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企业采购流程审核及标准化文档包

一、适用范围与应用背景

在企业运营中，采购活动作为连接资源与生产的关键环节，其规范性直接影响成本控制、运营效率及合规风险。为解决传统采购中可能存在的流程不清晰、责任不明确、文档散乱等问题，本标准化文档包适用于各类企业（含中小型企业、集团化企业）的日常采购、项目采购及集中采购场景，旨在通过全流程标准化管理，实现采购需求合理化、供应商选择透明化、合同执行规范化及文档管理系统化，保证采购活动高效、合规、可追溯。

二、采购全流程标准化操作指引

（一）需求提出与审批

操作主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部）、采购部门、财务部门、管理层。

操作内容：

需求提报：需求部门根据业务需求，填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格、数量、用途、预算金额、期望交付时间等信息，并附上相关技术说明或支持文件（如技术参数、图纸等）。

部门审核：需求部门负责人*对需求的合理性、必要性进行审核，签字确认后提交至采购部门。

采购初审：采购部门核对需求是否符合采购政策、预算是否在部门额度内，并评估采购的可行性（如市场供应情况、交期等），提出初步意见。

财务复审：财务部门审核预算准确性、资金来源是否合规，重点评估大额采购的成本合理性。

管理层审批：根据采购金额分级审批（如小额采购由部门总监审批，大额采购由总经理或采购委员会审批），审批通过后进入下一环节。

输出文档：《采购需求申请表》（含各级审批意见）、《预算审核表》。

（二）供应商寻源与评估

操作主体：采购部门、需求部门、质量部门（如需）。

操作内容：

寻源渠道：通过公开招标、邀请招标、询价比价、单一来源采购（仅限特殊场景）等方式筛选供应商，优先从《合格供应商名录》中选择，新供应商需经过资质初审。

资质审核：要求供应商提供营业执照、相关资质证书（如行业许可证、质量体系认证等）、过往合作案例（至少3份）等，采购部门核验原件并留存复印件。

现场评估（如需）：对重要物料或服务供应商，组织需求部门、质量部门进行现场考察，评估其生产能力、技术实力、质量控制体系及履约能力。

综合评分：制定《供应商评估表》，从价格（权重30%）、资质（权重20%）、交期（权重20%）、服务质量（权重20%）、合作稳定性（权重10%）等维度进行量化评分，得分80分以上可纳入《合格供应商名录》。

输出文档：《供应商资质审查表》、《供应商现场评估报告》（如需）、《合格供应商名录》。

（三）采购方式确定与执行

操作主体：采购部门、需求部门、法务部门（如需）。

操作内容：

方式选择：根据采购金额、物料特性及市场情况确定采购方式：

金额≥10万元：公开招标或邀请招标；

1万元≤金额＜10万元：询价比价（至少3家供应商报价）；

金额＜1万元或紧急采购：直接采购（需注明原因并经部门总监*审批）。

过程记录：招标/询价过程需留存《招标文件》《供应商报价单》《比价记录表》，保证过程透明、可追溯。

确定供应商：根据评分结果或性价比最优原则确定中标/成交供应商，向其发出《中标通知书》或《采购订单》，明确采购内容、价格、交付时间、质量标准、付款方式等核心条款。

输出文档：《采购订单》、《招标/询价过程记录表》、《中标通知书》。

（四）合同签订与交货

操作主体：采购部门、法务部门、供应商。

操作内容：

合同拟定：采购部门根据《采购订单》拟定采购合同，包含双方主体信息、标的物详情、价格条款、交付与验收、违约责任、争议解决等核心内容，重大合同需法务部门审核。

合同审批：合同按企业内部审批流程流转（采购经办人→采购经理→法务专员→总经理*），审批通过后由双方法定代表人或授权代表签字盖章，合同一式三份（采购部门、财务部门、供应商各执一份）。

交货跟踪：供应商按合同约定时间交付货物/服务，采购部门核对送货单信息（品名、数量、批次等）是否与合同一致，并跟踪到货状态，保证按时交付。

输出文档》采购合同》、《送货单》。

（五）验收与入库

操作主体：需求部门、采购部门、仓库部门、质量部门（如需）。

操作内容：

初步验收：货物送达后，仓库部门核对数量、包装是否完好，如有破损或数量不符，当场记录并由供应商签字确认。

质量验收：需求部门联合质量部门（如需）根据合同约定的技术标准、质量参数进行检验，出具《验收报告》：

合格：验收人签字确认，办理入库手续；

不合格：出具《不合格品处理单》，由采购部门联系供应商退换货或索赔，并记录供应商违约情况。

入库登记：仓库部门根据验收合格的《验收报告》办理入库，更新库存台账，及时反馈库存信息至需求部门和财务部门。

输出文档》验收报告》、《不合格品处理单》（如需）、《入库单》。

（六）付款与归档

操作主体：财务部门、采购部门、档案管理部门。

操作内容：

付款申请：采购部门根据合同约定、验收合格证明及发票（或费用