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采购成本控制与供应商管理工具集

一、适用场景与价值体现

本工具集适用于企业采购部门日常管理、供应商全生命周期管理及采购成本优化场景，具体包括：

新供应商引入评估：针对首次合作的供应商，从资质、能力、报价等维度进行系统性筛选，降低合作风险；

现有供应商绩效优化：定期对供应商交货准时率、质量合格率、成本竞争力等指标进行跟踪，推动持续改进；

采购成本专项分析：通过历史数据对比、市场价格波动监测，识别成本优化空间，制定降本策略；

战略供应商关系维护：针对核心供应商，通过联合开发、长期协议等方式深化合作，提升供应链稳定性。

工具集通过标准化流程与模板，帮助企业实现采购决策规范化、供应商管理精细化、成本控制动态化，最终达成“降本、提质、保供、增效”的目标。

二、工具应用全流程指南

（一）需求明确与采购品类划分

操作目标：清晰界定采购需求，为后续供应商筛选与成本分析奠定基础。

步骤说明：

需求收集：由使用部门（如生产部、行政部）提交《采购需求申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、需求数量、质量标准、交货时间及预算上限。

品类划分：采购部根据物料属性（如原材料、MRO、服务类）及采购金额，将采购品类分为战略型（年采购额高、供应风险大）、杠杆型（金额高、供应商多）、瓶颈型（供应风险高、金额低）、常规型（低值、易耗）四类，采用差异化管控策略。

需求确认：采购部组织使用部门、财务部召开需求评审会，确认需求的合理性、预算的可行性，形成《采购需求确认单》。

（二）供应商信息收集与初步筛选

操作目标：建立供应商候选池，剔除明显不符合资质要求的供应商。

步骤说明：

信息收集：通过行业展会、公开招标平台、行业协会推荐、主动寻源等方式，收集潜在供应商信息，填写《供应商基本信息表》（模板见“核心工具模板”）。

资质初审：采购部对供应商营业执照、生产许可证（如涉及）、相关体系认证（ISO9001等）、行业资质（如医疗器械经营许可证）进行核查，剔除资质不全或过期的供应商。

初步筛选：根据采购品类要求，对供应商的生产能力、供货范围、主营匹配度进行评估，筛选出3-5家候选供应商进入下一环节。

（三）供应商现场评估与综合打分

操作目标：全面考察供应商的实际运营能力，保证合作稳定性。

步骤说明：

评估准备：成立评估小组（由采购、技术、质量、财务人员组成），制定《供应商评估标准》，明确各维度权重（如资质20%、价格30%、质量25%、交期15%、服务10%）。

现场考察：对候选供应商的生产场地、设备配置、工艺流程、仓储管理、质量检测体系进行实地调研，记录《现场考察记录表》。

综合打分：评估小组根据《供应商评估打分表》（模板见“核心工具模板”），对候选供应商进行量化打分，得分前2家进入商务谈判环节。

（四）商务谈判与成本分析

操作目标：确定合理采购价格，明确合作条款，控制成本风险。

步骤说明：

成本摸底：要求供应商提供成本构成明细（原材料、人工、制造费用、利润等），采购部联合财务部分析成本合理性，识别虚高部分。

价格谈判：基于市场行情、历史采购数据及供应商成本分析，就价格、付款方式、交货周期、违约责任等条款进行谈判，形成《谈判纪要》。

成本对比：编制《采购成本分析表》（模板见“核心工具模板”），对比不同供应商的报价、总拥有成本（含运输、仓储、损耗等），选择性价比最优方案。

（五）合同签订与供应商准入

操作目标：固化合作条款，明确双方权责，完成供应商正式准入。

步骤说明：

合同拟定：法务部根据谈判结果，拟定《采购合同》，明确标的物信息、质量标准、价格条款、交付要求、验收流程、保密条款、争议解决方式等。

合同审批：采购部提交合同至相关部门（财务、法务、使用部门）审批，保证条款符合企业制度与合规要求。

准入备案：合同签订后，将供应商信息录入《供应商管理台账》，分配供应商编码，纳入企业合格供应商名录，并同步更新采购系统权限。

（六）供应商绩效监控与动态管理

操作目标：跟踪供应商履约表现，及时发觉并解决问题，优化供应商结构。

步骤说明：

数据收集：每月由采购部、质量部、使用部门分别记录供应商的交货准时率、质量合格率、服务响应速度、价格竞争力等数据，填写《供应商绩效跟踪表》（模板见“核心工具模板”）。

绩效评级：每季度根据《供应商绩效评估标准》，对供应商进行A（优秀）、B（良好）、C（合格）、D（不合格）四级评级，评级结果与订单分配、续约资格挂钩。

改进与优化：对C级供应商发出《改进通知书》，明确改进项及时限；对D级供应商启动淘汰程序；对A级供应商给予订单倾斜或联合开发等激励措施。

三、核心工具模板清单

模板1：供应商基本信息表

序号

供应商名称

统一社会信用代码

成立时间

注册资本

主营产品/服务

联系人

联系方式

资质证书（如ISO9001）

备注

1

*有限公司