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采购需求与供应商选择决策模板

一、适用情境与启动条件

需求部门已明确采购标的的核心功能、技术参数及预算范围；

采购金额达到企业规定的立项标准（如单笔采购≥5万元）；

涉及新供应商引入或现有供应商合作范围调整时；

需跨部门协同完成需求确认与供应商筛选的复杂采购项目。

二、标准化操作流程

（一）需求确认与立项

需求提报：需求部门负责人填写《采购需求申请表》，明确采购标的名称、规格型号、数量、预估单价、预算总额、交付时间、技术标准、质量要求及使用场景，并附相关技术图纸、需求说明书等支撑材料。

需求评审：采购部门牵头组织技术部、财务部、法务部（如需）召开需求评审会，重点核查需求的合理性、预算合规性、技术参数的明确性，形成《需求评审纪要》，由各部门负责人签字确认。

立项审批：评审通过后，按企业权限流程提交至分管领导/总经理审批，审批通过后正式立项。

（二）供应商寻源与初选

寻源渠道：根据采购标的特性，通过以下渠道收集供应商信息：

企业合格供应商库（优先选用）；

公开招标平台（如中国采购网、企业采购官网）；

行业展会、专业论坛推荐；

供应商主动报名（需提交资质材料）。

供应商资质初审：采购部门对意向供应商的基本资质进行审核，包括：

营业执照、相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、行业特许经营许可等）；

生产/经营许可（如涉及特种设备、医疗器械等）；

财务状况（近3年财务报表、纳税证明，无重大失信记录）；

类似项目业绩（近2年内同类合作案例，需提供合同关键页复印件）。

审核通过后，形成《供应商资质初审名单》。

（三）供应商能力评估与方案比选

信息收集：向初审通过的供应商发放《供应商信息征集函》，要求其在规定时间内提交：

供应商详细资料（公司简介、组织架构、生产/服务能力说明）；

技术方案（针对采购标的的技术实现路径、工艺说明、样品测试报告等）；

商务方案（报价明细、付款方式、交付周期、售后服务承诺）；

其他补充材料（如专利证书、客户推荐信等）。

量化评估：成立评估小组（由采购、技术、质量、财务等部门代表组成，不少于3人），根据《供应商评估打分表》（见表1）对供应商进行综合评分，评分维度及权重可根据采购类型调整（如技术密集型采购可提高“技术方案”权重，价格敏感型采购可提高“商务报价”权重）。

方案比选：评估小组结合评分结果，对各供应商的技术先进性、价格合理性、服务保障能力、合作风险等进行综合分析，形成《供应商评估报告》，推荐1-3家候选供应商。

（四）商务谈判与确认

谈判准备：根据候选供应商方案，制定谈判策略，明确谈判重点（如价格折扣、交付周期延长、售后响应时间等），确定谈判小组（含需求部门、采购部门负责人）。

商务谈判：与候选供应商逐一进行谈判，重点确认最终报价、合同条款（验收标准、违约责任、知识产权归属等）、交付细节（运输方式、验收流程）等，形成《商务谈判纪要》，双方代表签字确认。

最终确认：谈判结束后，采购部门汇总谈判结果，形成《采购方案对比表》，明确推荐供应商及备选方案，提交决策审批。

（五）决策审批与结果公示

决策审批：按企业权限流程将《采购方案对比表》《供应商评估报告》《商务谈判纪要》等材料提交至决策层（如采购委员会、总经理办公会）审批，最终确定中标/成交供应商。

结果公示：审批通过后，在企业内部平台或采购公告栏公示结果（公示期不少于3个工作日），公示内容包括采购标的、成交供应商、成交金额、主要合同条款等。

（六）合同签订与执行

合同拟定：法务部门根据谈判结果及企业合同模板拟定采购合同，重点明确双方权利义务、标的规格、价格、交付、验收、违约责任等条款，经采购部门、需求部门、法务部门审核无误后，由双方法定代表人或授权代表签字盖章。

合同执行：采购部门负责跟进合同履行进度，包括供应商生产/备货、物流跟踪、交付验收等；需求部门按合同约定进行验收，出具《验收报告》；财务部门根据验收报告及合同条款办理付款。

三、核心工具表单设计

表1：供应商评估打分表示例

评估维度

权重

评分标准

得分（0-100分）

技术方案

40%

方案可行性（15分）、技术参数匹配度（15分）、创新性与先进性（10分）

商务报价

30%

价格合理性（15分）、付款方式灵活性（10分）、成本控制能力（5分）

服务保障

20%

售后响应时间（8分）、质保期长度（6分）、培训与支持能力（6分）

供应商资质与信誉

10%

资质完整性（4分）、业绩案例（3分）、履约记录（3分）

综合得分

100%

评估小组签字：____________________日期：______年_月_日

表2：采购需求申请表

需求部门

需求提报人

联系方式

提报日期

采购标的名称

规格型号

需求数量

预估单价（元）

预算总额（元）

交付时间

技术参数与质量要求

（附页说明）

需求背景与用