行政文件归档管理工具档案分类存储.docVIP

行政文件归档管理工具档案分类存储指南

一、适用工作场景

本工具适用于各类企业、事业单位及机关的行政文件归档管理工作，具体场景包括：

日常行政文件整理：对各部门产生的通知、报告、会议纪要、规章制度等文件进行系统性归档；

年度档案梳理：年末对全年行政文件进行分类、编目、存储，保证档案完整可查；

项目文件归集：针对跨部门项目形成的合同、方案、进度报告等文件按项目维度分类存储；

历史档案规范：对过往未分类的行政文件进行回溯整理，建立标准化档案管理体系；

审计与查阅支撑：为内外部审计、合规检查或历史文件调阅提供快速档案定位服务。

二、标准化操作流程

步骤1：文件收集与初步筛选

收集范围：明确纳入归档的行政文件类型，包括但不限于：

上级单位发文（通知、批复、函件等）；

本单位发文（红头文件、规章制度、会议纪要等）；

部门间流转文件（请示、报告、审批单等）；

重要会议材料（议程、发言稿、决议等）；

项目专项文件（立项报告、合同、验收材料等）。

筛选原则：剔除重复文件、草稿（除非有最终版本确认痕迹）、无效文件（如临时通知已过期失效），仅保留具有保存价值的正式文件。

移交要求：各部门需在文件形成后3个工作日内，将纸质文件（需签字盖章完整）及电子文件（命名规范，见步骤3）统一移交至行政部档案管理员*。

步骤2：文件分类与编号

分类标准：采用“年度-类别-子类”三级分类法，保证逻辑清晰、层级分明：

一级分类（年度）：按文件形成年度划分，如“2024年”“2023年”；

二级分类（类别）：按文件性质划分，如“综合管理”（含通知、制度等）、“人事管理”（含招聘、考勤等）、“财务管理”（含预算、报销等）、“项目管理”（含立项、合同等）、“会议管理”（含各类会议材料）；

三级分类（子类）：按具体业务场景划分，如“综合管理”下可分“发文”“收文”“内部通知”，“人事管理”下可分“员工档案”“培训记录”“绩效考核”。

编号规则：采用“年度+分类代码+流水号”格式，例如“2024-ZH-001”（2024年综合管理类第1号文件）、“2024-RS-015”（2024年人事管理类第15号文件）。分类代码可自定义（如ZH=综合、RS=人事、CW=财务、XM=项目、HY=会议），需形成书面《分类代码对照表》存档。

步骤3：文件整理与存储

纸质文件整理：

对齐、装订（避免使用金属订书针，采用棉线装订或档案夹固定）；

加装档案封面（注明文件名称、编号、年度、分类、页数、归档日期、经办人*等信息）；

按编号顺序放入统一规格的档案盒（尺寸建议为31cm×22cm×5cm），盒面粘贴《档案盒标签》（包含年度、类别、子类、起止编号、盒内文件数量）。

电子文件整理：

命名规则：与编号一致，如“2024-ZH-001_关于2024年春节放假的通知.pdf”；

存储路径：按“年度/类别/子类/文件编号+文件名”分层存储，例如“D:/行政档案/2024年/综合管理/发文/2024-ZH-001_关于2024年春节放假的通知.pdf”；

备份要求：电子文件需在本地服务器及云端（如单位内部云盘）双备份，每月末由档案管理员*核对备份完整性。

步骤4：档案登记与著录

登记内容：所有归档文件需录入《行政文件归档登记表》（模板见下文），信息包括：文件编号、文件名称、形成部门、形成日期、页数、密级（普通/秘密/机密，默认为普通）、存储类型（纸质/电子）、存放位置（档案盒编号/电子路径）、归档日期、经办人。

著录要求：纸质文件登记需一式两份，一份随档案盒存放，一份由行政部留存；电子文件需同步录入档案管理系统（如有），支持关键词检索（如文件名、形成部门、主题词）。

步骤5：档案保管与借阅

保管要求：

纸质档案存放在专用档案柜，防火、防潮、防虫、防鼠，库房温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%；

电子档案定期（每季度）检查存储介质状态，防止数据损坏或丢失。

借阅流程：

借阅人填写《行政文件借阅申请表》，注明文件编号、借阅事由、借阅期限（一般不超过3个工作日）、用途；

经部门负责人审批（密级文件需分管领导审批）后，档案管理员*办理借阅手续；

纸质档案借阅需当场清点页数，归还时检查完整性；电子档案借阅需提供加密预览权限，禁止（特殊需求需经分管领导*批准）。

步骤6：档案鉴定与销毁

鉴定周期：每年年底对到期档案进行鉴定，主要检查保管期限（根据单位规定设定，如3年、5年、10年、永久）。

销毁流程：

对保管期限届满且无保存价值的档案，由档案管理员编制《档案销毁清册》，报行政部负责人及分管领导*审批；

销毁时需由两人以上监销，纸质档案采用粉碎或焚烧（符合环保规定）方式，电子档案彻底删除并销毁备份介质；

《档案销毁清册》需永久保存，注明销毁时间、监销人、经办人。

三、常用管理表格模板

表1：行政文件归档登记表