企业差旅报销标准化操作指南.docVIP

企业差旅报销标准化操作指南

一、适用范围与常见应用场景

本指南适用于企业全体员工因公外出开展业务活动（如客户拜访、项目调研、参加会议、培训学习等）产生的交通、住宿、餐饮及其他必要费用的报销管理。常见应用场景包括：

国内短期出差（1-3天，如异地客户对接）

国内长期出差（3天以上，如项目驻场支持）

国际出差（含港澳台，需提前办理签证及外汇审批）

市内公务出行（如跨区域会议、紧急事务处理）

二、标准化操作流程步骤

出差前：申请与审批

填写出差申请单：员工通过企业OA系统或指定表格填写《出差申请单》，注明出差事由、起止时间、目的地、行程安排（含交通方式、预计费用）、出差人员名单及部门负责人信息。

审批流程：

部门负责人审核出差必要性及行程合理性；

涉及大额费用（如单次交通费超5000元或住宿超预算20%）的，需提交分管领导审批；

国际出差还需提前3个工作日提交至行政部备案，确认签证及保险办理情况。

结果反馈：审批通过后，系统自动出差编号，员工凭编号预订交通及住宿（优先选择企业协议供应商）。

出差中：费用发生与记录

费用发生规范：

交通：优先选择公共交通（高铁/飞机经济舱、大巴），如需改签或退票，需保留书面说明；市内交通优先使用企业公务卡或统一打车平台，注明“公务出行”及目的地。

住宿：入住企业协议酒店，超标部分需提前在申请单中备注说明（如无协议酒店，选择同级别标准酒店，单房费不超过地区限额）。

餐饮：工作餐标准按地区级别执行（一线城市150元/人/餐，二线城市120元/人/餐），禁止参与与公务无关的宴请。

实时记录：每日通过企业报销APP录入费用明细（含日期、事项、金额、供应商名称），同步拍摄票据照片（保证清晰、完整，避免涂改）。

出差后：报销提交与审核

整理票据：出差结束后3个工作日内，按费用类别（交通、住宿、餐饮、其他）整理合规票据，在票据右上角标注出差编号及日期。

填写报销单：通过系统填写《差旅报销单》，关联出差申请编号，录入每笔费用的金额、类别及备注，票据扫描件（PDF格式，每张票据单独成页）。

部门初审：部门负责人在2个工作日内审核报销单与出差申请的一致性，检查票据是否齐全、费用是否在合理范围内，签署审核意见。

财务复核：财务部门在3个工作日内重点审核：

票据合规性（抬头、日期、金额、公章是否完整）；

费用是否符合差旅标准（超标部分是否有提前审批）；

报销单与票据信息是否一致（如金额、日期、出差编号）。

款项支付与归档

审批通过：复核无误后，财务部门在1个工作日内提交至财务总监审批，审批通过后安排付款（优先通过企业对公账户转账至员工银行卡）。

归档管理：报销完成后，纸质票据由财务部门统一归档（保存期限不少于5年），电子数据同步至企业档案系统，方便后续查询。

三、差旅报销单模板设计

差旅报销单

基本信息

报销单号

[系统自动]

申请人

*某

所属部门

[如：销售部/研发部]

出差编号

[出差申请单编号]

出差日期

[YYYY年MM月DD日]至[YYYY年MM月DD日]

出差地点

[如：北京/上海/东京]

出差事由

[如：客户签约/项目调研/参展]

预算金额（元）

[填写申请时预算总额]

实际报销金额（元）

[财务审核后填写]

费用明细

类别

日期

金额（元）

供应商名称

备注（如：高铁票/酒店含早餐）

交通费

2023-10-01

1200.00

中国南方航空公司

北京-上海经济舱往返

住宿费

2023-10-02

350.00

北京酒店

单人间，含早餐

餐饮费

2023-10-02

180.00

-

工作午餐（客户对接）

市内交通

2023-10-02

50.00

滴滴出行

酒店-客户公司

其他费用

2023-10-02

80.00

会务服务公司

会议资料费

小计

-

-

10.00

-

-

审批流程

申请人签字

部门负责人

财务审核

分管领导

财务总监

*某

*经理

*会计

*总监

*总经理

日期

2023-10-03

2023-10-03

2023-10-04

2023-10-05

2023-10-06

四、关键注意事项

票据合规性：

所有票据需为正规税务凭证，抬头为企业全称，不得涂改、撕毁；

电子票据需PDF原件，截图或拍照无效（需含税务监制章及销货清单）；

国际出差票据需附汇率转换说明（以报销当日中国银行外汇牌价为准）。

费用标准控制：

严格执行企业《差旅费用管理办法》，住宿、餐饮、交通超支部分需由员工自行承担（特殊情况需提前书面申请并经分管领导签字确认）；

禁止虚报、冒报费用，禁止将个人消费（如景点门票、购物）混入公务报销。

时间与流程节点：

出差申请需提前至少1个工作日提交（紧急出差需在发生后24小时内补办）；

报销需在出差结束后5个工作日内提交（逾期未交需说明原因，部门负责人签字确认后可延长3个工作日）；