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物资采购与供应商管理控制模板

一、适用范围与典型应用场景

日常运营采购：如办公耗材、生产原材料、设备配件等常规物资的重复性采购；

项目专项采购：如工程建设、研发项目、活动策划等所需专项物资的集中采购；

新供应商引入：首次合作的供应商资质审核、评估及合作洽谈；

战略供应商管理：长期合作供应商的绩效跟踪、关系维护及续约决策。

二、标准化操作流程详解

（一）需求确认与计划提报

需求发起：需求部门（如生产部、行政部、项目部）根据业务需求，填写《物资采购需求申请表》，明确物资名称、规格型号、技术参数、需求数量、用途、期望交付日期及预算金额，部门负责人*审核签字后提交至采购部。

需求复核：采购部对接需求部门，确认物资需求的必要性与合理性，核查技术参数是否明确、预算是否符合公司成本控制标准，必要时组织技术部门*进行参数可行性评审。

计划汇总：采购部汇总各部门需求，编制《月度/季度采购计划》，按物资类别、优先级排序，报采购经理及分管领导审批后执行。

（二）供应商寻源与资质审核

供应商寻源：

公开渠道：通过行业平台、招标代理机构、供应商推荐等收集潜在供应商信息；

定向邀请：针对特定物资（如定制化设备），邀请3家及以上具备相应资质的供应商参与。

资质初审：采购部对供应商提交的《供应商资质文件》（包括营业执照、相关行业资质证书、生产/经营许可、质量体系认证、过往合作业绩证明等）进行审核，筛选符合基本要求的供应商进入下一环节。

现场考察：对关键物资（如大型设备、原材料）的供应商，由采购部联合技术部、质量部*组成考察小组，实地核实生产能力、工艺水平、质量控制流程、仓储条件等，形成《供应商现场考察报告》。

（三）询比价与招标采购

询价准备：根据采购计划，向资质审核通过的供应商发出《询价通知书》，明确物资需求、报价要求（含报价有效期、是否含运费/税费等）、提交截止时间及联系人。

比价分析：供应商提交报价后，采购部组织价格比对，重点分析报价构成是否合理、是否符合市场行情（可参考历史采购价格、第三方价格数据），必要时要求供应商提供成本明细说明。

招标采购（适用金额较大或复杂采购）：

编制招标文件：明确采购需求、投标人资格、评标办法（如最低评标价法、综合评分法）、合同条款等；

发布招标公告：通过指定媒体或采购平台发布，公示时间不少于5个工作日；

开标评标：组建评标委员会（含采购、技术、财务、审计等部门代表*），按评标办法对各投标文件进行评审，形成《评标报告》，推荐中标候选人。

（四）合同签订与订单执行

合同拟定：采购部根据中标结果或比价结论，与供应商拟定《采购合同》，明确物资名称、规格型号、数量、单价、总价、质量标准、交付时间与地点、验收方式、付款条件、违约责任、争议解决条款等，法务部门*审核合同条款合规性。

合同审批：采购合同按公司权限逐级报批（如采购经理、分管领导、总经理*），审批通过后由双方法定代表人或授权代表签字盖章，合同正本交采购部、财务部、需求部门存档。

订单下达：采购部根据合同签订情况，向供应商下达《采购订单》，同步抄送需求部门及仓库，明确交付细节（如分批交付、特殊包装要求等）。

（五）交付验收与入库管理

到货确认：供应商按订单约定交付物资，需求部门或仓库核对物资名称、规格、数量是否与订单一致，确认外包装完好后签收《送货单》。

质量验收：

外观检验：检查物资表面是否有破损、变形、锈蚀等缺陷；

功能测试：对技术参数有明确要求的物资（如电子设备、仪器仪表），由质量部或需求部门使用专业工具进行功能测试，出具《质量检验报告》；

不合格处理：验收不合格的物资，由采购部联系供应商退换货，并记录《不合格品处理台账》，必要时启动供应商违约责任追究。

入库登记：验收合格的物资，仓库办理入库手续，填写《物资入库单》，更新库存台账，同步将入库信息反馈至采购部及财务部。

（六）付款结算与供应商评价

付款申请：采购部根据合同约定付款条件（如到货付款、验收后付款），收集《采购合同》《入库单》《发票（或结算凭证）》《质量检验报告》等资料，填写《付款申请单》，附财务部门*审核意见后报领导审批。

款项支付：财务部审批通过后，按公司财务流程办理付款手续，供应商收款后开具合规票据。

供应商评价：

指标设定：包括交付及时性（按时交付率≥95%）、物资质量（合格率≥98%）、价格合理性（市场竞争力）、服务水平（响应速度、配合度）、合作稳定性等；

评价周期：季度/年度评价，由采购部组织需求部门、质量部、仓库等参与，填写《供应商绩效评价表》；

结果应用：评价结果分为优秀、合格、不合格三个等级，优秀供应商优先续约并加大合作份额，不合格供应商限期整改，连续两次不合格终止合作。

三、配套工具表单模板

（一）物资采购需求申请表

申请部门

申请日期

需求编号

需求信息

物资名称

规格型号

单位

用途说明