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财务档案管理制度及实施细则

第一章总则

第一条为规范公司财务档案管理工作，确保财务信息的真实、完整、安全与可追溯，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度所称财务档案，是指公司在经济活动中形成的，具有保存价值的各种会计凭证、会计账簿、财务会计报告、银行对账单、税务资料、合同协议（财务相关部分）、财务分析报告及其他与财务活动直接相关的有保存价值的各种文字、图表、电子数据等不同形式的历史记录。

第三条财务档案管理是公司财务管理的重要组成部分，各部门及全体员工均有保护财务档案的义务。财务档案管理工作遵循统一领导、分级管理、规范有序、安全保密、便于利用的原则。

第四条本制度适用于公司及所属各部门、分支机构的财务档案管理工作。

第二章管理机构与职责

第五条公司财务部是财务档案管理的归口管理部门，负责统筹、指导、监督和检查公司财务档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用、鉴定和销毁等工作。

第六条财务部应指定专人（以下简称“档案管理员”）负责财务档案的日常管理工作。档案管理员应具备良好的职业道德和专业素养，熟悉档案管理业务知识，并保持相对稳定。

第七条档案管理员主要职责：

1.负责财务档案的收集、分类、整理、编号、装订、归档工作；

2.负责财务档案库房（或指定存放区域）的日常管理，确保档案存放安全、有序；

3.负责办理财务档案的查阅、借阅、复制手续，并监督其使用过程；

4.负责财务档案的定期清点、核对，确保账实相符；

5.参与财务档案的鉴定与销毁工作；

6.负责电子财务档案的备份、管理与安全防护；

7.协助对过期或失效财务档案的处理。

第八条公司其他各部门应配合财务部做好本部门产生的、与财务活动相关的文件资料的收集、初步整理，并及时移交财务部归档。

第三章财务档案的收集与整理

第九条财务档案的收集范围包括但不限于：

1.会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证；

2.会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿及其他会计账簿；

3.财务会计报告类：月度、季度、年度财务会计报告（包括会计报表、附表、附注及文字说明），以及其他财务报告；

4.银行存款类：银行存款余额调节表、银行对账单、银行开户及销户资料；

5.税务资料类：纳税申报表、完税凭证、发票领用存登记薄、税务登记证及其他税务相关文件；

6.资金管理类：资金预算、融资资料、借款合同、担保合同（财务部分）等；

7.财产物资类：固定资产盘点表、存货盘点表、资产报废审批资料等；

8.合同协议类：与财务收支相关的经济合同、协议（如采购合同、销售合同、服务合同等的财务条款部分或副本）；

9.审计与评估类：内部审计报告、外部审计报告、资产评估报告等；

10.其他类：财务制度、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、财务人员交接记录等其他具有保存价值的财务资料。

第十条财务档案的收集应及时、完整。各项经济业务发生后，相关经办人员应将涉及的财务资料及时交财务部门，财务人员在处理完毕后，应将其作为会计凭证附件或单独整理，定期向档案管理员移交。

第十一条财务档案的整理应符合以下要求：

1.分类：按照财务档案的内容和性质进行分类，如凭证类、账簿类、报表类等；

2.编号：对每一类档案按照一定的规则进行编号，便于查找和管理。编号规则应统一、规范；

3.装订：会计凭证应按月装订成册，会计账簿在年度结束后装订成册，财务报表及其他资料按类别或时间顺序装订。装订应牢固、整齐，便于翻阅；

4.填写封面：装订成册的档案应填写规范的封面，注明档案名称、年度、月份、册数、起止编号、保管期限、装订人、复核人等信息；

5.编制目录：重要或成册的档案应编制卷内目录，列明序号、文件名称、页号、备注等。

第四章财务档案的归档与保管

第十二条财务档案应在会计年度终了后，由财务部门按照整理要求完成整理、装订，并在规定时间内（一般不超过次年第一季度末）向档案管理员办理归档手续。交接时应填写《财务档案移交清册》，双方签字确认。

第十三条财务档案的保管应符合以下要求：

1.库房要求：档案库房（或指定存放区域）应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等条件。配备必要的防护设施和设备；

2.存放方式：档案应存放在专用的档案柜或档案架内，排列整齐，便于存取。不同类别、不同保管期限的档案应分区存放；

3.保密要求：严格遵守国家及公司有关保密制度，确保财务档案内容不外泄；

4.安全检查：档案管理员应定期对档案库房及档案进行安全检查，发现问题及时处理并报告。

第十四条财务档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为30年和10年。具体保管