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文档撰写规范模板

一、适用范围与典型应用场景

本规范模板适用于各类组织内部的技术文档、管理文档、产品文档、培训材料及项目报告等标准化文件的撰写工作。典型应用场景包括：

企业内部制度流程的编写与修订（如《员工手册》《项目管理流程指南》）；

产品全生命周期文档输出（如《产品需求文档》《用户操作手册》《技术架构设计说明书》）；

项目交付材料整理（如《项目立项报告》《测试报告》《验收总结报告》）；

跨部门协作信息传递（如《会议纪要》《工作交接文档》《需求变更申请单》）。

通过统一规范，保证文档内容完整、逻辑清晰、格式统一，提升信息传递效率与文档可读性。

二、文档撰写全流程操作指南

（一）前期准备：明确文档定位与需求

确定文档类型与目标读者

根据使用场景明确文档类型（技术类、管理类、操作类等），例如：面向开发人员的技术文档需侧重实现细节，面向普通用户的使用手册需侧重操作步骤。

分析读者背景（如是否具备专业知识），调整内容深度与表达方式，避免术语堆砌或过度简化。

梳理文档核心内容框架

列出文档必须包含的核心模块，例如技术文档通常需包含“引言、需求分析、设计方案、实现细节、测试方案、附录”等部分；管理文档需包含“目的、适用范围、职责分工、流程步骤、奖惩机制”等。

使用思维导图或大纲工具梳理逻辑关系，保证内容模块层层递进、无遗漏。

收集与整理基础资料

汇编相关背景信息（如行业标准、项目背景、历史数据）、参考资料（如已发布文档、政策文件）及支撑材料（如流程图、数据图表、截图示例），保证内容有据可依。

（二）内容撰写：遵循“清晰、准确、完整”原则

编写文档标题与封面信息

标题需简洁明确，包含核心主题，例如“系统V2.0版本用户操作手册”而非“使用说明”。

封面信息需完整（参照本章第三部分“标准化文档信息模板表”），包含文档编号、版本号、作者、审核人等关键要素，便于追溯管理。

撰写内容

引言/前言：说明文档目的、适用范围、背景及术语定义（如需），例如“本文档旨在规范项目的需求变更流程，保证项目范围可控，适用于项目组所有成员及干系人”。

主体内容：按前期梳理的框架分章节撰写，每章节设置小标题突出核心要点；技术类文档需包含数据、公式、代码片段等具体信息，管理类文档需明确职责分工、时间节点、流程步骤；操作类文档需按“目标-前提-步骤-结果”逻辑编写，步骤编号清晰（如“1.登录系统→2.选择功能模块→3.填写表单”）。

图表与示例：流程图需使用统一符号（如泳道图、时序图），数据图表需标注坐标轴、单位及数据来源；示例需贴近实际场景，例如“用户登录失败时，系统提示‘用户名或密码错误（错误码：E001）’”。

编写附录与参考文献

附录包含补充说明（如名词解释、工具列表）、原始数据或冗余内容，避免臃肿；

参考文献需注明来源（如“《软件工程国家标准GB/T8566-2007》”），保证内容合规。

（三）格式排版：统一视觉风格

字体与段落

推荐使用宋体（中文）/TimesNewRoman（英文），五号字，行距1.5倍；一级标题黑体三号加粗，二级标题黑体四号加粗，三级标题黑体小四加粗。

段落首行缩进2字符，段前段后间距0.5行，避免使用空格缩进。

编号与列表

章节编号采用“章-节-条”三级编号（如“1→1.1→1.1.1”），图表编号按“章-序号”格式（如图1-1、表2-3）；

有序列表使用“1.2.3.”，无序列表使用“●”或“-”，同一层级格式统一。

页眉页脚与页码

页眉居中显示文档标题（如“系统需求文档”），页脚居中显示页码（“-X-”格式），封面不编页码，目录页用罗马数字（Ⅰ、Ⅱ），用阿拉伯数字（1、2）。

（四）审核与修订：保证质量与合规性

内部自审

撰写人对照文档清单检查：内容是否完整（如是否覆盖所有必要模块）、逻辑是否连贯（如前后结论是否矛盾）、格式是否符合规范（如编号是否连续、图表是否清晰）。

重点核对数据、公式、代码等关键信息的准确性，避免低级错误（如日期错误、单位混淆）。

交叉审核与专家评审

技术类文档需提交技术负责人审核，检查专业术语准确性、实现可行性；管理类文档需提交部门负责人审核，确认职责分工与流程合理性；

涉及多部门协作的文档，需组织相关方评审会，收集反馈并修订，保证内容无争议。

定稿与发布

审核通过后，更新文档版本号（如V1.0→V1.1），在封面标注“最终发布”及发布日期；

按组织规定归档（如至文档管理系统、存储至指定服务器），同步通知相关人员查阅路径。

三、标准化文档信息模板表

序号

字段名称

说明

示例

1

文档名称

简明概括文档核心内容

《项目需求变更管理规范》

2

文档编号

按组织规则编写（如部门-类型-年份-序号，如“PM-REQ-2023-001”）

HR-MAN-2023-015

3

版本号

格式为