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采购申请审批流程与供应商信息管理工具指南

一、适用业务场景

本工具适用于企业内部各类采购活动的规范化管理，涵盖物资采购（如办公设备、原材料）、服务采购（如咨询、运维）等场景。具体包括：日常采购需求发起、多级审批流程推进、供应商信息全生命周期管理（新供应商引入、现有供应商评估、合作终止等），以及采购过程留痕与风险防控，保证采购活动合规、高效、透明。

二、采购申请审批操作步骤

（一）采购申请发起

填写申请信息：申请人根据实际需求，通过采购管理系统或纸质《采购申请表》填写基础信息，包括：申请部门、申请人、申请日期、采购物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算总价、用途说明（需注明“生产用”“办公用”等具体场景）、预算依据（如年度预算计划号、成本测算表）。

附件：如涉及技术参数采购，需附《技术规格要求》；如为大额采购，需附《市场价格调研表》（至少3家同类产品/服务报价对比）。

（二）部门初审

审核内容：部门负责人（或授权人）核对申请的真实性与必要性，重点确认：

采购需求是否符合部门工作计划；

预算金额是否在部门年度预算额度内；

规格型号是否明确，避免模糊描述（如“一批电脑”需细化到品牌、配置、数量）。

审核结果：通过则流转至下一环节；不通过需注明理由并退回申请人修改。

（三）财务复审

审核内容：财务部门重点检查：

预算科目是否正确，资金来源是否合规（如“专项经费”“流动资金”）；

预估单价是否合理，参考历史采购数据或市场均价；

大额采购（如超过10万元）是否履行了“三重一大”决策程序。

审核结果：通过则流转至采购部门；不通过需反馈申请人调整预算或采购方案。

（四）采购部门终审

审核内容：采购部门确认：

采购方式是否符合规定（如小额采购采用“货比三家”，大额采购需启动招标或询价流程）；

是否存在重复采购或可替代方案（如现有设备维修是否优于新购）；

供应商初步筛选（若已有合作供应商且满足需求，优先考虑；若需新供应商，启动准入流程）。

审核结果：通过则提交最终审批人；不通过需与申请人沟通优化采购方案。

（五）最终审批

审批权限：根据采购金额划分审批层级（示例）：

金额≤5万元：由采购部门负责人审批；

5万元＜金额≤20万元：由分管副总审批；

金额＞20万元：由总经理审批。

审批动作：审批人通过系统签署审批意见，明确“同意”“补充说明”或“驳回”。驳回需注明具体原因（如“超预算”“必要性不足”）。

（六）执行与反馈

采购执行：审批通过后，采购部门根据采购方式实施采购（如签订合同、下单采购），同步更新采购进度至申请人。

结果归档：采购完成后，将合同、订单、验收单等资料扫描存档，关联至采购申请单号，形成闭环管理。

三、供应商信息管理操作步骤

（一）供应商准入

提交资料：新供应商需向采购部门提交以下资料（加盖公章）：

《供应商准入申请表》（含基本信息、主营产品/服务、合作优势等）；

营业执照复印件（需在有效期内）；

相关资质证明（如食品行业需《食品生产许可证》，服务类需行业许可证书）；

法定代表人证件号码明及授权委托书（如委托他人办理）。

资质审核：采购部门联合法务、使用部门对资料进行审核，重点核查：

营业执照经营范围与采购需求是否匹配；

资质证书是否在有效期内，是否符合行业监管要求；

是否存在失信记录（通过“信用中国”等官方渠道核验）。

现场考察：对关键物料或大额服务供应商，需组织现场考察，评估生产能力、质量控制体系、履约能力等，形成《供应商考察报告》。

（二）信息建档

录入台账：审核通过后，由采购专员在《供应商信息管理台账》中录入完整信息，包括：供应商编码（唯一识别码）、名称、统一社会信用代码、注册地址、联系人、联系方式（仅保留内部对接电话）、主营产品/服务、合作期限、资质文件有效期、历史合作记录等。

分类管理：按供应商类型（如生产型、贸易型、服务型）、合作级别（如战略供应商、普通供应商）进行标签化管理，便于后续筛选。

（三）日常维护

信息更新：供应商发生以下变更时，需在10个工作日内提交更新资料：

联系人、联系方式变更；

注册地址、经营范围变更；

资质文件升级或续期（如ISO体系认证证书）。

年度复核：每年年底对合作中的供应商进行资质复核，确认资质有效性，对超期未更新的供应商暂停合作。

（四）绩效评估

评估周期：每季度/半年对合作供应商进行绩效评估，评估维度包括：

交货及时性：按期交货次数占总订单次数的百分比；

产品质量：退货率、客诉次数（如退货率＞5%，需限期整改）；

服务水平：响应速度（如问题24小时内反馈率）、配合度（如需求变更灵活性）。

评估结果应用：

评分≥90分（优秀）：优先分配订单，纳入“战略供应商”候选名单；

70分≤评分＜90分（合格）：维持现有合作；

评分＜70分（不合格）：发出《整改通知书》，连续两次不合格则终止合