合同管理文件审批与归档工具.docVIP

合同管理文件审批与归档工具模板

一、适用业务场景

本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织的合同全生命周期管理，尤其适用于以下场景：

新业务合作启动：当企业与外部客户、供应商或合作伙伴达成初步合作意向，需签订正式合同时用于规范合同起草、审批及归档流程；

常规业务合同续签：对于即将到期的租赁、服务、采购等合同，需启动续签审批时，可快速调用模板进行流程化管理；

跨部门协作合同：涉及多个部门（如采购部、法务部、财务部）的合同审批，通过标准化流程明确各部门职责，避免推诿或遗漏；

合规审查需求：在金融、医疗等对合规性要求较高的行业，用于保证合同条款符合法律法规及内部制度要求；

历史合同追溯：当需查询过往合同履行情况、条款细节或归档文件时，通过规范化的归档登记实现快速检索。

二、标准化操作流程

（一）合同发起与起草

发起人准备材料：由业务部门（如销售部、采购部）指定经办人*作为合同发起人，根据合作需求收集以下基础材料：

合作方主体资格证明（如营业执照复印件、授权委托书）；

合作需求说明书（明确服务内容、交付标准、价格等核心要素）；

往来沟通记录（如邮件、会议纪要，作为合同条款的补充依据）。

起草合同文本：发起人根据《合同管理办法》及公司模板，使用标准合同文本起草合同，内容需包括：合同双方基本信息、标的物/服务描述、权利义务条款、价格及支付方式、违约责任、争议解决方式、合同生效条件等核心要素。

内部初步审核：起草完成后，发起人需将合同文本及附件提交给部门负责人*进行初步审核，重点审核业务需求的合理性、条款的完整性及数据准确性（如金额、日期、数量等），审核通过后进入下一环节。

（二）部门协同审核

法务合规审核：部门负责人审核通过后，合同流转至法务部门，由法务专员*进行合规性审查，重点审核：

合同主体是否具备完全民事行为能力，授权委托是否有效；

条款是否符合法律法规及行业监管要求，是否存在法律风险；

格式是否规范，术语是否准确，与公司制度的冲突点。

法务需在2个工作日内完成审核，出具书面意见（如“同意”“修改后同意”“不同意”），并说明修改理由。

财务审核：法务审核通过后，合同流转至财务部门，由财务经理*审核财务相关条款，重点审核：

价格构成是否合理，是否符合公司预算；

支付方式、节点是否明确，是否符合财务管理制度；

涉及税费、发票开具等条款是否合规。

财务需在1个工作日内完成审核，确认无误后签字确认。

其他部门审核（如需）：若合同涉及技术、运营等专项内容（如技术开发合同、服务外包合同），需同步提交至技术部/运营部负责人*审核，重点审核技术可行性、服务标准等，审核通过后方可进入审批环节。

（三）最终审批与签署

领导审批：完成所有部门审核后，合同根据金额及重要性提交至对应层级领导审批：

金额在[具体金额，如10万元]以下的，由分管领导*审批；

金额在[具体金额，如10万-50万元]的，由总经理*审批；

金额在[具体金额，如50万元以上]或涉及重大合作事项的，需提交至董事会/决策委员会审批。

审批人需在1个工作日内完成审批，重点关注合同的战略匹配度、成本效益及风险可控性。

合同签署：审批通过后，由发起人根据公司《合同用印管理规定》办理用印手续，保证合同文本与审批版本一致，加盖公司公章或合同专用章。若需对方签署，应通过邮寄、面签等方式完成双方签署，并签署回执单。

（四）归档与跟踪管理

合同归档：签署完成后，发起人需在3个工作日内将合同文本（含附件、审批单、签署回执等）整理成册，提交至档案管理部门，由档案管理员*进行归档登记，归档信息包括：合同编号、名称、签署日期、存放位置、保管期限等。

台账管理：档案管理部门同步更新《合同管理台账》，记录合同基本信息、审批流程、履行状态（如“履行中”“已完成”“终止”），保证台账与归档文件一致。

履行跟踪：业务部门作为合同履行主体，需定期跟踪合同履行情况（如交付进度、款项支付），每季度向法务及财务部门提交《合同履行报告》，发觉问题及时上报并启动风险应对流程。

三、常用模板清单

（一）合同审批表

合同基本信息

内容

合同名称

合同编号

（按“年份-部门-序号”规则编制，如2024-采-001）

甲方（我方）信息

名称、统一社会信用代码、地址、联系人、电话

乙方（对方）信息

名称、统一社会信用代码、地址、联系人、电话

合同标的

（如“设备采购”“年度技术服务”）

合同金额

大写：________________________小写：________________________

合同期限

自_年_月_日起至_年__月__日止

发起部门

发起人

部门负责人审核意见

□同意□修改后同意□不同意（说明：________________________）签字：__________日期：____年__月__日

法务