企业文化活动策划与员工参与记录表.docVIP

企业文化活动策划与员工参与记录表工具指南

一、适用场景与价值

本工具适用于企业人力资源部、行政部或企业文化岗在策划、执行各类员工文化活动时，规范化管理活动全流程及员工参与数据。无论是节日庆祝（如年会、中秋联欢）、团队建设（如户外拓展、读书会）、技能竞赛（如演讲比赛、创新提案）还是公益实践（如社区服务、环保活动），均可通过本工具实现活动策划的标准化、执行的可视化及参与数据的结构化留存，为企业文化活动效果评估、员工需求分析及文化体系优化提供数据支撑。

二、详细操作流程

（一）文化活动策划阶段

需求调研与目标设定

明确活动目的：结合企业年度文化主题（如“凝心聚力”“创新突破”）或员工反馈（如通过问卷调研收集员工感兴趣的活动类型），确定活动核心目标（如提升团队协作、增强归属感、传播企业价值观）。

调研参与需求：通过部门访谈、线上问卷等方式，知晓员工对活动形式（线上/线下）、时间、内容偏好，避免“自嗨式”策划。

活动方案制定

填写《企业文化活动策划方案表》（详见模板一），明确活动名称、主题、时间、地点、参与对象、流程安排、责任分工（如总负责人、执行组、物资组*）、预算明细（场地、物料、餐饮、奖品等）及应急预案（如天气突变、人员冲突）。

方案需包含“员工参与设计”环节，例如邀请员工代表共同策划流程、征集活动创意，提升员工前期参与感。

方案审批与资源协调

将策划方案提交至部门负责人及管理层审批，重点核对预算合理性、流程可行性及与企业文化的契合度。

审批通过后，协调内外部资源：如预订场地（需提前确认容纳人数、设备支持）、采购物资（定制文化周边、奖品）、对接供应商（餐饮、摄影、主持等），并同步告知相关部门（如IT部需准备音响设备，财务部需提前走付款流程）。

活动预热与宣传

提前1-2周通过企业内部群、公告栏、邮件等渠道发布活动通知，包含活动亮点、报名方式、截止时间及趣味互动（如“留言赢取活动周边”），激发员工参与兴趣。

针对大型活动，可制作宣传海报、短视频，或由各部门负责人在部门例会上口头动员，保证信息触达率。

（二）活动执行与参与记录阶段

现场执行与过程管控

活动当天，各责任组提前1小时到场，检查场地布置、物资到位情况及设备运行状态，保证按计划流程推进。

设置“活动签到区”，员工通过扫码或纸质签到表登记参与信息（姓名、部门、联系方式），同步收集员工特殊需求（如饮食禁忌、无障碍设施支持）。

执行过程中安排专人拍照、录像，记录活动精彩瞬间，作为后续宣传及复盘素材。

员工参与信息实时记录

使用《员工参与信息登记表》（详见模板二），实时记录员工参与情况：除基础签到信息外，需标注参与角色（如普通参与者、主持人、志愿者、获奖者）、活动环节参与度（如是否全程参与、是否主动发言/表演）及即时反馈（如现场填写“活动满意度评分”“最喜欢的环节”）。

对于线上活动（如云年会、知识竞赛），通过平台后台导出参与数据（登录人数、答题正确率、互动留言数），同步录入登记表。

突发情况应对

若遇突发状况（如设备故障、人员缺席），立即启动应急预案：例如备用音响设备替换、临时调整活动流程、安排机动人员补充空缺岗位，保证活动有序进行。

（三）活动复盘与数据归档阶段

效果评估与总结

活动结束后3个工作日内，组织策划团队、执行人员及员工代表召开复盘会，基于《活动参与统计表》（详见模板三）分析数据：参与率（实际参与人数/目标人数）、部门覆盖情况、员工满意度平均分、活动目标达成度（如团队协作活动可通过前后员工问卷对比评估效果）。

总结经验教训：例如“某环节参与度低，需优化互动设计”“物资准备不足，下次需增加备用量”，形成《活动复盘报告》。

数据归档与成果应用

将策划方案、签到表、参与统计表、复盘报告、活动照片/视频等资料整理归档，按“年度+活动类型”分类存储（如“2024年团队建设类-户外拓展活动”），便于后续查阅及数据对比分析。

根据参与数据，对积极员工或部门给予表彰（如颁发“文化之星”证书、部门积分奖励），并将优秀活动案例纳入企业文化建设案例库，为后续活动策划提供参考。

三、配套工具模板

模板一：企业文化活动策划方案表

活动基本信息

内容

活动名称

例：“凝心聚力·共创未来”2024年春季户外拓展活动

活动主题

例：强化团队协作，践行企业价值观

目标参与对象

例：全体员工（限100人，各部门按比例分配名额）

活动时间

例：2024年4月20日（周六）9:00-17:00

活动地点

例：拓展训练基地

责任分工

总负责人：统筹协调；执行组（3人）：流程把控、现场执行；物资组（2人）：物料采购、场地布置；摄影组（1人）：照片视频拍摄

活动流程

9:00-9:30签到集合；9:30-10:00开幕式（领导致辞、破冰游戏）；10:00-12:00团队拓展项目（“信任背摔”“共同进退”）；1