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企业行政物品采购与资产管理模板类内容

一、适用场景与业务背景

二、标准化操作流程

（一）需求提报与初审

需求发起：各部门根据实际工作需要，由指定人员（如部门助理或行政对接人*）填写《行政物品采购申请表》，详细注明物品名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途说明及期望到货日期。

部门审核：部门负责人*对需求的合理性、必要性及预算合规性进行审核，确认无误后签字提交至行政部门。

（二）采购审批与计划制定

分级审批：行政部门汇总各部门需求，按金额分级报批：

单次采购金额≤5000元：由行政部门负责人*审批；

5000元＜单次采购金额≤20000元：由行政部门负责人审核后，报分管行政副总审批；

单次采购金额＞20000元：需经分管行政副总、财务总监联合审批，并报总经理*最终确认。

采购计划：审批通过后，行政部门制定《月度/季度采购计划》，明确采购清单、时间节点及供应商选择标准。

（三）供应商选择与采购执行

供应商筛选：行政部门从《合格供应商名录》中选择至少3家供应商进行比价（或招标），优先选择性价比高、服务稳定的供应商，填写《供应商比价记录表》存档。

订单下达：确定供应商后，行政部门签订采购合同（或下达订单），明确物品规格、数量、价格、交付时间及验收标准，同时将合同复印件抄送财务部门备案。

（四）资产验收与入库登记

到货验收：物品送达后，由行政部门验收人员*（与采购人员分离）对照采购订单核对物品名称、数量、规格及质量，保证无误后签字确认；若存在破损或与订单不符，需及时联系供应商退换货。

资产登记：验收合格后，行政部门填写《资产入库登记表》，为每件资产分配唯一编号（如“ZC-2024-001”），粘贴资产标签（包含编号、名称、入库日期），并将信息录入《行政资产台账》，同步更新电子档案。

（五）资产领用与归还管理

领用申请：员工需领用资产时，填写《资产领用/归还表》，注明领用物品编号、名称、数量、领用人及部门，经部门负责人*签字确认后提交至行政部门。

发放与登记：行政部门核对领用信息无误后发放资产，同时在台账中更新“领用日期”“领用人”“存放位置”等字段，并由领用人签字确认。

归还流程：员工离职、部门调拨或资产闲置时，需将资产归还行政部门，行政部门检查资产完好情况，在《资产领用/归还表》中记录“归还日期”“资产状态”，并更新台账信息。

（六）资产盘点与维护

定期盘点：行政部门每季度组织一次全面盘点，每年末进行一次专项抽查，填写《资产盘点表》，对比台账数量与实盘数量，保证账实相符；若存在差异，需查明原因（如盘亏、盘盈、损坏），并报分管领导*审批后调整台账。

日常维护：行政部门建立《资产维护记录表》，对大型设备（如打印机、空调等）定期进行保养维修，记录维护时间、内容及费用，保证资产正常使用。

（七）资产处置与报废

处置申请：对于损坏无法修复、达到使用年限或闲置的资产，由行政部门填写《资产处置申请表》，注明资产编号、名称、处置原因、评估价值及处置方式（如报废、变卖、捐赠等）。

审批与执行：处置申请按审批权限报批（参照采购审批流程），审批通过后，行政部门按合规方式处置资产（如报废需交由专业机构处理，变卖需公开招标），并将处置结果更新至台账，相关凭证（如报废证明、变卖合同）需存档备查。

三、核心模板清单

（一）行政物品采购申请表

申请部门

申请日期

物品名称

规格型号

单位

数量

预估单价（元）

预算金额（元）

用途说明

期望到货日期

申请人*

部门负责人*

（二）资产入库登记表

入库日期

物品编号

资产名称

规格型号

单位

数量

供应商

采购金额（元）

存放位置

保管人*

验收人*

备注

（三）资产领用/归还表

领用/归还日期

物品编号

资产名称

规格型号

单位

数量

领用人*

部门

用途

归还日期

资产状态（完好/损坏）

经办人*

（四）资产盘点表

盘点日期

物品编号

资产名称

账面数量

实盘数量

差异数量（盘+/-）

差异原因

责任人*

处理意见

盘点人*

复核人*

（五）资产处置申请表

申请日期

物品编号

资产名称

规格型号

购置日期

已使用年限

账面价值（元）

处置原因

评估价值（元）

处置方式

审批人*

经办人*

四、使用要点与风险提示

信息准确性：所有表格填写需保证物品信息、数量、金额等真实准确，避免因信息错误导致采购重复或资产漏登。

审批合规性：严格按分级权限执行审批流程，不得越级或简化审批环节，保证采购与处置决策的合规性。

资产标签管理：资产编号与标签需一一对应，标签粘贴位置需明显且不易磨损，便于日常盘点与识别。

台账动态更新：资产入库、领用、归还、处置等信息需实时更新至《行政资产台账》，保证账实、账账相符，避免信息滞后。

盘点责任到人：盘点需由行政部门牵头，财务部门监督，各部门配合，盘点差异需明确责任并限期整改，杜绝“重采购