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文档管理标准流程及分类指引

一、适用范围与应用场景

本指引适用于各类企业、事业单位及社会组织的内部文档管理工作，覆盖从文档创建到最终销毁的全生命周期管理。具体应用场景包括：新项目启动时需求文档、方案的规范化管理；跨部门协作中合同、纪要的同步与追溯；合规审计时财务、人事等敏感文档的有序调阅；日常工作中制度、流程文件的版本更新与统一存储；以及员工离职时工作交接文档的完整移交等。通过标准化管理，保证文档信息准确、安全、可追溯，提升组织协同效率。

二、文档管理全流程操作指南

（一）文档创建与命名规范

创建主体：由文档内容相关的直接负责人发起（如项目方案由项目经理创建，制度文件由部门负责人牵头起草）。

内容要素：文档需明确标题、版本号、创建日期、创建人、所属部门、密级（公开/内部/秘密）及核心内容框架。

命名规则：采用“部门代码-文档类型-主题名称-版本号-日期”格式，例如“HR-制度-考勤管理-V1.0。部门代码可自定义（如HR代表人力资源部，FIN代表财务部），文档类型包括方案、制度、报告、纪要等。

（二）文档分类与编码

分类维度：

按部门：人力资源、财务、行政、业务、研发等；

按密级：公开（可对外共享）、内部（仅限内部员工查阅）、秘密（需授权审批）；

按类型：管理类（制度、流程）、业务类（合同、方案）、记录类（纪要、报表）、档案类（历史文件）。

编码规则：分类代码+流水号，例如“HR-2024-001”表示人力资源部2024年第1号文档，“SEC-密-003”表示秘密级文档第3号。编码需唯一，避免重复。

（三）文档审批与发布

审批流程：

公开文档：部门负责人*审核后直接发布；

内部文档：部门负责人审核+分管领导审批后发布；

秘密文档：部门负责人审核+分管领导审批+总经理*审批后发布。

审批要求：审批人需核对文档内容的准确性、合规性及与现有制度的冲突性，审批通过后在文档审批表（见模板）中签署意见及日期；不通过需注明修改意见并退回重审。

发布方式：审批通过后，至指定文档管理系统（如企业网盘、OA系统），并通过邮件或系统通知告知相关人员查阅权限。

（四）文档存储与权限管理

存储位置：

公开文档：共享文件夹，所有员工可查阅；

内部文档：部门专属文件夹，仅本部门员工及授权人员可查阅；

秘密文档：加密存储区，需申请权限并通过管理员*审批后方可访问。

权限设置：遵循“最小权限原则”，仅授予岗位必需的查阅、编辑权限。员工离职或岗位变动时，管理员*需及时调整其文档权限。

（五）文档使用与借阅

查阅规范：员工仅可在授权范围内查阅文档，不得擅自复制、传播敏感信息。查阅秘密文档需填写《文档查阅申请表》，经部门负责人审批后由管理员协助查阅。

借阅流程：因工作需要借阅纸质文档时，借阅人*需提交《文档借阅申请表》，注明借阅原因、期限（最长不超过7个工作日），经审批后登记借阅记录（见模板）。借阅期间需妥善保管，不得涂改、损毁，到期及时归还。

（六）文档更新与版本控制

更新触发条件：政策法规变化、业务流程调整、内容错误修正等。

版本管理：文档修改后需更新版本号（如V1.0升级为V2.0），并保留历史版本至少3个月，以便追溯。修改人需在文档中注明修改内容及原因，更新后重新履行审批流程。

（七）文档归档与销毁

归档范围：已完成阶段性任务（如项目结束、年度总结）且具有保存价值的文档。

归档时间：文档任务结束后30个工作日内，由部门负责人整理并提交至档案管理员。

归档要求：电子文档按分类归档至指定存储区，纸质文档需装订、标注归档编号后移交档案室。

销毁流程：对于超过保存期限（如秘密级文档保存10年、内部文档保存5年、公开文档保存2年）或无保存价值的文档，由档案管理员编制《文档销毁清单》，经部门负责人及分管领导*审批后，由双人监督销毁（纸质文档碎纸处理，电子文档彻底删除），并记录销毁过程。

三、文档管理核心模板示例

（一）文档分类表（示例）

分类维度

类别名称

编码规则

说明

部门

人力资源部

HR

含招聘、培训、薪酬、绩效等文档

部门

财务部

FIN

含预算、报销、报表、合同等文档

密级

内部

INT

仅供内部员工查阅，不得外传

密级

秘密

SEC

涉及核心业务数据、未公开战略，需严格授权

类型

管理制度

SYS

公司层面及部门内部的管理规范、流程文件

类型

项目方案

PRO

新项目启动、立项、执行过程中的规划方案

（二）文档审批表（示例）

文档名称

《项目实施方案》V1.0

文档类型

项目方案（PRO）

所属部门

研发部

密级

内部（INT）

创建人

张*

创建日期

2024年5月10日

审批流程

部门负责人审核→分管领导审批

部门负责人意见

内容完整，符合项目目标，同意提交

分管领导意见

方案可行，按计划执行

生效日期

2024年5月16日

（三）