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行政采购审批与执行一体流程模板

一、适用范围与业务场景

本流程适用于公司各部门、各分支机构在日常运营中产生的各类行政采购需求，涵盖但不限于：办公文具与耗材、电子设备与软件、办公家具与设施、维修保养服务、会议活动支持、后勤保障物资等。

典型场景包括：新员工入职采购办公物资、部门常规耗材补充、办公设备更新换代、办公区域维修服务、大型会议物资筹备等。通过标准化流程，实现采购需求“提出-审批-执行-验收-结算”全链条闭环管理，保证采购合规、高效、透明。

二、全流程操作步骤详解

步骤1：需求发起与部门初审

责任主体：需求部门申请人、部门负责人

操作说明：

需求部门根据实际工作需要，填写《行政采购申请单》（见表1），详细注明采购品名、规格型号、数量、预估单价、预算总额、用途描述、期望交付时间等关键信息，并附相关支撑材料（如报价单、需求说明、会议纪要等）。

部门负责人对采购需求的必要性、合理性、预算准确性进行初审，确认无误后在《行政采购申请单》“部门审核”栏签字，并同步通过OA系统或指定审批路径提交至采购部。

时限要求：需求发起应在计划使用日期前3-5个工作日（紧急采购除外），部门初审需在1个工作日内完成。

步骤2：采购申请审批

责任主体：采购部、财务部、分管领导、总经理（根据金额分级）

操作说明：

采购部审核：采购部收到申请后，重点审核采购品目是否符合公司行政采购范围、预算是否在部门年度预算额度内、需求描述是否清晰可执行。若需补充信息或调整需求，应与需求部门沟通后反馈，并在1个工作日内完成审核。

财务部复核：财务部对采购预算的合规性、资金来源进行复核，确认预算科目无误后，在“财务审核”栏签字，时限为1个工作日。

分级审批：根据采购金额划分审批权限（示例）：

5,000元（含）以下：由分管行政副总审批；

5,000-20,000元（含）：由分管行政副总+总经理双签审批；

20,000元以上：需经总经理办公会集体审议后，由总经理最终审批。

审批通过后，流程流转至采购部进入执行环节；若不通过，审批人需注明原因并退回需求部门。

步骤3：采购执行与供应商选择

责任主体：采购专员、需求部门代表

操作说明：

采购方式确定：根据采购金额、品类特性选择合适方式：

5,000元以下：采用“货比三家”询价方式，至少向2家合格供应商询价，选择性价比最优方案；

5,000-20,000元：采用公开询价或邀请招标，至少3家供应商参与报价，综合价格、质量、服务确定供应商；

20,000元以上：必须公开招标或采用公司合格供应商名录内的定点供应商，必要时组织需求部门、采购部、财务部联合评审。

合同/订单签订：确定供应商后，采购部按公司合同管理规定拟定采购合同（或订单），明确品名、规格、数量、单价、交付时间、验收标准、付款方式、违约责任等条款，经采购负责人、需求部门负责人、分管领导签字盖章后，正式发给供应商。

进度跟踪：采购专员需主动跟踪供应商生产/备货进度，保证按约定时间交付，若遇延期风险，及时与需求部门沟通并协调解决方案。

步骤4：物资/服务交付与验收

责任主体：需求部门、采购部、行政部（如涉及）

操作说明：

交付确认：供应商按约定时间交付物资或提供服务时，需求部门需核对交付清单（品名、数量、规格）与采购订单是否一致，确认无误后在《交付确认单》上签字。

联合验收：根据采购品类组织验收：

办公物资类：需求部门清点数量，检查外观、型号是否符合要求；

设备类：需求部门联合行政部（或IT部）检查设备功能、配件、保修期等，必要时进行测试；

服务类：需求部门根据服务标准（如维修响应时间、会议服务流程等）验收服务质量，填写《服务验收表》。

验收结果处理：验收合格后，验收组在《验收入库确认单》（见表3）上签字确认；若不合格，需在24小时内书面通知采购部，由采购部与供应商协商退换货或整改事宜，整改后重新验收。

步骤5：付款结算与档案归档

责任主体：采购部、财务部、档案管理员

操作说明：

发票核对：供应商开具合规发票（与合同信息一致），连同《验收入库确认单》《采购合同》《交付确认单》等材料提交至采购部，采购部在2个工作内核对票据与实际采购内容是否一致。

付款审批：采购部填写《付款审批单》（见表4），附上述全套资料，按审批权限提交财务部、分管领导、总经理审批。

资金支付：财务部收到审批通过的《付款审批单》后，按公司财务制度通过银行转账或支票方式付款，并同步更新预算台账。

档案归档：采购部在付款完成后，将《行政采购申请单》《采购合同》《询价记录》《验收入库确认单》《发票》《付款审批单》等资料整理成册，按“年度-季度-采购编号”分类归档，保存期限不少于3年。

三、核心流程表单模板

表1：行政采购申请单

申请编号

申请日期

年月日

申请部门

申请人

联系方式

预算科目

采购详情

品名

规格型号