会议组织与记录标准化工具会议纪要撰写规范.docVIP

会议组织与记录标准化工具会议纪要撰写规范

一、适用范围与核心价值

本规范适用于公司内部各类会议（包括但不限于战略规划会、项目推进会、部门例会、跨部门协调会、专题研讨会等）的会议纪要撰写，旨在通过标准化流程保证会议纪要的完整性、准确性、可追溯性，为后续工作执行、责任落实及复盘总结提供清晰依据。通过统一格式与要求，提升会议效率，减少信息传递偏差，实现“会前有准备、会中有记录、会后有跟进”的闭环管理。

二、会议纪要撰写全流程指南

（一）会前准备：奠定记录基础

明确会议目标与议程

提前获取会议通知，确认会议核心目标（如“确定Q3产品上线方案”“解决跨部门协作流程卡点”）、主要议题及各议题讨论时长。

若议程未明确，需与主持人沟通补充，保证记录重点与会议方向一致。

梳理背景资料与参会人员

收集与议题相关的背景文件（如上次会议纪要、项目方案、数据报表等），提前熟悉内容，便于记录时快速关联关键信息。

确认参会人员名单（含主持人、核心发言嘉宾、记录人），标注关键角色（如决策人、执行部门负责人），避免遗漏重要观点。

准备记录工具与模板

根据会议性质选择记录工具：常规会议可采用Word/Excel模板，复杂议题建议使用思维导图工具梳理逻辑，多人远程会议可结合协作文档实时同步。

打印或打开标准化会议纪要模板（见第三部分），提前填写“会议基本信息”中的静态内容（如会议名称、日期、地点等）。

（二）会中记录：捕捉关键信息

签到与人员确认

会议开始前5分钟，协助完成参会人员签到，记录缺席人员及原因（如“*（研发部经理）因客户拜访缺席，已提前提交书面意见”）。

按议程逐项记录核心内容

议题讨论：记录每个议题的讨论脉络，重点标注“不同观点”“争议焦点”“共识结论”。例如：“针对‘用户增长策略’，（市场部总监）主张加大短视频投放，（产品部经理）建议优先优化功能体验，最终决议：先上线功能优化版，同步试点小规模短视频投放，1周后复盘数据。”

关键数据与决策：准确记录涉及的数据（如“预算调整至50万元”“截止日期提前至8月15日”）、决策结果（如“通过《*项目管理办法》修订稿”）及决策依据（如“根据用户调研反馈，70%用户期待此功能”）。

行动项（ActionItem）：这是会议纪要的核心，需实时记录“任务内容、负责人、截止日期、所需支持”，避免模糊表述。例如：“任务：完成系统接口测试；负责人：（测试组组长）；截止日期：8月10日；支持：*（技术部）需提供测试环境权限。”

辅助记录技巧

使用“关键词+短句”代替完整句子，提高记录速度（如“争议：成本vs效果；结论：优先低成本方案”）。

对不确定的表述（如“大概下个月”“可能需要协调”），及时向发言人确认，保证信息准确。

（三）会后整理：形成规范文档

信息核对与补全

会议结束后2小时内，根据录音（需提前征得同意）、会议笔记及参会人员补充意见，核对记录的准确性，重点检查：

行动项是否包含“任务、负责人、截止日期”三要素；

决策结论是否明确，避免“原则上同意”“视情况而定”等模糊表述；

关键数据、人名、部门名称是否有误。

内容梳理与精炼

按“会议基本信息→议程讨论→决议事项→行动项→后续安排”的逻辑顺序整理内容，删除无关讨论（如闲聊、与议题无关的发言），突出“结论”与“行动”。

语言需客观、简洁，避免主观评价（如“的发言毫无道理”），改为“提出不同观点，认为……”。

格式标准化排版

标题统一为“《[会议名称]纪要》”，如“《2024年Q3产品上线推进会纪要》”。

段落分明，使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”等层级符号区分议题，行动项建议用表格呈现（见第三部分模板）。

（四）审核与发布：保证信息落地

提交审核

整理完成后，先提交给主持人或指定负责人审核，确认内容无遗漏、无偏差。若需修改，根据反馈调整后再次提交，直至通过。

正式发布与归档

审核通过后，在24小时内通过公司内部系统（如OA、企业）发送给所有参会人员及相关部门抄送相关人员，并在邮件标题中注明“【会议纪要】+[会议名称]+[日期]”。

将最终版纪要（含附件、审批记录）归档至指定文件夹，保存期限不少于1年（重要战略会议建议保存3年以上）。

三、标准化会议纪要模板

《[会议名称]纪要》

会议基本信息

内容

会议名称

例：2024年Q3产品上线推进会

会议日期

2024年X月X日

会议时间

14:00-16:30

会议地点

公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议号：X）

主持人

*（产品总监）

记录人

*（行政专员）

参会人员

（市场部经理）、（研发部主管）、（测试组组长）、（运营专员）等共8人

缺席人员及原因

*（研发部经理）因客户拜访缺席，已提交书面意见

会议议程与讨论记录

内容

一、议题1：Q3产品上线功能优先级排序

讨论要点

1.（市场部）提出用户调