养老院物资采购管理规范制度模板.docxVIP

养老院物资采购管理规范制度模板

第一章总则

第一条为规范我院物资采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保障物资供应的及时性、准确性和安全性，确保养老服务工作的顺利开展，依据国家相关法律法规及本院实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本院所有物资的采购活动，包括但不限于日常运营所需的食品、药品（不含处方药品，处方药品采购按医疗机构相关规定执行）、医疗耗材、办公用品、清洁用品、维修材料、被服床品、文化娱乐用品等。

第三条物资采购管理遵循以下基本原则：

（一）按需采购原则：根据实际需求和库存情况，科学制定采购计划，避免盲目采购和积压浪费。

（二）质量优先原则：在满足价格合理的前提下，确保采购物资符合国家、行业质量标准及本院特定要求，特别是直接关系老年人生活和健康的食品、药品、护理用品等，必须严把质量关。

（三）性价比最优原则：在保证质量的前提下，通过比价、议价等方式，力求以最合理的价格采购到所需物资。

（四）公开透明原则：采购过程应做到公开、公平、公正，重大采购项目应引入竞争机制，确保采购行为的透明度。

（五）廉洁自律原则：采购人员应恪守职业道德，廉洁奉公，严禁收受回扣、贿赂等不正当利益。

（六）安全第一原则：采购物资必须符合安全标准，对老年人的生命健康和机构安全负责。

第二章组织机构与职责

第四条本院成立采购工作小组，由院长任组长，分管副院长任副组长，成员包括采购负责人、财务负责人、仓库管理员、相关科室（如护理部、后勤部、膳食科）负责人等。采购工作小组负责审议采购管理制度、重大采购项目方案、供应商选择等重要事项。

第五条采购部门（或指定专人，下同）是物资采购的归口管理部门，主要职责包括：

（一）贯彻执行本制度及相关采购政策；

（二）汇总各部门物资需求，编制和执行采购计划；

（三）组织实施采购活动，包括供应商的选择、询价、比价、议价、招标（如需）、合同签订等；

（四）负责采购物资的催交、接收、初步验收，并协调使用部门和仓库进行最终验收；

（五）负责采购合同的管理、采购档案的整理与归档；

（六）建立和维护供应商信息库，对供应商进行评价与管理；

（七）处理采购过程中出现的争议、质量问题及退换货事宜。

第六条使用部门职责：

（一）根据本部门实际工作需要，提出物资采购申请，并对申请的真实性、合理性负责；

（二）提供准确的物资规格型号、质量标准、技术参数等需求信息；

（三）参与相关物资的市场调研、供应商考察及采购物资的验收工作；

（四）反馈所采购物资的使用情况和质量意见。

第七条仓库管理部门职责：

（一）负责对采购物资进行数量清点、规格核对和质量初步检验；

（二）办理入库手续，建立库存物资台账，确保账实相符；

（三）负责库存物资的妥善保管、发放和盘点工作；

（四）定期向采购部门和财务部门报送库存物资动态报表，为采购计划提供依据。

第八条财务部门职责：

（一）负责采购预算的审核与控制；

（二）根据审批后的采购合同、验收单、合法票据等办理付款手续；

（三）对采购资金的使用情况进行监督和核算；

（四）参与重大采购项目的审计工作。

第九条本院监察或内审人员（如设有）负责对采购全过程进行监督，确保采购活动的合规性、公正性。

第三章采购申请与审批

第十条采购申请：使用部门根据实际需求和库存情况，填写《物资采购申请表》，详细注明物资名称、规格型号、单位、数量、质量要求、建议品牌（如有）、预计单价、预计金额、用途、需求日期等信息，并由部门负责人签字确认。

第十一条采购审批：

（一）常规、小额物资采购申请，由使用部门负责人审核后，报采购部门负责人审批；

（二）金额较大或重要物资的采购申请，经使用部门负责人、采购部门负责人审核后，报分管副院长或院长审批；

（三）大额或重大采购项目（具体标准由本院根据实际情况确定），需经采购工作小组集体审议通过后，由院长审批。

（四）所有采购申请必须获得最终审批后方可进入采购流程。

第十二条采购计划：采购部门对各部门提交的、已获审批的采购申请进行汇总、分类、核实，结合库存情况和市场供应情况，编制《月度/季度物资采购计划》，报分管副院长审批后执行。对于紧急需求的物资，可按紧急采购流程处理，但需事后补办相关手续。

第四章供应商管理

第十三条供应商的选择应遵循公开、公平、公正和择优的原则。采购部门应通过市场调研、多方询价等方式，选择具有合法经营资格、良好商业信誉、较强供货能力、产品质量可靠、价格合理、售后服务有保障的供应商。

第十四条建立供应商信息档案，内容包括供应商基本情况（营业执照、相关资质证书复印件等）、产品目录、价格表、质量证明、业绩、信誉记录、联系方式等。

第十五条对重要物资或长期合作的供应商，采购部门应组织相关人员进行实地考察，核实其生产能力、质量控制体系、管理水平等。

第十六条