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证书管理制度

一、总则

证书作为个人专业能力、职业资格或特定技能的法定凭证，在现代社会的职业发展与行业规范中扮演着至关重要的角色。为规范公司及员工各类证书的申领、保管、使用、更新与注销等管理行为，确保证书的真实性、有效性、安全性及合规使用，维护公司与员工的合法权益，特制定本制度。

本制度适用于公司全体员工（含正式、合同制及其他用工形式人员）在任职期间所涉及的各类职业资格证书、专业技术职务资格证书、岗位培训证书、学历学位证书以及公司认为需要纳入管理的其他与职业发展相关的证书。

证书管理遵循统一领导、分级负责、规范有序、安全保密的原则。公司人力资源部门为证书管理的归口管理部门，各业务部门协助做好相关证书的日常监督与信息反馈工作。

二、证书的申领与核发

员工根据国家法律法规、行业规范要求以及公司业务发展和岗位履职需要，应主动参加相应的职业资格认证、专业技术等级考评或岗位培训，并按规定程序申领相关证书。

对于国家或行业强制要求的执业资格证书，员工所在部门应提前规划，组织或支持员工参加培训与考试。确因工作需要，由公司统一组织或推荐参加的证书培训与考试，相关费用（如培训费、报名费、考试费等）按公司相关财务规定执行，员工个人应签署相应的服务期协议。

员工自行考取与岗位工作相关的、对公司业务发展有益的证书，可凭相关证明材料向人力资源部门备案。对于公司鼓励考取的重点证书，公司可根据实际情况给予适当的奖励或补贴，具体办法另行制定。

证书核发后，员工应在规定时间内将证书原件或其复印件（扫描件）提交人力资源部门登记备案。公司统一组织考取的证书，由人力资源部门统一领取并登记后，根据管理需要决定由公司集中保管或交由员工个人保管。

三、证书的保管与使用

证书的保管责任应明确。由公司集中保管的证书，人力资源部门应建立专门的档案，妥善存放，防止遗失、损坏或涂改。员工个人保管的证书，应妥善自行保管，如有遗失或损坏，应及时向人力资源部门报告，并按发证机构要求办理补办手续。

证书是员工个人职业能力的证明，也是公司人力资源配置和人才培养的重要依据。员工在公司内部调动、晋升、考核时，相关证书可作为重要参考。

公司可根据业务需要，在征得员工同意后，合理使用其持有的与工作相关的证书复印件或扫描件，用于公司资质申报、项目投标、业务宣传等合法经营活动。严禁任何形式的证书租借、转让、倒卖或用于非法活动。

员工不得利用证书从事与公司利益相冲突的活动，或未经公司允许将证书用于其他单位的经营活动。严禁伪造、变造任何形式的证书，违者将承担相应的法律责任，并按公司规定严肃处理。

四、证书的变更、补办与延续

如证书上的个人信息（如姓名、身份证号等）发生变更，或证书内容因其他原因需要变更时，员工应及时向人力资源部门报告，并提交相关证明材料，办理变更备案手续。

证书遗失或损毁的，员工应立即向人力资源部门报告，并积极主动向发证机构申请补办。补办过程中产生的费用，原则上由员工个人承担；若因公司保管不善导致遗失或损毁的，由公司承担相应责任和费用。

各类证书均有有效期，员工应关注所持证书的有效期，提前规划证书的年检、验证或延续注册事宜。公司将为员工参加必要的继续教育、培训提供合理支持和便利。证书延续所需费用，参照本制度第二条第三款执行。

五、证书的年检/验证与延续

员工应按时参加证书的年检、验证或延续注册。确因工作原因无法按时参加的，需提前向人力资源部门书面说明情况，协商解决办法。

公司人力资源部门负责提醒员工办理证书的年检、验证或延续注册手续，并协助员工准备相关材料。对于需要公司出具证明或提供支持的，公司应予以配合。

证书年检/验证不合格或未能按时办理延续手续导致证书失效的，员工应承担相应责任。如因此影响其岗位履职能力，公司有权根据实际情况调整其工作岗位或待遇。

六、证书的注销与回收

员工离职时，应将由公司集中保管的所有证书原件交还给人力资源部门。对于员工个人保管但与公司业务有直接关联且公司支付了相关培训费用的证书，若员工在服务期内离职，应按服务期协议的约定处理，或根据实际情况协商解决。

员工因违反国家法律法规、公司规章制度，或证书被发证机关依法吊销、注销的，应立即向公司报告。公司人力资源部门应及时更新证书管理档案。

对于已过期、失效或被注销的证书，由人力资源部门统一登记后，根据证书性质和公司规定进行处理，可通知员工领回或按档案管理规定进行销毁。

七、管理职责

人力资源部门是证书管理的牵头部门，负责本制度的制定、修订、解释和监督执行；建立和维护公司员工证书管理信息系统；组织证书的登记、备案、统计、查询；协调证书培训、考试、补办等相关事宜。

各业务部门负责本部门员工证书需求的提出；协助组织本部门员工参加相关证书的培训与考试；监督本部门员工证书的保管与合规使用；及时向人力资源部门反馈证书管理中出现的问题。