采购申请与审批流程标准表单.docVIP

一、适用范围与常见应用场景

本标准表单适用于各类企业及组织内部的采购需求管理，涵盖办公用品、生产物料、设备采购、服务外包等场景。无论是行政部门的日常耗材补充，还是生产部门的原材料紧急采购，抑或是研发部门的专用仪器申购，均可通过此表单规范申请流程，保证采购行为有据可依、责任到人，同时实现预算可控与审批透明。

二、流程操作步骤详解

（一）需求发起与表单填写

需求提出：申请人根据部门工作实际需求（如新增设备、补充库存、项目服务等），明确采购物品/服务的名称、规格、数量、用途及预算金额。

表单获取：通过企业内部管理系统或行政部领取《采购申请与审批流程标准表》，保证使用最新版本表单。

信息填写：逐项填写表单基本信息（申请部门、申请人、联系方式、申请日期）及采购明细（物品名称、规格型号、单位、数量、预估单价、预估总价、用途说明），保证内容真实、准确，字迹清晰。

（二）部门内部初审

必要性审核：部门负责人（如*部门经理）核对采购需求与部门工作计划的匹配度，判断采购是否必要，避免重复采购或超需求采购。

预算初审：部门负责人确认采购金额是否在部门年度预算额度内，若超预算需在表单中标注“超预算说明”，并说明理由及资金来源建议。

签字确认：审核通过后，部门负责人在“部门负责人审核”栏签字并填写日期，若不通过需注明原因并退回申请人修改。

（三）预算与合规性复核

预算审核：财务部门（如*财务专员）对照部门预算台账，复核采购金额是否合规，重点检查超预算部分是否有合理审批依据（如追加预算申请函），保证资金使用符合财务制度。

合规性检查：采购部门（如*采购主管）审核采购物品/服务是否属于企业集中采购目录，若需招标或询价，是否已按要求准备初步供应商信息；若涉及特种设备、进口产品等，是否确认具备相关资质要求。

意见签署：审核通过后，财务及采购部门分别在对应栏位签字并填写日期；若需补充材料（如供应商报价、资质文件），应及时通知申请人提供。

（四）分级审批决策

根据采购金额及重要性，实行分级审批，保证审批效率与风险控制：

小额采购（如≤5000元）：由部门负责人及采购主管双签即可生效，无需提交更高层级审批。

中额采购（如5000元-50000元）：需经分管领导（如*分管副总）审批，重点评估采购对部门成本及业务的影响。

大额采购（如＞50000元）：需提交总经理（如*总经理）审批，必要时召开采购评审会，综合评估需求必要性、成本效益及供应商资质。

审批人需在表单中明确签署“同意”“不同意”或“需补充说明”意见，并注明日期。

（五）采购执行与结果反馈

采购实施：审批通过后，采购部门根据表单信息执行采购，优先选择合格供应商，保证采购物品/服务符合规格要求及性价比最优。

验收确认：物品到货或服务完成后，申请人联合部门负责人、采购部门共同验收，核对数量、质量、规格是否与表单一致，验收合格后在“验收结果”栏签字确认。

归档反馈：采购部门将采购合同、验收单、发票等资料与申请表一并存档，并将采购结果反馈至申请人及财务部门，完成闭环管理。

三、标准表单模板

采购申请与审批流程标准表

基本信息

申请编号

（由行政部/采购部统一填写）

申请部门

申请人

联系方式

（内部分机号/企业通讯软件账号）

申请日期

年月日

采购类别

□办公用品□生产物料□设备采购□服务外包□其他：________________

采购明细

序号

物品/服务名称

1

2

3

合计金额（大写）

合计金额（小写）

￥_________________________

审批流程

环节

审核人/审批人

部门负责人审核

*部门经理

财务预算审核

*财务专员

采购方式审核

*采购主管

分管领导审批（≥5000元）

*分管副总

总经理审批（≥50000元）

*总经理

验收结果

申请人：

备注与附件

其他说明（如特殊要求、紧急程度等）

附件清单

□需求说明函□供应商报价单□资质文件□其他：____________________

四、使用关键提示与规范

信息完整性：表单中“*”为必填项，采购明细需逐项填写，不得留空或模糊描述（如“一批办公用品”需具体到物品名称、数量）。

预算准确性：预估总价需与市场行情及历史采购数据相符，若实际采购金额超出预估10%以上，需重新提交审批说明。

审批顺序不可逆：必须按“部门初审→财务复核→采购审核→分级审批”顺序逐级办理，不得跳级或逆向审批，特殊情况需经最高审批人书面同意。

紧急采购处理：如遇紧急需求（如生产故障抢修），申请人需在表单顶部标注“紧急”字样，同步电话告知各审批人，事后需补全书面手续。

存档要求：审批完成的表单原件由采购部统一存档，电子版同步至企业文档管理系统，保存期限不少于2年，以备审计或追溯。

禁止行为：严禁虚构采购需求、拆分单笔采购金额规避审批，或与供应商串通抬高