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采购流程标准化手册及供应商评估工具
一、应用背景与适用范围
在企业运营中，采购活动作为连接资源与生产的关键环节，其规范性直接影响成本控制、供应链稳定性及产品质量。为统一采购标准、提升效率、降低风险，本手册及工具适用于公司各部门（含生产、研发、行政等）的所有采购行为，涵盖原材料、设备、服务、工程等各类采购项目，以及供应商准入、日常合作、绩效评估的全生命周期管理。
二、采购流程标准化操作指引
（一）采购需求提报与审批
操作步骤：
需求发起：需求部门根据业务计划填写《采购申请单》，明确物料/服务名称、规格型号、数量、用途、期望交期及预算金额，经部门负责人*签字确认后提交至采购部。
需求复核：采购部对需求的合理性（如规格是否清晰、预算是否符合公司标准）进行审核，必要时与技术部、财务部会商，保证需求与生产/项目计划匹配。
分级审批：根据采购金额及重要性，按权限逐级审批：
金额≤1万元：需求部门负责人、采购部经理审批；
1万元＜金额≤5万元：增加财务部、分管副总审批；
金额＞5万元：需总经理*最终审批。
审批反馈：审批通过后，采购部在1个工作日内反馈结果至需求部门；未通过则注明原因，需求部门修改后重新提报。
关联模板：《采购申请单》（见附件1）
（二）供应商寻源与比价
操作步骤：
寻源准备：采购部根据审批通过的《采购申请单》，明确采购需求核心要素（质量标准、交期、付款方式等），启动供应商寻源。
供应商渠道：通过公司合格供应商库、行业展会、公开招标平台、行业协会推荐等渠道收集供应商信息，保证至少3家有效供应商参与比价。
询价与谈判：向供应商发出《询价函》，要求在2个工作日内提供书面报价（含明细报价、质量承诺、交付周期、售后服务等）。对复杂项目，组织技术、质量部门参与谈判，明确技术参数及商务条款。
比价分析：采购部填写《供应商寻源对比表》，从价格、质量、交期、资质、合作案例等维度综合评估，形成初步推荐意见，按权限审批。
关联模板：《供应商寻源对比表》（见附件2）
（三）采购谈判与合同拟定
操作步骤：
确定供应商：根据比价结果及审批意见，选定合作供应商，采购部在1个工作日内通知结果。
条款谈判：与供应商就最终价格、交付节点、质量验收标准、违约责任、付款方式等核心条款进行谈判，达成一致。
合同拟定：采购部依据谈判结果拟定《采购合同》，明确双方权利义务，法务部对合同条款（如知识产权、争议解决方式）进行合规性审核。
合同审批与签订：合同按审批流程（采购部、法务部、财务部、分管领导、总经理）签署后，加盖公司公章，正本交采购部、财务部、需求部门存档，副本交供应商。
关联模板：《采购合同评审表》（见附件3）
（四）订单下达与执行跟踪
操作步骤：
订单：合同签订后，采购部在1个工作日内通过ERP系统《采购订单》，同步发送供应商，并电话确认接收状态。
交付跟踪：采购专员每周跟踪订单执行进度，重点关注生产排期、物流运输等环节，对可能延迟的订单提前预警，协调供应商调整计划。
异常处理：若供应商无法按期交付，需提交《采购异常报告》，说明原因及应对措施（如寻找替代供应商、调整生产计划），报采购部经理*审批后执行。
关联模板：《采购订单》（见附件4）、《采购异常报告》（见附件5）
（五）货物/服务验收与入库
操作步骤：
验收准备：需求部门根据采购订单及合同约定，准备验收标准（如技术图纸、检验规范），通知质检部（如需）参与验收。
现场验收：
货物类：核对数量、规格、外观，按《检验作业指导书》进行抽样检验，填写《验收入库单》；
服务类：对照服务范围及交付成果，由需求部门确认完成情况，签署《服务验收确认单》。
不合格处理：验收不合格的，需在24小时内通知采购部，由采购部协调供应商退/换货或整改，整改后重新验收。
入库登记：验收合格后，仓库管理员办理入库手续，更新库存数据，《验收入库单》同步提交财务部。
关联模板：《验收入库单》（见附件6）、《服务验收确认单》（见附件7）
（六）付款结算与资料归档
操作步骤：
发票审核：供应商开具合规发票（与合同、订单、验收单信息一致），提交财务部审核。
付款申请：财务部审核无误后，采购部填写《采购付款申请单》，附合同、订单、验收单、发票等资料，按付款流程审批。
资金支付：财务部根据审批结果安排付款，同步更新供应商付款台账。
资料归档：采购部将采购全流程资料（申请单、合同、订单、验收单、付款凭证等）整理归档，保存期限不少于5年。
关联模板：《采购付款申请单》（见附件8）
三、供应商评估工具体系
（一）供应商准入初评
操作步骤：
资料提交：新供应商需提交《供应商准入申请表》及附件（营业执照、相关资质证书、产品检测报告、企业简介、生产规模说明等），加盖公章后扫描至采购部邮箱。
资格初审：采购部在3个工作日内审核资料完整性及合规性（如营业执照是否在有
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