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行政文件归档与文档管理制度

一、制度适用范围与核心场景

本制度适用于企业、事业单位及机关内部各类行政文件的规范化管理，涵盖收文（上级来文、平行单位函件、下级请示等）、发文（红头文件、通知、报告、批复等）、内部文件（会议纪要、工作计划、总结、制度流程等）及具有保存价值的其他资料（如合同、协议、调研材料、影像资料等）的归档与保管工作。

核心管理场景包括：日常文件处理后的及时归档、年度系统整理与移交、历史文件的查询与利用、超期文件的鉴定与销毁等，旨在保证行政文件的完整性、安全性及可追溯性，为组织决策、审计检查及历史研究提供可靠依据。

二、行政文件归档全流程操作步骤

（一）文件分类与初步筛选

明确分类标准

按文件来源与性质分为四大类：

收文类：上级单位发来的通知、决定、函件；平行单位商洽业务的公函；下级单位报送的请示、报告等。

发文类：以本单位名义发出的正式文件（含红头文、便函）、会议纪要、批复、通报等。

内部文件类：本单位工作计划、总结、会议记录、管理制度、调研报告、统计报表等。

特殊载体类：具有保存价值的合同、协议、证书、影像资料（含照片、录音录像）、电子文档等。

筛选与剔除

保留具有查考利用价值的文件，包括反映本单位主要职能、历史发展、重要决策及业务活动的资料。

剔除重复文件、无保存价值的临时性通知、草稿（unless为重要决策过程的唯一记录）、过期资料（如已废止的文件初稿）。

（二）文件整理与装订

检查文件完整性

保证文件、附件、审批单、发文稿签等要素齐全，无缺页、漏页或模糊不清的内容。若发觉缺失，需及时联系原经办人补充完善。

去除金属装订物

取除文件夹、订书钉、回形针等金属物品，避免长期存放氧化锈蚀，损坏文件。

规范排序与装订

按文件形成时间顺序（或逻辑关联性）排列，如收文类按“来文日期”排序，发文类按“签发日期”排序，会议纪要按“会议召开时间”排序。

使用棉线装订或不锈钢夹装订，厚度不超过2cm，保证文件平整、不易散乱。

（三）文件编目与登记

编制档号

档号由“分类代号-年度-机构代号-流水号”组成，例如：“XW-2024-01-001”（XW代表行政类文件，2024为年份，01代表办公室，001为流水号）。机构代号需结合本单位实际部门设置确定（如01=办公室，02=人事部等）。

填写归档目录

按照《文件归档目录表》（见第三部分模板）逐项登记，信息需准确完整，包括：档号、文件题名（需与文件标题一致，无标题的需自拟简明题名）、责任者（发文单位或部门）、文件日期（形成日期）、页数、保管期限、存放位置（如档案柜-第X层-第X盒）。

编制电子目录

将纸质目录同步录入档案管理系统，字段与纸质目录一致，支持按关键词（题名、责任者、日期等）检索，实现纸质与电子档案的关联管理。

（四）档案保管与维护

实体档案存放

使用统一规格的无酸档案盒（尺寸统一为31cm×22cm），盒面标注“档号+题名+年度+保管期限”，字迹清晰、耐久。

档案盒按“分类代号-年度-机构代号”顺序排列于档案柜中，柜面张贴分类标签，便于查找。

档案库房需满足“八防”要求：防火（配备灭火器、消防栓）、防盗（安装防盗门窗、监控）、防潮（温湿度控制在14-24℃、45-60%RH）、防虫（放置樟脑丸等防虫剂）、防鼠（封堵孔洞）、防光（避免阳光直射，使用无紫外线光源）、防尘（定期清洁档案柜）、防磁（电子介质单独存放，远离磁场源）。

电子档案管理

电子文件需存储于专用服务器或加密存储设备，定期进行备份（本地备份+异地备份），备份周期不超过3个月。

电子档案命名规则与纸质档案档号一致，如“XW-2024-01-001.pdf”，保证电子文件与纸质文件一一对应。

（五）档案利用与借阅

借阅审批流程

员工因工作需要借阅档案，需填写《文件借阅登记表》（见第三部分模板），注明借阅人信息、借阅文件名称及档号、借阅事由、归还日期，经部门负责人审批（借阅密级档案需经分管领导审批）。

档案管理员核对审批手续无误后，方可提供档案，并当面点交清楚。

借阅注意事项

借阅人需妥善保管档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删文件内容，不得擅自复制、拍照（需复制或拍照的，须经档案管理部门批准）。

借阅期限一般不超过7个工作日，到期需续借的，需提前办理续借手续，最长不超过15个工作日。

涉密档案的借阅需严格遵守保密规定，仅限在指定阅览室查阅，不得带出档案室。

归还与检查

借阅人归还档案时，档案管理员需检查文件是否完整、有无损坏，确认无误后收回档案，并在《文件借阅登记表》上记录归还日期。

若发觉档案损坏或丢失，需立即报告档案管理部门，按《档案管理规定》追究借阅人责任。

（六）档案鉴定与销毁

鉴定流程

档案保管期限届满前3个月，由档案管理部门牵头，组织相关业务部门及档案鉴定小组（由行政、业务、审计人员组成）对到期