会议管理活动执行情况记录与评价模板.docVIP

会议管理活动执行情况记录与评价模板

一、适用场景说明

二、模板使用步骤详解

步骤一：会议筹备阶段信息录入

在会议召开前，由会议组织者（如行政专员、项目负责人）填写基础信息，明确会议核心要素：

会议基本信息：包括会议名称（需体现会议主题，如“2024年Q3销售目标分解会”）、会议类型（例会/临时会/专题会）、召开日期、具体时间（起止时间）、会议地点（会议室/线上会议）、主持人、记录人、应参与人数及部门（可列出关键部门，如销售部、市场部、运营部）。

会议目标与议程：简要说明会议核心目标（如“明确各区域Q3销售指标及资源支持需求”），并列出详细议程（含各议题讨论时间、负责人，如“议题1：市场部竞品分析报告（20分钟，负责人*经理）”）。

筹备分工与资源准备：记录筹备任务分配情况（如“场地布置：助理；资料准备：专员”），并确认所需资源是否到位（如投影设备、会议材料、茶歇等）。

步骤二：会议执行过程实时记录

会议召开期间，由记录人按议程顺序逐项记录执行细节，保证客观、准确：

议程执行情况：对照预设议程，记录各议题实际开始/结束时间、是否按计划完成（如“议题1：实际用时25分钟，超时5分钟，原因：讨论环节新增案例分享”）。

关键内容与决议：简要记录各议题讨论要点、争议焦点及最终决议（如“决议：华东区域Q3销售指标调整为1200万元，由销售部*经理负责落实，市场部配合提供推广资源”）。

参与情况与互动：统计实际出席人数、缺席人员及原因（如“应到15人，实到12人，缺席3人：病假、出差、未提前请假”），记录关键人员发言要点及互动反馈（如“运营部主管提出需缩短数据反馈周期，建议从周报改为日报”）。

突发情况处理：若会议中出现突发问题（如设备故障、临时议题插入），需记录问题发生时间、处理措施及影响（如“14:30投影仪故障，启用备用设备，延迟10分钟开始”）。

步骤三：会议收尾阶段跟进与评价

会议结束后24小时内，由记录人整理会议纪要，并组织相关人员完成效果评价：

任务清单与责任分配：根据会议决议，梳理《行动任务清单》，明确每项任务的描述、负责人、计划完成时间及交付成果（如“任务1：制定竞品应对方案，负责人*经理，完成时间：2024年7月15日，交付成果：PPT方案”）。

整体执行评价：从“会议效率”“目标达成度”“决策质量”“参与度”等维度进行评分（可采用1-5分制，1分最低，5分最高），并简要说明评价依据（如“会议效率4分：议程基本按计划推进，仅1项议题超时；目标达成度5分：所有预设议题均形成明确决议”）。

问题总结与改进建议：梳理会议执行中存在的问题（如“部分参会人员未提前阅读材料，导致讨论效率低”），并提出具体改进措施（如“下次会议提前3天发送资料包，要求参会人员签字确认已阅读”）。

步骤四：模板归档与复盘

将填写完整的模板（含会议纪要、行动任务清单、评价结果）提交至行政部门或项目负责人存档，作为会议管理台账。对于重要会议，建议在会后1周内组织复盘会，结合模板中的评价结果与改进建议，优化后续会议流程。

三、会议执行情况记录与评价表单

表1：会议基本信息与筹备情况表

项目

内容

会议名称

会议类型

□例会□临时会□专题会□其他_________

召开日期

______年_月_日

会议时间

____:____至____:____

会议地点

□会议室A□线上会议（：________________）□其他_________

主持人

记录人

应参与部门/人员

会议核心目标

会议议程（含时间、负责人）

1.议题1：________________（____分钟，负责人：______）2.议题2：________________（____分钟，负责人：______）…

筹备分工

场地：______资料准备：______设备调试：______通知发布：______

资源准备情况

□全部到位□部分到位（缺失：______）□未准备

表2：会议执行过程记录表

议题名称

计划时间

实际开始时间

实际结束时间

是否完成

执行情况说明（含讨论要点、决议、争议等）

议题1

□是□否

议题2

□是□否

…

参与情况

应到人数：____实到人数：____缺席人数：____（缺席原因：病假、出差、*未请假）

互动反馈

关键发言摘要：主管提出“________________”；总监建议“________________”

突发情况

□无□有（问题描述：________________；处理措施：________________；影响：________________）

表3：会议任务清单与评价表

序号

任务描述

负责人

计划完成时间

交付成果

状态（□未开始□进行中□已完成）

1

2

…

评价维度

评分（1-5分）

评价依据

会