（如增值税专用发票/普通发票）等财务条款是否符合企业财务制度；

评估合作方的财务风险（如是否存在大额逾期欠款、信用记录不良等）。

评审人：财务经理、财务部门负责人

技术/风控评审（如涉及）：

技术条款：针对合作项目中的技术标准、实施方案、验收流程等进行专业审核；

风险评估：识别合作中可能存在的政策风险、市场风险、操作风险等，提出应对建议。

评审人：技术负责人、风控专员

输出成果：《合同评审表》（各环节评审意见及结论，需明确“通过”“不通过”或“需修订”，修订后需重新评审）

（三）合同谈判与修订

操作内容：

业务部门根据评审意见，与合作方就合同条款进行谈判，重点修订存在争议或风险的内容（如违约责任、支付周期、知识产权归属等）；

谈判达成一致后，业务部门修订合同草案，并再次提交法务部门复核，保证修订内容合法合规且无歧义；

重大合同（如金额超过[具体金额标准，如100万元]）需由分管领导*参与最终谈判，确认核心条款。

责任主体：业务对接人、业务部门负责人、法务专员、分管领导（视情况）

输出成果：经双方确认的最终版合同文本（PDF及Word格式，加盖合作方公章骑缝章的扫描件）

（四）合同内部审批

操作内容：

根据合同金额、重要程度划分审批权限，逐级报批：

一般合同（金额≤[具体金额标准，如50万元]）：业务部门负责人*→法务部门负责人*→财务部门负责人*→分管领导*；

重大合同（金额＞[具体金额标准，如50万元]）：在一般合同审批流程基础上，增加总经理*审批；

特别重大合同（如战略协议、涉外合同等）：需提交总经理办公会*集体审议。

审批人需在《合同审批表》中明确签署意见（“同意”“不同意”并说明理由），审批完成后形成《合同审批台账》。

责任主体：各审批环节负责人、总经理办公会*（视情况）

输出成果：《合同审批表》（完整审批流程）、《合同审批台账》

（五）合同签订与用印

操作内容：

行政部门根据审批通过的《合同审批表》及最终版合同文本，办理用印手续，保证“审批单与合同文本一致、用印份数符合要求”；

合同签订需由双方法定代表人或授权委托人签字（需核对授权委托书原件），并加盖企业公章（或合同专用章）；

签订完成后，业务部门及时收回合同原件（至少一式两份，企业与合作方各执一份），并扫描电子版存档。

责任主体：行政专员、业务对接人

输出成果：正式合同文本（原件+扫描件）、《合同用印登记表》

（六）合同履行与归档

操作内容：

业务部门负责合同履行过程中的跟踪管理（如交付进度、款项支付、质量验收等），建立《合同履行台账》，记录关键节点及异常情况；

合同履行完毕或终止后，业务部门收集履行证明材料（如验收报告、付款凭证、终止协议等），与合同原件、审批资料一并移