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企业资产采购流程模板

一、适用范围与典型应用场景

本模板适用于各类企业（含中小型企业、集团子公司）的固定资产、低值易耗品及服务类资产的标准化采购管理，覆盖行政、IT、生产、人力资源等多部门需求。典型应用场景包括：

办公设备采购：电脑、打印机、办公家具等；

生产设备采购：机床、生产线配件、检测仪器等；

软件与服务采购：管理系统、办公软件、维修服务等；

其他资产采购：车辆、实验器材、安防设备等。

二、标准化操作流程详解

（一）需求提出与初审

需求发起：各部门根据业务需要，填写《资产采购申请表》（见表1），明确资产名称、规格型号、数量、预估单价、用途、预算来源及到货时间，由部门负责人签字确认。

需求初审：部门负责人审核需求的必要性与合理性，重点核查资产用途是否与部门职能匹配、数量是否满足实际工作需求，避免重复采购或过度采购。

（二）预算编制与审批

预算汇总：采购部门（或行政部/财务部）汇总各部门采购需求，结合年度预算额度，编制《采购预算明细表》，明确总预算金额及分项预算。

预算审批：

预算金额在[具体金额，如5000元]以下：由采购部门负责人审批；

预算金额在[具体金额，如5000-50000元]：由分管副总（如*李经理）审批；

预算金额超过[具体金额，如50000元]：提交总经理办公会审批，并抄送财务部备案。

预算调整：若实际采购需求超出预算，需填写《预算调整申请表》，说明调整原因，按原审批流程重新报批，严禁超预算采购。

（三）供应商选择与评估

供应商寻源：采购部门通过公开招标、询价比价、定向邀标等方式筛选供应商，优先选择合作过的优质供应商或行业内有资质的供应商。

资质审核：查验供应商营业执照、相关行业资质（如3C认证、ISO认证）、产品质量证明、售后服务承诺等，保证供应商合法合规。

比价与议价：对不少于3家供应商进行报价对比，综合评估价格、质量、交期、付款条件等因素，形成《供应商评估表》（见表2），推荐最优供应商方案。

供应商确定：比价结果按审批权限报批（小额采购由采购负责人审批，大额采购由分管副总审批），确定最终供应商并签订《采购合同》（见表3）。

（四）合同签订与执行

合同拟定：采购部门根据双方协商结果，拟定采购合同，明确标的物名称、规格、数量、单价、总价、交货时间、地点、验收标准、付款方式、违约责任等条款，法务部门（或指定法务人员）审核合同合规性。

合同审批：合同按审批流程签署，采购部门负责人、分管副总、总经理依次签字盖章，供应商同步盖章生效。

订单下达：签订合同后，采购部门向供应商下达《采购订单》，明确交货细节，并同步跟踪生产/备货进度。

（五）到货验收与入库

到货核对：资产到货后，采购部门、使用部门、行政部（或资产管理员）共同到场，核对资产名称、规格、数量、外观是否与合同一致，检查包装是否完好。

质量检测：对技术性较强的资产（如生产设备、IT设备），需由专业技术人员进行功能测试，出具《资产验收单》（见表4），确认是否符合质量标准。

入库登记：验收合格后，资产管理员在《资产验收单》上签字，将资产信息录入资产管理系统（或台账），粘贴资产标签（含编号、名称、使用部门、购置日期等），办理入库手续。

异常处理：若到货资产存在质量问题或与合同不符，采购部门需在24小时内联系供应商，协商退换货或索赔事宜，并书面记录处理结果。

（六）付款结算与档案归档

付款申请：采购部门根据合同约定及验收结果，填写《付款审批单》（见表5），附发票、《采购合同》《资产验收单》等凭证，按财务审批流程办理付款。

资金支付：财务部门核对审批手续及凭证无误后，通过银行转账或承兑汇票等方式支付款项，保留付款凭证。

档案归档：采购部门将采购申请、审批文件、合同、验收单、发票、付款凭证等资料整理成册，按年度分类归档，保存期限不少于[具体年限，如5年]，以备审计或查询。

三、配套工具表单模板

表1：资产采购申请表

申请部门

申请人

申请日期

资产名称

规格型号

单位

预估单价（元）

预估总价（元）

预算来源

资产用途

到货时间

部门负责人签字

采购部门意见

财务部意见

分管副总/总经理审批

表2：供应商评估表

供应商名称

联系人

联系电话

资质文件（营业执照、认证证书等）

□齐全□不齐全（备注：________________）

报价（元）

同类市场均价（元）

价格优势（□高□平□低）

交期（天）

产能评估

□满足□不满足

售后服务承诺

□1年质保+终身维保□其他：________________

历史合作评价（□优□良□差）

评估人

日期

综合结论（□推荐□备选□淘汰）

审批人

日期

表3：采购合同（简化版）

合同编号：_________

甲方（采购方）：_________公司

乙方（供应商）：_________公司

签订日期：____年__月