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行政公文写作格式规范模板正式文件版

引言

行政公文是政机关、企事业单位在社会管理、公务活动中具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻方针政策、部署指导工作、请示答复问题、交流信息的重要工具。为规范公文写作流程，统一格式标准，提升公文处理效率与质量，特制定本正式文件版模板。本模板涵盖公文撰写全流程、格式规范及常见问题规避要点，适用于各级机关、团体、企事业单位的正式公文制作。

一、适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本模板适用于《政机关公文处理工作条例》中规定的15种主要公文文种（决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要）的正式文件撰写，同时适用于机关内部规章制度、请示报告、工作总结、会议纪要等具有规范体式的行政文书。

（二）典型应用场景

决策部署类：如《单位关于2024年年度工作部署的通知》《市人民关于进一步加强安全生产工作的决定》；

请示报告类：如《部门关于申请办公经费的请示》《局关于2023年度工作情况的报告》；

沟通协调类：如《高校与企业关于共建实习基地的函》《局关于项目审批事宜的批复》；

信息传达类：如《办公室关于2024年春节放假安排的通告》《公司关于表彰2023年度先进个人的通报》；

会议记录类：如《项目推进会会议纪要》《委理论学习中心组学习会议纪要》。

二、行政公文标准化撰写流程

（一）第一步：明确发文目的与依据

核心任务：清晰界定“为何发文”（目的）和“依据什么发文”（依据）。

目的：如部署工作、请求指示、回复问题、通报情况等，需单一明确，避免一文多事。

依据：需引用上级文件、法律法规、会议精神或实际工作需求，例如“根据《省人民办公厅关于深化‘放管服’改革的实施意见》（X政办发〔2023〕X号）精神……”

操作要点：撰写前与相关负责人沟通，保证发文目的与单位整体工作方向一致，依据文件需核对原文，避免引用错误或过时文件。

（二）第二步：确定文种与标题

文种选择：根据行文关系和内容性质选择恰当文种，常见规则

下行文（上级对下级）：通知、决定、通报、批复等；

上行文（下级对上级）：请示、报告等（“请示”需一事一请，“报告”不得夹带请示事项）；

平行文（不相隶属机关）：函、意见等。

标题拟定：格式为“发文机关+事由+文种”，要求准确简洁、概括性强，避免使用模糊或口语化表述。

示例：《市人民+关于开展2024年春季植树造林活动+的通知》（正确）；

错误示例：《关于植树造林的通知》（缺少发文机关）、《关于搞春季植树的通知》（“搞”字口语化）。

（三）第三步：规范主送机关与抄送机关

主送机关：指公文的主要受理机关，需顶格书写，后加冒号，多个机关之间用顿号分隔（“类、排、号”顺序：同类机关按、政、军、群排列，不同类机关按系统级别排列）。

示例：“各县（市、区）人民，市各部门、各直属机构：”

注意：主送机关应明确具体，避免使用“各有关单位”“相关部门”等模糊表述；若主送机关过多导致一行写不下，需回行时缩进两字。

抄送机关：指除主送机关外需要知晓公文内容的上级、下级或不相隶属机关，标注于成文日期和印章之后（如有附注，在附注下方），格式为“抄送：X，X”。

（四）第四步：撰写内容

是公文的核心，需逻辑清晰、层次分明、语言规范，一般分为“开头-主体-结尾”三部分。

1.开头：阐明发文缘由

常用写法：依据式（引用文件/会议精神）、原因式（说明背景/问题）、目的式（直接说明发文目的）。

示例：“为深入贯彻落实的二十大精神，根据《省教育厅关于推进职业教育高质量发展的实施意见》（X教发〔2023〕X号）要求，结合我市实际，现就推进职业教育产教融合工作通知”

2.主体：明确事项与要求

结构安排：可采用“分条列项法”（用“一、”“（一）”“1.”“（1）”序号标注层次，层次序数不交叉使用）、“总分总法”“递进法”等。

内容要求：事项具体、数据准确、责任明确，避免空话套话。如部署工作需明确“谁来做、做什么、何时完成”；请示事项需提出具体建议。

示例：“一、目标任务（一）到2025年，全市职业院校建成10个以上产教融合实训基地……（二）支持职业技术学院与企业共建智能制造专业……”

3.结尾：提出执行要求或希望

常用规范表述：

通知类：“请各单位认真贯彻执行，并将落实情况于X月X日前报送办公室。”

请示类：“以上请示妥否，请批复。”

报告类：“特此报告。”

函类：“专此函达，盼复。”

（五）第五步：标注附件说明与发文机关

附件说明：若有附件，需在下空一行左空二字标注“附件：”，后加冒号，附件名称后不加标点符号。多个附件需标注序号，如“附件：1.《项目实施方案》2.《经费预算表》”。

发文机关署名：应使用机关全称或规范化简称，多个机关联合行文时，主办机关排列在前。

示例：“市人民办公室”或“市发展