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城市建设档案管理工作指南

城市建设档案，作为城市规划、建设和管理活动中形成的具有保存价值的历史记录，是城市发展轨迹的真实写照，也是未来城市科学决策与可持续发展的重要依据。做好城建档案管理工作，对于传承城市历史文脉、保障工程质量安全、提升城市治理水平具有不可替代的作用。本指南旨在系统梳理城建档案管理的核心环节与关键要点，为相关从业人员提供专业、严谨且具操作性的工作指引。

一、管理职责与组织架构

城建档案管理工作是一项系统性工程，需要明确各方职责，构建权责清晰、协同高效的组织架构。

主管部门职责：各级城乡建设行政主管部门负责本行政区域内城建档案工作的宏观管理、政策制定与监督指导，确保档案工作与城市建设事业同步规划、同步实施。

建设单位职责：建设单位是工程项目档案形成的责任主体，对项目档案的真实性、完整性、准确性负总责。应设立或明确档案管理部门及人员，制定档案管理制度，统筹项目全过程档案工作，组织档案的收集、整理、归档和移交。

勘察、设计、施工、监理等单位职责：各参建单位应指定专人负责本单位形成的工程文件材料的收集、整理和归档工作，确保其形成的档案符合国家及行业标准，并按时向建设单位移交。

城建档案馆（室）职责：城建档案馆（室）是接收、保管、利用城建档案的专门机构，负责对接收的档案进行科学管理、安全保护和开发利用，提供档案咨询和技术服务。

二、档案的收集与整理

档案的收集与整理是城建档案管理的基础环节，直接关系到档案的质量和后续利用。

（一）档案的收集

收集范围应涵盖工程项目从立项、勘察、设计、施工、监理到竣工验收及后续保修等各个阶段形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子文件等不同形式的历史记录。具体包括：

1.工程准备阶段文件：项目建议书、可行性研究报告、立项批复、规划许可、用地许可、招投标文件等。

2.监理文件：监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理报告、质量评估报告等。

3.施工文件：施工组织设计、开工报告、测量记录、原材料及构配件试验报告、施工记录、隐蔽工程验收记录、质量评定资料等。

4.竣工图：按规范要求绘制的反映工程实际状况的图纸，包括总平面图、建筑、结构、给排水、电气、暖通、智能化等各专业图纸。

5.竣工验收文件：竣工验收申请、验收报告、验收备案文件等。

6.其他文件：如工程照片、录像、录音等声像资料，以及电子文件和元数据。

收集工作应遵循“及时、完整、准确、系统”的原则，建设单位应督促各参建单位在项目实施过程中同步收集整理文件材料，确保不遗漏、不丢失。

（二）档案的整理

整理是将零散的文件材料系统化、条理化的过程，包括分类、组卷、编目、装订等步骤。

1.分类：应按照国家或行业现行的档案分类标准进行，通常采用工程性质、专业或阶段进行划分。

2.组卷：将具有内在联系的文件材料组合成案卷。组卷应遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于查阅。

3.编目：包括卷内文件目录和案卷目录的编制。卷内文件目录应包含序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号等要素。案卷封面应填写准确、规范，包含工程名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限等信息。

4.装订：案卷装订应牢固、整齐、美观，便于保管和利用。不同载体的档案应采用适宜的装订方式。

三、档案的移交与接收

工程项目竣工验收后，建设单位应在规定时限内，向城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程档案。

（一）移交要求

1.时限要求：一般应在工程竣工验收合格后三个月内完成移交。

2.质量要求：移交的档案必须是原件（特殊情况可移交副本或复制件，但需注明原件保管单位），且内容真实、准确、完整，手续齐全，符合整理规范。

3.载体要求：除纸质档案外，还应按要求移交电子档案及相应的声像档案。电子档案的格式、存储介质等应符合相关技术标准。

（二）接收审核

城建档案馆（室）在接收档案时，应依据相关法规和标准，对移交档案的完整性、准确性、系统性和规范性进行严格审核。审核合格的，办理接收手续，双方签字盖章；审核不合格的，应一次性告知需补充、修改的内容，由建设单位组织整改后重新移交。

四、档案的保管与保护

档案的保管与保护是档案管理工作的重要环节，目的是确保档案的安全与长久保存。

（一）库房管理

档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施。应配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。库房内严禁存放易燃易爆物品和其他危险品。

（二）日常管理

1.入库登记：档案入库前应进行清点、核对，并登记入册。

2.排列上架：档案应按照分类方案和编号顺序整齐排列上架，便于存取。

3.定期清点：对库存档案应定期进行清点核对，发现问题及时处理。

4.档案流转：档案的借阅