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项目管理会议决策记录及跟进模板

一、适用场景与价值

二、详细操作步骤

（一）会前准备

明确会议目标与议题：会议组织者（如项目经理*）需提前梳理本次会议需讨论的核心议题，保证议题聚焦、目标清晰，避免会议偏离主题。

收集背景资料：针对各议题提前整理相关背景信息（如项目计划、风险清单、需求文档等），并发送给参会人员，便于会前熟悉内容。

确定参会人员：根据议题内容邀请相关人员（如项目组核心成员、部门负责人、客户代表*等），并提前确认参会时间。

准备工具：指定会议记录人（如项目助理*），提前准备本模板电子版或纸质版，保证记录工具就绪。

（二）会中记录

记录会议基本信息：在模板中准确填写会议名称、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）、会议目标等基础信息。

逐项记录议题与讨论要点：按会议议程逐项记录各议题的讨论内容，重点记录不同参会人员的观点、分歧及共识，避免主观臆断，保证客观还原讨论过程。

明确决策结论：针对每个议题，清晰记录最终形成的决策结论（如“同意采用A方案”“需求变更通过，需补充文档”等），结论需具体、可执行，避免模糊表述（如“尽快处理”“后续考虑”）。

落实责任人与时间节点：对决策结论对应的行动项，明确具体负责人（如“开发组长”“测试工程师”）、计划完成时间（精确到日期，如“2024-10-15前”），以及交付成果（如“完成模块联调报告”“提交客户确认函”）。

记录待办事项与风险：对会议中未达成一致需进一步讨论的事项，或识别出的新风险（如“需采购部确认设备到货时间”“技术难点需外部专家支持”），单独记录并明确跟进人。

（三）会后整理与分发

完善记录内容：会议结束后24小时内，记录人需根据会议录音、笔记及参会人员反馈，核对并补充记录内容，保证信息完整、准确（如决策结论、责任人、时间节点无遗漏）。

审核与确认：将整理完成的会议记录提交主持人（项目经理）审核，确认无误后，发送给所有参会人员及相关干系人（如项目发起人、部门负责人*），要求在2个工作日内反馈确认意见（如有异议需标注说明）。

归档与公示：确认后的会议记录需统一归档至项目共享文件夹（如“项目会议-决策记录”），并在项目群或协作平台公示，方便全员查阅。

（四）执行跟进与闭环

定期跟踪进度：项目经理*或指定跟进人需通过项目例会、任务管理系统（如Jira/Teambition）等方式，每周/每双周跟踪行动项执行进度，对逾期未完成的项及时预警。

协调解决问题：针对执行过程中出现的资源冲突、技术难题等，及时组织相关人员沟通解决，保证行动项按计划推进。

更新状态与闭环：行动项完成后，负责人需在模板中更新当前状态（如“已完成”“延期”“取消”），并附上交付成果证明（如文档截图、测试报告等），项目经理*确认后完成闭环。

三、标准模板表格结构

会议基本信息

会议名称

项目周例会（2024年第X周）

会议时间

2024年X月X日14:00-16:00

会议地点

3楼会议室A/线上会议（腾讯会议号：*–）

主持人

项目经理*

记录人

项目助理*

参会人员

张（开发组长）、李（测试组长）、王（产品经理）、赵（客户代表）等

缺席人员及原因

钱*（运维工程师，因紧急故障处理请假）

会议目标

1.同步项目当前进度；2.讨论并解决测试阶段发觉的3个关键问题；3.确认下周里程碑交付计划

议题与决策记录

议题编号

议题名称

讨论要点

决策结论

负责人

计划完成时间

1.1

测试阶段“用户登录”功能异常问题

测试组反馈：输入正确密码提示“密码错误”，复现率80%；开发组排查为数据库连接池配置问题，需优化代码。

同意开发组优化数据库连接池配置，测试组同步补充回归测试用例，保证问题彻底解决。

开发组长测试组长

2024-10-10前

1.2

需求变更：增加“用户导出报表”功能

客户*提出需新增按日期导出用户报表功能，开发评估需3人天，可能影响原定里程碑。

同意新增需求，由产品经理*补充详细功能文档，开发组调整下周排期，保证里程碑不延期。

产品经理开发组长

2024-10-12前（文档）2024-10-20前（开发）

2.1

第三方支付接口对接延迟风险

原定10月8日完成对接，但供应商*反馈接口文档未提供，可能导致支付功能无法按时上线。

立即联系供应商*催交接口文档，同时准备备用支付方案（如虚拟钱包支付），若10月11日前未收到文档，启动备用方案。

项目经理运营专员

2024-10-11前

3.1

下周里程碑“核心功能上线”交付计划确认

开发组：已完成80%，剩余模块联调预计3天；测试组：需预留2天回归测试时间。

确认10月15日完成核心功能上线，开发组10月12日前提交测试版本，测试组10月13日开始回归测试。

项目经理开发组长测试组长*

2024-10-15前

待办事项与风险

待办事