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行政事务审批流程及表单标准化工具

一、适用范围与典型场景

本工具适用于企业内部各类行政事务的标准化审批管理，涵盖日常办公高频场景，包括但不限于：

办公资源申请：如文具领用、设备借用、场地预订等；

差旅事务审批：包括国内/外出差申请、行程计划、费用预算等；

小型采购管理：单次采购金额在规定阈值内的物资或服务采购（如办公用品、维修服务等）；

会议与活动审批：部门例会、跨部门协作会议、团建活动等方案及预算申请；

其他行政备案：如员工办公位调整、门禁权限变更等需留痕的行政事项。

二、标准化操作流程详解

步骤1：发起申请——填写表单并准备附件

申请人登录行政管理系统（或通过指定审批平台），选择对应事务类型（如“办公物品领用”“差旅申请”），进入表单填写页面；

按表单要求完整填写信息，包括：申请人所属部门、姓名、联系方式、申请事项详细说明、需求明细（如物品名称/数量、出差地点/天数、会议时间/参会人数等）、预算金额（如有）；

必要附件（如采购报价单、会议方案初稿、差旅行程单等），保证附件清晰、完整，与申请内容一致；

确认信息无误后，提交表单，系统自动流转至下一审批节点。

步骤2：部门初审——审核内容完整性与合理性

部门负责人（或指定初审人）在收到审批任务后，1个工作日内完成初审；

审核重点：

①表单信息是否完整（必填项无遗漏、关键数据如日期、金额准确）；

②申请事项是否符合部门工作需求（如办公物品是否为日常必需、差旅是否与业务直接相关）；

③预算是否符合部门年度行政预算规定（如超预算需说明理由）；

初审通过：“同意”，流转至下一环节；初审驳回：填写驳回原因（如“预算超限”“事由不清晰”），退回申请人修改后重新提交。

步骤3：跨部门会签（如涉及多部门协作）

若申请事项需其他部门配合（如涉及场地使用需行政部确认、涉及采购需财务部审核预算），系统自动触发会签流程；

会签部门在2个工作日内完成审核，重点确认：

①资源冲突（如会议室已被预订、设备当前是否可用）；

②流程合规性（如采购是否需比价、是否符合公司采购制度）；

所有会签部门均通过后，进入最终审批环节；任一会签部门驳回，需说明具体原因，终止流程并退回申请人。

步骤4：最终审批——根据事项级别确定审批人

根据申请事项类型及金额，匹配对应审批权限（示例）：

事项类型

金额/范围

审批人

办公物品领用

≤500元

部门负责人

办公物品领用

＞500元

部门负责人+行政部经理

差旅申请

≤3000元/次

部门负责人

差旅申请

＞3000元/次

部门负责人+分管副总

小型采购

≤10000元

行政部经理

小型采购

＞10000元

行政部经理+总经理

审批人收到任务后，1-3个工作日内完成审核，重点判断：

①事项是否符合公司整体行政管理制度；

②预算是否合理且在可控范围内；

③风险评估（如采购供应商资质、差旅安全保障措施）；

审批通过：系统审批编号，同步结果给申请人及相关部门；审批驳回：注明驳回原因（如“不符合年度预算”“需补充供应商资质证明”），退回申请人。

步骤5：结果反馈与执行

审批通过后，申请人根据审批结果执行：

①办公物品领用：凭审批单至行政部仓库领取，登记领取信息；

②差旅安排：按审批行程预订交通/住宿，出差结束后提交报销；

③会议/活动：按审批方案落实场地、物料等安排；

审批驳回时，申请人根据驳回原因修改申请内容，补充材料后重新发起流程（同一事项重新提交不超过2次）。

步骤6：归档管理

行政部（或指定管理部门）在流程结束后3个工作日内，将审批表单及附件（如采购合同、会议纪要等）分类归档，保存期限不少于3年；

归档信息包含：审批编号、申请人、申请事项、审批流程记录、最终审批意见、执行结果等，保证可追溯。

三、通用审批表单模板

行政事务审批表

表单编号

AQ-2024-X

申请日期

年月日

申请人信息

所属部门

联系方式

姓名

*

职位

申请事项

□办公物品领用□差旅申请□小型采购□会议审批□其他______

事项名称

（如：“2024年Q3部门文具领用”“上海客户拜访差旅”）

详细说明

（请清晰描述申请事由、需求明细、预期目标等，如：“需领取A4纸10包、签字笔20支，用于部门日常办公”；“出差时间：X月X日-X日，地点：上海，事由：与客户洽谈合作，参会人员：、”）

预算信息

预算总额：￥元（大写：________________________元整）

资金来源

□部门预算□专项预算□其他______

附件清单

□采购报价单□会议方案□行程单□其他______（请注明附件名称）

审批流程

初审意见

部门负责人：__________日期：年月日（□同意□驳回，驳回原因：________________）

会签意见（如有）

会签部门1：