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商务谈判记录与合同审查标准化模板

一、适用业务场景

新项目/业务合作谈判（如采购、销售、联合开发等）；

现有合同续签或条款修订谈判；

跨部门协作事项的商务对接；

涉及权利义务、成本收益、责任划分等核心条款的协商过程。

覆盖法务、销售、采购、项目等部门在谈判记录与合同审查中的标准化需求，保证谈判过程可追溯、合同条款无遗漏、风险可控。

二、标准化操作流程

（一）谈判前准备

明确谈判目标：根据合作需求，确定核心诉求（如价格、交付周期、违约责任等）及底线条款，避免谈判偏离方向。

收集背景资料：整理合作方资质（如营业执照、行业许可）、历史合作记录（若有）、同类市场行情数据等，支撑谈判策略制定。

分工与议程拟定：明确谈判团队角色（主谈、记录人、技术/法务顾问等），拟定谈判议程（含议题顺序、时间分配），提前发送合作方确认。

（二）谈判中记录

实时记录关键信息：记录人需同步记录谈判时间、地点、参与人员（含双方职务、联系方式，姓名用*代替）、各议题讨论内容及结论，重点标注双方一致意见、分歧点及后续行动项。

确认核心条款：对价格、交付标准、付款方式、违约责任等关键条款，需经双方口头确认后记录，避免歧义。

附件与佐证：对谈判中涉及的方案、数据、样品等，可拍照或标注“详见附件X”，保证记录与佐证材料一一对应。

（三）谈判后整理

记录汇总与核对：谈判结束后2个工作日内，记录人整理谈判记录，与主谈人核对内容准确性，保证无遗漏或偏差。

共识与未决事项梳理：将已达成的共识条款、未决事项（需明确解决时间及责任人）、下一步行动计划分类整理，形成《谈判纪要》。

内部审批：将《谈判纪要》提交相关负责人审批，确认是否启动合同起草/审查流程。

（四）合同审查启动

资料移交：审批通过的《谈判纪要》及谈判佐证材料（如附件、邮件记录等）移交至法务或合同审查岗，作为合同起草/审查依据。

合同初稿核对：审查岗对照《谈判纪要》核对合同初稿，保证核心条款（如谈判达成的价格、期限、责任划分）与记录一致，避免“谈审分离”。

（五）合同形式审查

文件完整性：检查合同文本、附件（如技术协议、订单）、签约主体资质文件是否齐全，合同编号、版本号是否符合企业规范。

格式规范性：核对合同标题、条款编号、页眉页脚、签字页等格式是否统一，无错别字、漏字或多字。

（六）合同实质审查

主体资格审查：核实合作方营业执照（是否在有效期内）、经营范围（是否符合合同内容）、授权代表（签字是否与授权委托书一致），避免无权代理或超越经营范围。

核心条款合规性：

标的与数量：明确产品/服务的名称、规格、型号、数量，避免模糊表述（如“一批”“大约”）；

价款与支付：确认金额、币种、支付方式（如电汇、承兑）、节点（如预付款比例、到货付款期限），是否与谈判结果一致；

履行期限与地点：明确交付/服务完成时间、履行地点（涉及管辖权及风险转移）；

违约责任：审查违约金比例是否合理（不超过实际损失的30%）、是否约定争议解决方式（诉讼/仲裁，明确管辖法院/仲裁机构）。

风险点排查：识别合同中的潜在风险（如知识产权归属、保密义务、不可抗力条款），评估风险等级并提出修改建议。

（七）审查意见反馈与修改

出具审查意见表：法务/审查岗填写《合同审查意见表》，列明审查问题、修改依据及建议，反馈至业务部门及合作方（如需修改）。

闭环跟踪：业务部门根据意见修改合同后，重新提交审查岗复核，直至所有问题整改完毕，形成“审查-修改-复核”闭环。

（八）最终确认与归档

签字盖章：合同终稿经双方授权代表签字并加盖公章/合同章，保证签字清晰、印章完整。

资料归档：将谈判记录、合同审查意见表、合同终稿、签约主体资质等资料整理归档，保存期限不少于合同终止后5年。

三、核心模板内容

（一）商务谈判记录表

项目

内容

谈判编号

[年度]-[部门代码]-[序号，如2024-SC-001]

谈判主题

如“项目采购合同条款谈判”

谈判时间

YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM

谈判地点

如“公司3号会议室”“线上会议（平台：腾讯会议）”

我方参与人员

姓名（职务：如销售经理）、姓名（职务：如法务顾问）

合作方参与人员

姓名（职务：如公司采购总监）、姓名（职务：如法务专员）

议程与讨论内容

议题1：价格条款我方报价：元/件，合作方还价：元/件讨论过程：……共识：最终价格定为元/件，含13%增值税议题2：交付周期我方要求：30天内交付合作方要求：45天内交付讨论过程：……未决事项：需进一步确认生产线产能，3个工作日内反馈

达成的共识条款

1.单价：元/件，数量件，总金额元；2.交付时间：合同签订后35天内；3.付款方式：预付30%，到货验收合格后付70%。

未决事项

1.交付地点：需明确具体仓库地址（合作方承诺2个工作日内提供）；2.违约责任：逾期交付违约金