项目管理会议管理会议议程与纪要模板.docVIP

项目管理会议议程与纪要管理工具模板

一、适用会议类型与场景

项目启动会：明确项目目标、范围、团队分工及里程碑计划；

项目周例会/双周例会：跟踪进度、协调资源、解决当前阶段问题；

阶段评审会：验收阶段性成果、评估风险、调整后续计划；

问题专题会：针对项目中的突发问题或瓶颈制定解决方案；

项目总结会：复盘项目整体执行情况，总结经验教训。

二、会议全流程操作指南

（一）会前准备：明确目标与材料

确定会议必要性

主持人根据项目进展（如里程碑节点滞后、跨部门协作需求、风险预警等）判断是否需召开会议，避免无效会议。

若会议必要，明确核心目标（如“对齐研发与测试对需求的理解”“确定延期任务的补救措施”）。

制定会议议程

根据会议目标梳理议题，优先级排序（如紧急事项、需决策事项前置），预估每个议题时长（总时长建议控制在60-90分钟）。

提前3个工作日发送会议通知，包含：会议主题、时间、地点（或线上会议）、参会人员（明确主持人、记录人）、议程及会前需预习的材料（如项目进度表、风险清单）。

准备会议材料

牵头人负责议题相关材料的整理（如数据报表、方案文档、问题清单），保证材料简洁明了（重点数据用图表呈现，避免冗长文字）。

记录人提前准备会议纪要模板（见本文模板表格部分），熟悉议程以便高效记录。

（二）会中执行：聚焦目标与效率

开场与议程确认（5分钟）

主持人开场，重申会议目标及预期成果，确认参会人员是否到齐，如有缺席需说明原因及后续同步机制。

快速过览议程，确认各议题时长分配，无异议后开始讨论。

议题讨论（按议程推进）

每个议题由负责人先简要背景说明（不超过3分钟），再聚焦核心问题展开讨论，主持人需控制发言顺序，避免偏离主题。

鼓励参会人员发表意见，对分歧点引导充分讨论，必要时通过投票或举手表决形成结论。

关键结论需当场复述确认（如“关于A模块延期，大家是否同意将交付时间调整为X月X日，由*工负责协调资源？”）。

行动项确认（贯穿全程）

每个议题讨论结束时，明确行动项：具体任务内容、负责人、完成时限（精确到日期，如“5月20日前”）。

记录人实时同步行动项到纪要模板，保证“任务-负责人-时限”三要素清晰。

会议总结（5分钟）

主持人总结会议成果（已达成共识、待决策事项、关键行动项），明确下一步工作重点及下次会议时间（如需）。

提醒记录人会后1个工作日内整理纪要并分发。

（三）会后跟进：落实与闭环

纪要整理与分发

记录人会后根据会议记录和实时同步的行动项，整理会议纪要，内容需客观、简洁（避免主观评价），重点突出“结论”与“行动项”。

纪要经主持人审核无误后，在1个工作日内发送至所有参会人员及相关方（如项目干系人），抄送存档。

行动项跟踪

主持人或项目助理通过项目管理工具（如Jira、Teambition）或Excel表格建立行动项跟踪表，每日更新任务进展。

对临近截止日期未完成的行动项，提前1天提醒负责人；逾期未完成的，需在下次会议中说明原因及补救计划。

资料归档

将会议通知、议程、纪要、相关材料整理归档（按项目-日期命名），便于后续查阅和复盘。

三、议程与纪要模板参考

（一）项目管理会议议程模板

会议基本信息

会议主题

[如：项目V1.2版本开发周例会]

会议时间

[YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM]

会议地点/线上

[会议室A/腾讯会议：X–]

主持人

*[如：项目经理*工]

记录人

*[如：项目助理*工]

参会人员

*[如：研发工、测试工、产品工、设计工、运营*工]

缺席人员及原因

*[如：前端开发*工（客户需求调研）]

议程详情

议题内容

发言/负责人

预估时长

备注（需会前预习材料）

一、项目进度同步

1.各模块当前进展汇报（含已完成/未完成任务清单）2.里程碑节点风险预警

各模块负责人

20分钟

各模块进度表（附件1）

二、问题讨论与决策

1.测试环境资源冲突问题解决方案2.需求变更申请（编号：-005）是否通过

测试工/产品工

30分钟

问题清单（附件2）、需求变更文档（附件3）

三、行动项确认

1.[议题一]未完成任务的责任人及时限2.[议题二]解决方案的落地步骤

全体参会人员

10分钟

-

四、其他事项

（如有临时新增议题，简要说明）

-

5分钟

-

（二）项目管理会议纪要模板

会议基本信息

会议主题

[同议程模板]

会议时间

[同议程模板]

主持人

*[同议程模板]

记录人

*[同议程模板]

参会人员

*[同议程模板]

会议主要内容

一、项目进度同步

结论：1.研发模块：后端接口开发已完成80%（工），前端页面开发完成60%（工），均按计划推进；2.测试模块：测试用例编写完成90%（*工），因测试环境资源不足，当前仅执行30%用例；3.风险：测试环境资源冲突可能导致测试延期，需优先解决。

二