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办公设备维护保养记录表通用版使用指南

一、适用范围与应用场景

在现代办公环境中，各类设备的高效运行是保障日常工作开展的基础。无论是打印机、复印机、投影仪等多功能办公设备，还是电脑主机、空调、饮水机等辅助设施，其稳定运行直接影响工作效率与运营成本。本维护保养记录表适用于各类企事业单位、机关、学校、医院等组织的行政部、IT部、后勤部等部门，用于系统化记录办公设备的日常维护、定期保养及故障维修全过程。

通过规范化的记录管理，可实现以下核心目标：

延长设备使用寿命：通过定期保养减少设备损耗，避免因小问题引发大故障；

降低维修成本：提前发觉潜在隐患，减少突发故障带来的紧急维修费用；

明确责任归属：记录设备使用、维护、维修全流程，便于追溯责任主体；

优化设备管理决策：基于历史数据分析设备故障规律，为设备更新、采购计划提供依据。

例如某公司行政部通过使用本记录表，对20台办公打印机进行季度保养，半年内设备故障率下降35%，维修成本减少2万余元；某学校后勤处借助记录表对多媒体教室投影仪进行维护，成功避免了因灯泡老化导致的课堂中断。

二、记录表填写与维护流程

（一）设备基础信息登记——建立设备“身份证”

在正式使用记录表前，需先完成办公设备的基础信息登记，保证每台设备拥有唯一标识。此步骤是后续维护保养工作的基础，相当于为设备建立“电子档案”。

登记内容与操作要点：

设备唯一标识：填写设备编号（如“BJ-PR-2024-001”，其中“BJ”代表北京地区、“PR”代表打印机、“2024”为年份、“001”为序号），保证编号不重复且便于分类管理；

设备基本信息：包括设备名称（如“惠普LaserJetProM404dn打印机”）、型号规格、品牌、启用日期、保修期限（区分整机保修与核心部件保修）、使用部门（如“市场部”“财务部”）、责任人（设备日常使用人）、存放地点（如“3楼301办公室”）；

设备技术参数：简要记录关键功能指标，如打印机的打印速度（页/分钟）、复印机的复印分辨率（dpi）、投影仪的亮度（流明）等，便于后续故障判断与配件匹配。

注意事项：

设备编号应采用统一编码规则，建议按“地区-设备类型-年份-序号”格式，避免编号混乱；

启用日期以设备正式投入使用时间为准，保修期限需核对购买合同或发票；

责任人必须为设备日常直接使用人，如部门秘书、行政专员等，保证日常使用规范。

（二）维护保养计划制定——明确“做什么、何时做”

根据设备使用频率、厂家建议及实际工作需求，制定年度/季度/月度维护保养计划，将保养工作分解为可执行的任务，避免遗漏或拖延。

计划制定步骤：

分类确定保养周期：

高频使用设备（如部门打印机、公共复印机）：每月至少1次日常保养，每季度1次深度保养；

中频使用设备（如会议室投影仪、部门电脑）：每季度1次日常保养，每半年1次深度保养；

低频使用设备（如备用打印机、仓库饮水机）：每半年1次日常保养，每年1次深度保养；

季节性设备（如办公室空调）：每年使用前（春季）及停用后（秋季）各进行1次全面保养。

细化保养项目清单：

日常保养（由设备责任人完成）：设备表面清洁（外壳、玻璃面板）、简单功能测试（如打印测试页）、耗材检查（剩余墨粉/纸张量）；

深度保养（由专业维护人员或IT人员完成）：内部清洁（如打印机硒鼓、投影仪滤网）、部件检查（如打印机搓纸轮、空调风扇）、功能校准（如复印机浓度调整）、耗材更换（如墨盒、滤芯）。

明确执行人与时间节点：

在计划表中标注“保养类型”“执行日期”“执行人”（如“行政部-”“第三方维保-王工”）；

日期安排应避开部门工作高峰期（如月初、月末），减少对办公的影响。

示例：2024年第二季度行政部打印机保养计划中，“公共区打印机（BJ-PR-2024-002）”安排在4月15日进行日常保养（责任人：行政部-），6月20日进行深度保养（执行人：IT部-+第三方维保-王工）。

（三）日常维护操作记录——实时追踪“做了什么、效果如何”

设备维护保养完成后，需立即在记录表中填写操作详情，保证每项工作有据可查。此环节是记录表的核心内容，需客观、准确、完整地反映维护过程。

记录表字段填写说明：

维护日期与时间：精确到具体日期和时间段（如“2024-04-1509:30-10:00”），便于后续统计分析设备故障高发时段；

保养类型：勾选“日常保养”“定期保养”“故障维修”中的一项，若为故障维修，需补充“故障发生时间”；

保养项目：详细描述具体操作，避免笼统表述。例如错误填写“清洁打印机”，正确填写“清洁打印机进纸辊、出纸通道，清理硒鼓表面残留墨粉”；

操作执行人：填写实际操作人员姓名（*号代替，如“”“第三方-”），若为多人协作，需分别注明；

执行情况：勾选“正常完成”“部分完成”“未完成”，若未完成，需注明原因（如“缺