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合同归档制度

一、总则

合同作为企业经营活动中明确权利义务关系的核心法律文件，其系统性管理与规范归档，是企业风险控制、合规运营及历史追溯的重要基础。为确保公司合同档案的完整、安全、有序及可查阅性，充分发挥合同档案在企业管理中的凭证作用与参考价值，特制定本制度。

本制度旨在规范合同从签订完毕至最终归档的全流程管理，明确各部门及相关人员在合同归档工作中的职责，确保每一份合同都能得到妥善保存与高效利用，为公司的持续健康发展提供有力的档案支持。

二、合同归档的重要性与目的

合同档案是企业经营活动的原始记录，详实反映了企业与外部主体间的经济交往情况。其重要性主要体现在：

1.风险控制与合规管理：完整的合同档案是应对潜在法律纠纷、进行合规审查的首要依据，有助于明晰责任，防范风险。

2.历史追溯与决策支持：合同档案记录了过往交易的条款、条件及执行情况，为企业未来的经营决策、战略规划提供宝贵的历史数据和参考经验。

3.知识产权与商业秘密保护：对于涉及核心技术、商业秘密的合同，规范归档是防止信息泄露、保护企业知识产权的关键环节。

4.审计与监管要求：良好的合同归档实践能够满足内部审计、外部监管机构对企业运营合规性检查的要求。

合同归档的目的在于：确保合同档案的收集完整、整理规范、保管安全、查阅便捷，最终实现合同管理的规范化与精细化。

三、合同归档的基本原则

1.统一管理原则：公司合同档案实行统一领导、分级管理的体制。指定专门的档案管理部门（或岗位）负责合同档案的最终接收、保管、统计和利用，各业务部门负责本部门合同的初步整理与移交。

2.全程参与原则：合同归档工作应贯穿于合同谈判、起草、评审、签订、履行、变更、终止（解除）直至纠纷处理的全过程，确保归档材料的完整性与连续性。

3.规范有序原则：合同归档的流程、材料整理、编号、装订、保管等均需遵循统一的规范和标准，确保档案的系统性和可识别性。

4.安全保密原则：严格遵守公司保密规定，采取有效措施确保合同档案的实体安全和信息安全，防止档案丢失、损毁或被非授权查阅、复制、泄露。

四、合同归档的范围与责任部门

归档范围：凡以公司名义对外签订的，或公司作为一方当事人的各类合同、协议、补充协议、备忘录、意向书以及相关的重要函电、审批文件、履行记录等，均属于本制度规定的归档范围。具体包括但不限于：购销合同、服务合同、合作协议、借款合同、租赁合同、劳动合同（按人力资源档案管理规定执行，但核心条款摘要可酌情归入业务合同档案）等。

责任部门：

*业务承办部门：是合同归档的第一责任部门，负责将已签订生效且履行完毕或阶段性履行完成的合同及相关材料收集齐全、初步整理后，向档案管理部门移交归档。

*档案管理部门：负责合同档案的接收、审核、编号、登记、分类、装订、保管、统计、鉴定、销毁（按规定程序）以及提供查阅服务。

*法务部门：负责对合同归档的合规性进行指导和监督，对归档合同中涉及的法律问题提供支持。

五、合同归档的具体流程

（一）归档时限

业务承办部门应在合同签订生效后，并在主要履行义务完成或合同终止/解除后规定期限内（通常为相关业务处理完毕后一个月内），完成合同及相关材料的整理与移交归档工作。对于履行周期较长的合同，可根据需要进行阶段性归档。

（二）归档材料要求

归档的合同材料应齐全、完整、真实、有效。至少应包含以下核心文件：

1.合同正本（原件）及所有副本；

2.合同审批过程中的各类审批文件、会议纪要（如适用）；

3.合同相对方的主体资格证明文件（如营业执照复印件、授权委托书等）；

4.合同附件、补充协议、变更协议、解除协议；

5.合同履行过程中的重要凭证、单据、确认函、验收报告、付款记录（复印件，原件由财务部门保管）等；

6.与合同相关的重要往来函电、谈判记录；

7.合同争议解决过程中的法律文书（如仲裁裁决书、判决书等）。

所有归档材料应字迹清晰、页面整洁，复印件需注明“与原件核对无异”及复印日期，并由相关责任人签字或加盖部门印章。

（三）归档整理规范

1.分类：按照合同性质、业务类别、签订年份、对方单位等标准进行分类。具体分类标准由档案管理部门会同各业务部门统一制定并执行。

2.编号：采用统一的档案编号规则对合同档案进行编号，编号应具有唯一性和可追溯性。编号规则可包含年份、部门代码、合同类型代码、顺序号等要素。

3.排序：同一合同的各类文件应按照形成时间顺序或逻辑关系（如合同正本在前，附件在后；审批文件在前，合同文本在后等）有序排列。

4.装订：使用规范的档案装订材料，如档案盒、文件夹、装订线等，确保装订牢固、整齐，便于翻阅。页面较大的材料应折叠整齐，较小的附件应粘贴在标准尺寸的衬纸上。

（四）移交与接收

业务承办部门整理