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行政采购与费用申请双层审批流程模板
一、适用范围与场景说明
本模板适用于公司内部行政类采购与费用申请场景，涵盖日常办公用品采购、固定资产添置、服务类外包（如保洁、维修）、差旅费、业务招待费等行政相关支出。根据金额大小、事项性质及风险等级，实行“部门初审+职能复审”的双层审批机制，保证支出合理、合规、可控。具体场景包括但不限于：
单次采购金额≤5000元的小额行政物品（如文具、耗材）采购；
单次采购金额5000-20000元的固定资产（如电脑、打印机）或服务类采购；
员工因公产生的差旅费、交通费、招待费等日常费用报销；
需跨部门协调或涉及公司统一采购标准的行政支出事项。
二、详细操作流程步骤
（一）申请发起：提交申请材料
责任人：申请人（部门员工）
动作：
明确申请事项（采购/费用类型、明细、用途），填写《行政采购/费用申请表》（见模板表格）；
根据事项性质准备附件材料：
采购类：需提供至少2家供应商的报价单（固定资产需附规格参数说明）、需求部门签字的《采购需求确认单》；
费用类：需附费用发生原始凭证（如发票、行程单）、《费用明细清单》（注明事由、时间、参与人员等）；
将申请表及附件电子版提交至部门负责人，纸质版（需签字）同步存档备查。
输出物：《行政采购/费用申请表》+附件材料（报价单、凭证等）。
（二）部门初审：审核必要性与合理性
责任人：部门负责人（*经理/主管）
动作：
核对申请表信息完整性（申请人、部门、事项、金额、附件等）；
审核申请事项的必要性：是否符合部门工作计划、是否为急需支出（避免重复采购或闲置浪费）；
审核预算合理性：对照部门年度预算，判断支出是否超预算、是否可调剂；
审核附件真实性：报价单是否符合公司比价要求（小额采购可线上比价），费用凭证是否真实、合规（如发票抬头、税号是否正确）。
结果处理：
审核通过：在申请表“部门初审意见”栏签字确认，24小时内转交至行政部（采购类）或财务部（费用类）；
审核不通过：注明驳回原因（如“超预算”“非必要支出”），退回申请人补充材料或撤销申请。
（三）职能复审：合规性与流程核查
根据申请类型，由行政部（采购类）或财务部（费用类）进行复审：
【采购类复审】
责任人：行政部采购专员（*专员）
动作：
核对部门初审意见及申请材料完整性；
审核采购合规性：是否符合公司《行政采购管理制度》（如是否纳入集中采购目录、是否需招标）；
审核价格合理性：对比历史采购价、市场均价，判断报价是否公允（大额采购需组织二次比价或谈判）；
审核采购方式：根据金额确定采购渠道（≤5000元可线上采购，5000-20000元需2家比价，≥20000元需3家比价并提交招标申请）。
【费用类复审】
责任人：财务部费用会计（*会计）
动作：
核对部门初审意见及费用凭证合规性（发票是否有效、是否与申请事由一致、是否符合费用标准（如差旅住宿上限、招待费占比））；
审核预算执行情况：判断费用是否在年度预算内，超预算费用需审核《预算调整申请表》；
审核分摊规则：涉及多部门分摊的费用，需确认分摊比例是否合理。
结果处理：
复审通过：在申请表“职能复审意见”栏签字确认，1个工作日内转交至最终审批人；
复审不通过：注明驳回原因（如“发票不合规”“超预算未审批”），退回申请人整改。
（四）最终审批：决策与授权
责任人：最终审批人（根据金额确定：≤20000元由行政总监/财务总监总审批，＞20000元由总经理总审批）
动作：
综合审核部门初审与职能复审意见，重点关注支出的必要性、合规性及成本效益；
对大额或特殊事项（如固定资产采购、重大招待费），可要求申请人补充说明或现场汇报；
做出审批决策：批准、驳回或有条件批准（如“降低采购金额”“调整费用标准”）。
结果处理：
审批通过：在申请表“最终审批意见”栏签字确认，审批结果同步反馈至申请人及执行部门；
审批不通过：注明原因，流程终止，申请人可根据反馈调整后重新发起。
（五）执行与归档
责任人：申请人、行政部/财务部、执行部门
动作：
采购执行：审批通过后，行政部根据申请类型组织采购（线上下单、签订合同、下单采购），申请人配合验收（核对物品规格、数量、质量），验收合格后签署《采购验收单》；
费用报销：审批通过后，申请人将《申请表》+原始凭证+《验收单》（采购类）提交至财务部，财务部审核无误后安排付款；
归档管理：行政部/财务部每月将审批通过的《申请表》、附件、验收单、报销凭证等整理归档，保存期限≥3年（固定资产采购档案保存≥5年）。
三、流程配套模板表格
行政采购/费用申请表
基本信息
申请编号
（由行政部/财务部按年度统一编制，如“CG-2024-001”“FY-2024-051”）
申请人
所属部门
申请日期
年月日
联系方式
申请事项
事项类型□行政采购□费用
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